5 slimme toepassingen van de gratis versie van Microsoft 365 Copilot Chat (inclusief handige prompt-tips)

Benieuwd hoe je de gratis versie van Microsoft 365 Copilot Chat slim inzet in je dagelijkse werk? Het is onderdeel van jouw Microsoft 365 Copilot (voorheen Microsoft 365) abonnement. Je hebt er geen aparte licentie voor nodig, maar je kunt wel vertrouwen op Enterprise Data Protection. In deze blog deelt onze collega Thijs van Gils vijf handige toepassingen inclusief prompt-tips. Alle voorbeelden zijn makkelijk te vertalen naar jouw situatie.

Inhoudsopgave

1. Snel samenvattingen maken van documenten

Lange documenten doorlezen en de belangrijkste punten eruit halen? Dat kan een stuk sneller met Microsoft Copilot 365 Chat. Door een bestand toe te voegen, zoals een Word-document, PDF of PowerPoint, laat je Copilot het zware werk doen. Je vraagt eenvoudig om een samenvatting in begrijpelijke taal, waardoor je direct ziet waar het document over gaat. Dat scheelt je niet alleen tijd, maar voorkomt ook dat je belangrijke details mist. Bovendien kun je de output direct omzetten naar de vorm die je nodig hebt, bijvoorbeeld een kort bericht voor je collega’s op intranet of een presentatie voor een overleg. Op deze manier maak je van informatie snel bruikbare output. Deze functie is ideaal voor rapportages, beleidsstukken, whitepapers, (technische) documentatie, offertes of notulen.

Tips voor Microsoft Copilot 365

Maak een korte samenvatting in begrijpelijke taal.

Geef de 5 belangrijkste punten uit dit document.
Zet deze samenvatting om in bulletpoints voor een presentatie.
Herschrijf dit document gericht op management, klanten of collega’s.
Noem de belangrijkste acties of vervolgstappen uit dit document.

Tip: Laat Copilot je samenvatting direct herschrijven als e-mail of presentatie. Zo bespaar je nog meer tijd.

2. Data omzetten naar overzichtelijke visuals

Tabellen en cijfers zeggen vaak weinig zonder goede visualisatie. Microsoft 365 Copilot Chat helpt je om data snel om te zetten in heldere grafieken, tabellen of overzichten. Daarmee krijg je direct inzicht in trends, afwijkingen of kansen. Dit is vooral handig als je data wilt delen met collega’s die minder cijfermatig zijn ingesteld. Ook voor rapportages of presentaties geeft een visuele weergave vaak net dat beetje extra. Denk aan staafdiagrammen, cirkeldiagrammen of overzichtelijke tabellen in Excel. Het werkt eenvoudig: voeg je data toe via tekst of als bestand en geef aan wat je wilt zien. Copilot doet de rest. En ben je tevreden met het resultaat? Dan kun je de visual direct downloaden voor verder gebruik.

Prompt tips:

Zet deze data om in een staafdiagram.
Maak een cirkeldiagram van deze cijfers.
Maak een Excel-tabel met deze data inclusief totaalberekening.
Geef een visueel overzicht van trends of opvallende patronen in deze data.
Maak een kort managementoverzicht met grafieken en bijbehorende toelichting.

Tip: Laat Copilot de cijfers kort toelichten in een tekst die je kunt gebruiken voor je rapport of presentatie.

3. Afbeeldingen omzetten naar tekst

Whiteboards, handgeschreven aantekeningen of screenshots kun je eenvoudig omzetten naar tekst. Dit voorkomt dat je alles handmatig moet. Zeker na brainstormsessies of vergaderingen waarin veel op whiteboards wordt gedeeld, is dit een uitkomst. Je hoeft alleen maar de afbeelding toe te voegen en Copilot zet de inhoud om naar leesbare tekst. Daarna kun je deze tekst direct omzetten naar bijvoorbeeld een actiepuntenlijst, verslag of presentatie. Ook voor het digitaliseren van notities of het is dit erg handig.

Prompt tips

Zet deze afbeelding om in duidelijke, bewerkbare tekst.
Vat de informatie op dit whiteboard samen in bulletpoints.
Maak een gestructureerde actiepuntenlijst van deze notities.
Schrijf op basis van deze foto een korte samenvatting voor een intern verslag.
Maak van deze handgeschreven input een concept PowerPoint-presentatie met duidelijke kopjes.

4. Handige prompts bewaren en hergebruiken

Werk je vaker met dezelfde soort opdrachten? Dan is de prompt-galerie van Copilot een handige functie om slimmer te werken. In deze galerie vind je een verzameling kant-en-klare prompts. Je kunt voor taken, functies en verschillende sectoren prompt-suggesties raadslagen. Daarnaast kun je je eigen prompts opslaan, zodat je deze eenvoudig opnieuw kunt gebruiken. Dit bespaart je tijd en zorgt ervoor dat je consistent werkt, zonder telkens opnieuw een prompt te moeten formuleren. Zeker als je werkt aan projecten die regelmatig vergelijkbare input of output vereisen, is dit een uitkomst. Denk bijvoorbeeld aan het opstellen van projectplannen, rapportages of updates voor collega’s. Je ontwikkelt zo je eigen manier van werken, die je eenvoudig kunt herhalen en verfijnen. Bovendien helpt het je om efficiënter te werken, omdat je niet steeds opnieuw hoeft na te denken over de juiste formulering.

Voorbeelden van prompts uit de Copilot prompt-galerie

Analyseer deze tekst en geef suggesties hoe ik hem kan verbeteren: [tekst].
Vertaal deze tekst naar het [Nederlands / Engels / Duits].
Maak een dagelijks overzicht van het belangrijkste nieuws in de [finance / IT / zorg] sector.
Leg [Blockchain-technologie] uit in eenvoudige bewoordingen.
Herschrijf deze tekst zodat hij professioneler en bondiger klinkt.

Tip: Combineer je vaste prompts met specifieke instructies voor jouw schrijfstijl, zodat de output altijd past bij jouw persoonlijke manier van schrijven.

5. Slimmer werken met agents

Een agent is in Microsoft 365 Copilot Chat een digitale assistent die is gericht op een specifieke taak of onderwerp. Je kunt het zien als een slimme collega die begrijpt wat je nodig hebt en je helpt bij terugkerende werkzaamheden. Een agent werkt altijd vanuit een duidelijke opdracht en zorgt ervoor dat je sneller en consistenter werkt. Denk aan het schrijven van rapportages, het analyseren van data of het structureren van projectplannen.

In de gratis versie zijn al een aantal standaard agents beschikbaar. De Prompt Coach helpt je bij het formuleren van betere prompts, de Writing Coach geeft feedback op je teksten en de Idea Coach ondersteunt bij brainstormen. Met de Visual Creator maak je eenvoudig afbeeldingen en video’s vanuit tekstuele input. Deze agents helpen je om sneller tot heldere, bruikbare resultaten te komen.

Daarnaast is het mogelijk om zelf agents samen te stellen, afgestemd op jouw werkzaamheden. Denk bijvoorbeeld aan een agent voor het schrijven van offertes, het structureren van projectplannen of het opstellen van rapportages. Hiermee automatiseer je terugkerende taken en werk je op een consistente en efficiënte manier.

Direct meer weten?

Wil je meer weten over de mogelijkheden van Microsoft 365 Copilot voor jouw organisatie? Of zoek je inspiratie hoe je AI slim en veilig inzet in jouw werkprocessen? Laat het ons gerust weten en neem contact op. We vertellen je graag meer over de mogelijkheden van Microsoft 365 Copilot en agents voor jouw organisatie en medewerkers.