Onze werkweek speelt zicht tegenwoordig niet alleen maar op kantoor af. We werken ook regelmatig vanuit huis, op een andere locatie of onderweg. De afwisseling van op kantoor en remote werken draagt bij aan het werkgeluk en de productiviteit van collega’s. Online (samen)werken aan documenten is hiervoor een must. Met een goed documentmanagementsysteem (DMS) bied je je organisaties en medewerkers de gewenste ondersteuning. Microsoft 365/SharePoint Online richt je eenvoudig in als een compleet documentmanagementsysteem (DMS). We delen de 11 belangrijkste voordelen (inclusief een handige tip!) met je.
Hybride werken vraagt om een uniforme informatievoorziening. Een DMS biedt een centrale opslaglocatie voor alle documenten, dossiers en informatie binnen je organisatie. Het maakt het mogelijk om digitaal en realtime samen te werken en informatie te delen. Ook is het mogelijk om met meerdere mensen tegelijkertijd aan 1 document te werken. Of je nu thuis bent, op kantoor of onderweg. De documenten zijn vanaf al je devices (laptop, smartphones) toegankelijk.
Een DMS op basis van Microsoft 365/SharePoint Online is eenvoudig te integreren met Microsoft Teams. Hierdoor wordt het nog eenvoudiger om samen op een gestructureerde manier en vanuit 1 centrale omgeving aan projecten te werken én alle (project)documentatie direct op te slaan in het DMS.
Het vergroten van de vindbaarheid van documenten is één van de belangrijkste redenen om op een DMS over te stappen. Medewerkers zijn vaak veel tijd kwijt aan het vinden van documenten. Microsoft 365 biedt medewerkers een krachtige zoekfunctie. In het DMS kun je niet alleen documenten vinden. Ook kun je zoeken op mensen, sites, nieuws en veelgestelde vragen. Ook biedt de zoekfunctie zoeksuggesties. De zoekfunctie doorzoekt o.a. SharePoint Online en OneDrive. Door het gebruik van metadata wordt het nog eenvoudiger om documenten te vinden. Je krijgt als medewerker alleen de documenten te zien waartoe je rechten hebt.
Tip: Klik hier voor meer informatie over Microsoft 365.
In een DMS kun je zowel documenten als complete dossiers beheren. De meeste documenten of dossiers worden nog regelmatig gewijzigd, voordat deze finaal zijn. Denk aan offertes, (project)plannen, contracten en presentaties. In een DMS worden documenten centraal opgeslagen. Medewerkers hebben direct toegang tot deze documenten en kunnen de documenten op deze centrale plek wijzigen en/of verder aanvullen. Je ziet via versiegeschiedenis precies welke collega’s op welk moment het document heeft gewijzigd. Het is niet meer nodig om documenten / laatste versies naar collega’s te mailen. Je neemt eenvoudig werkzaamheden over van collega’s, die bijvoorbeeld op vakantie of ziek zijn. Ook ben je niet meer onnodig tijd kwijt met het controleren of je de laatste versie van een document hebt.
Een DMS speelt een belangrijke rol in de bedrijfsvoering van de organisatie. Het is mogelijk om de DMS onderdeel te maken van je bedrijfsprocessen. Een DMS breid je eenvoudig uit met werkprocessen (workflows). Denk hierbij aan werkprocessen voor goedkeuring of feedback vragen, ondertekenen, controleren en deadlines / reminders.
Is een offerte nog niet ondertekend? Via een digitaal werkproces kun je eenvoudig een collega vragen om het document (digitaal) te ondertekenen. Mis je nog een document, een ondertekend arbeidscontract of kopie van een paspoort in een dossier? Via een digitaal proces kun je eenvoudig vragen om het contract of een kopie van het zijn/haar paspoort toe te sturen.
Onze consultants hebben de kennis en ervaring om voor jouw organisatie een DMS in Microsoft 365 te realiseren plus jouw (werk)processen verder te digitaliseren.
Microsoft 365 biedt je uitgebreide mogelijkheden voor archivering. In een retentiebeleid geef je aan of je archivering wilt toepassen op jouw DMS omgeving. Door het gebruik van retentielabels leg je de bewaartermijn voor documenten / dossiers vast. Dit helpt je te voldoen aan geldende bewaartermijnen, vernietingstermijnen, (ISO) normen en wet- en regelgeving.
Is de bewaartermijn verlopen? Dan kan er automatisch een proces worden gestart om te bepalen of het document / dossier verwijderd mag worden.
SharePoint Online is een vast onderdeel van je Microsoft 365 / Office 365 licentie. Met SharePoint Online realiseer je eenvoudig een volwaardig document management systeem. Het is niet nodig om hiervoor extra licenties aan te schaffen.
Daarnaast beschik je met SharePoint Online over een DMS in de Microsoft Cloud. Het is niet nodig om servers en een specifieke DMS oplossing aan te schaffen, te beheren en up-to-date houden. Dit scheelt veel tijd en kosten.
Je wilt als organisatie natuurlijk controle houden op (bedrijfs)gegevens en documenten. Het is natuurlijk niet de bedoeling dat de documenten bij ongeautoriseerde personen terechtkomen. Microsoft 365/SharePoint Online voldoet aan de hoogste veiligheidseisen. Het helpt je te voldoen aan wet- en regelgeving. Dankzij de uitgebreide security opties bescherm je jouw gegevens tegen bedreigingen van binnen en buiten jouw organisatie.
Microsoft breidt SharePoint Online maandelijks uit met nieuwe mogelijkheden. Er wordt actief geluisterd naar uservoice. Met SharePoint Online als basis voor jouw DMS beschik je over een toekomstbestendige oplossing, die aan blijft sluiten bij de wensen en eisen van je medewerkers en organisatie.
Daarnaast is een DMS binnen Microsoft 365 volledig uitgerust en gereed voor de integratie van kunstmatige intelligentie (AI). Overweegt jouw organisatie om te starten met bijvoorbeeld Microsoft Copilot voor Microsoft 365? Dan vormt een DMS in Microsoft 365 een essentiële bron van informatie om je AI-doelstellingen te realiseren.
Microsoft 365/SharePoint Online biedt uitgebreide rapportages/inzichten om je DMS nog slimmer en efficiënter in te zetten. Door je documenten in SharePoint Online te verrijken met metadata beschikt jouw organisatie over een ‘intelligente DMS’. Je houdt grip en controle over:
Met OneDrive creëer je een centrale hub voor al jouw beschikbare data. Het omvat niet alleen jouw eigen bestanden, maar ook data die anderen met jou hebben gedeeld, zoals e-mailbijlagen. Een van de grootste voordelen is de heldere weergave van wie wat met jou deelt. Dit verhoogt de transparantie en efficiëntie in jouw werkprocessen. Bovendien biedt OneDrive de mogelijkheid om je mappen een persoonlijk tintje te geven met kleuren en eigen stijlelementen. Daarnaast vereenvoudigt het delen van documenten op een 1-op-1 basis, omdat je gemakkelijk kunt zoeken naar documenten die specifiek met jou zijn gedeeld. OneDrive zorgt voor een georganiseerde, gepersonaliseerde en gebruiksvriendelijke documentbeheerervaring.
Het grote voordeel van een DMS op basis van SharePoint online is dat medewerkers vaak al gewend zijn om te werken met de Microsoft suite. Dit maakt het eenvoudig om medewerkers te laten wennen aan het werken met een DMS in SharePoint Online. De adoptie verloopt vaak natuurlijk en snel.
Verrijk je DMS in Microsoft 365 met SharePoint Premium. Maak optimaal gebruik van de geavanceerde mogelijkheden die deze versie biedt. Denk aan het geautomatiseerd toekennen van metadata aan documenten. Dit zorgt voor een aanzienlijke tijdsbesparing en verhoogt de consistentie verhoogt.
Automatiseer handmatige processen zoals het inlezen en verwerken van documenten. Dit vermindert de kans op fouten en versnelt de workflow. Bovendien verbetert SharePoint Premium de vindbaarheid van informatie binnen je organisatie aanzienlijk. Dankzij de geavanceerde zoekfuncties en business intelligence tools, krijg je sneller toegang tot de benodigde informatie en kun je data effectiever analyseren. Of het nu gaat om compliance, eDiscovery of simpelweg het verbeteren van de dagelijkse documentbeheer, SharePoint Premium maakt je DMS nog geavanceerder.
Wil je meer weten over een DMS op basis van Microsoft 365/SharePoint Online? Laat het me weten. We denken graag met je mee over de kansen en mogelijkheden voor jouw organisatie en medewerkers.
Een datacenter in Microsoft Azure biedt je maximale flexibiliteit, schaalbaarheid en veiligheid.
Maak kennis met de managed services van Advantive voor de Microsoft omgeving van jouw organisatie.
De moderne werkplek faciliteert prettig en veilig (samen)werken vanuit huis, op kantoor en onderweg.
