Een van de beloftes welke SharePoint 2010 in zich heeft zijn de nieuwe mogelijkheden op het gebied van Workflows. SharePoint 2007 bood reeds diverse mogelijkheden, alleen hieraan kleefden allemaal verschillende nadelen.
De out-of-the-box workflows waren beperkt en weinig divers en er konden geen acties worden toegewezen aan groepen. Middels SharePoint-designer konden meer complexe workflows ontwikkeld worden, echter deze waren weer beperkt tot gebruik binnen één specifieke lijst.
Meer complexe workflows konden in Visual Studio ontwikkeld worden maar hiervoor is een ontwikkelaar nodig.
SharePoint 2010 voegt veel flexibiliteit en toegankelijkheid toe aan workflow-ontwerp. Zo kan een workflow in een Visio 2010-schema vastgelegd worden, waarna deze in SharePoint 2010-designer gebruikt kan worden om de stappen echt te configureren. Daarbij zijn de resulterende workflows ook nog eens herbruikbaar.
Voor één van onze klanten hebben wij ten behoeve van hun kwaliteitshandboek binnen SharePoint 2010 een kwaliteitsbibliotheek gemaakt waarbij de volgende functionaliteit geboden worden:
- Een documentenbibliotheek waarin alle (sub)processen staan.
- Het proces is direct middels een schema inzichtelijk.
- Er kan eenvoudig door alle stappen van het proces genavigeerd worden.
- Alle processen moeten 10-maandelijks gereviewed worden. Er worden alerts verstuurd naar de procesbeheerder als dit niet gebeurd is.
We hebben voor de klant het volgende gebouwd:
In een aparte "Kwaliteitshandboek" site collectie is een wikibibliotheek aangemaakt waarin alle processen vastgelegd kunnen worden. Op elke procespagina is een visio zichtbaar gemaakt welke het proces weergeeft. Er kan eenvoudig naar een stap binnen een proces genavigeerd worden door er op te klikken.
Daarnaast is er een re-usable workflow gedefinieerd in Visio en geconfigureerd in SharePoint-designer, welke het review proces 10-maandelijks "triggered".
Als slagroom op de taart kan een gebruiker natuurlijk gebruik maken van al die mooie social computing mogelijkheden van SharePoint 2010. Zo kunnen gebruikers feedback geven over het proces zelf.
Periodiek wordt het review proces gestart.