10 voordelen van Microsoft 365 als DMS

De coronacrisis heeft voor veel bedrijven de manier van werken drastisch veranderd. ICT-afdelingen hebben in korte tijd het thuiswerken weten te faciliteren. Microsoft 365 wordt steeds breder ingezet. De volgende stap is om nog slimmer en efficiënter samen te werken. Microsoft 365/SharePoint Online richt je eenvoudig in als een compleet documentmanagementsysteem (DMS). We delen de 10 belangrijkste voordelen met je.

1. Digitaal samenwerken

Werken op afstand vraagt om een uniforme informatievoorziening. Een DMS biedt een centrale opslaglocatie voor alle documenten, dossiers en informatie binnen je organisatie. Het maakt het mogelijk om digitaal en realtime samen te werken en informatie te delen. Ook is het mogelijk om met meerdere mensen tegelijkertijd aan 1 document te werken. Of je nu thuis bent, op kantoor of onderweg. De documenten zijn vanaf al je devices (laptop, smartphones) toegankelijk.

Een DMS op basis van Microsoft 365/SharePoint Online is eenvoudig te integreren met Microsoft Teams. Hierdoor wordt het nog eenvoudiger om samen op een gestructureerde manier en vanuit 1 centrale omgeving aan projecten te werken én alle (project)documentatie direct op te slaan in het DMS.

2. Zoekfunctie

Het vergroten van de vindbaarheid van documenten is één van de belangrijkste redenen om op een DMS over te stappen. Medewerkers zijn vaak veel tijd kwijt aan het vinden van documenten. Microsoft 365 biedt gebruikers een krachtige zoekfunctie. In het DMS kun je niet alleen documenten vinden. Ook kun je zoeken op mensen, sites, nieuws en veelgestelde vragen. Ook biedt de zoekfunctie zoeksuggesties. De zoekfunctie doorzoekt o.a. SharePoint Online en OneDrive. Door het gebruik van metadata wordt het nog eenvoudiger om documenten te vinden. Je krijgt als gebruiker alleen de documenten te zien waartoe je rechten hebt.

3. Versiebeheer

In een DMS kun je zowel documenten als complete dossiers beheren. De meeste documenten of dossiers worden nog regelmatig gewijzigd, voordat deze finaal zijn. Denk aan offertes, (project)plannen, contracten en presentaties. In een DMS worden documenten centraal opgeslagen. Medewerkers hebben direct toegang tot deze documenten en kunnen de documenten op deze centrale plek wijzigen en/of verder aanvullen. Je ziet via versiegeschiedenis precies welke collega’s op welk moment het document heeft gewijzigd. Het is niet meer nodig om documenten / laatste versies naar collega’s te mailen. Je neemt eenvoudig werkzaamheden over van collega’s, die bijvoorbeeld op vakantie of ziek zijn. Ook ben je niet meer onnodig tijd kwijt met het controleren of je de laatste versie van een document hebt.

4. Werkprocessen digitaliseren

Een DMS speelt een belangrijke rol in de bedrijfsvoering van de organisatie. Het is mogelijk om de DMS onderdeel te maken van je bedrijfsprocessen. Een DMS breid je eenvoudig uit met werkprocessen (workflows). Denk hierbij aan werkprocessen voor goedkeuring of feedback vragen, ondertekenen, controleren en deadlines / reminders.

Is een offerte nog niet ondertekend? Via een digitaal werkproces kun je eenvoudig een collega vragen om het document (digitaal) te ondertekenen. Mis je nog een document, een ondertekend arbeidscontract of kopie van een paspoort in een dossier? Via een digitaal proces kun je eenvoudig vragen om het contract of een kopie van het zijn/haar paspoort toe te sturen.

Onze consultants hebben de kennis en ervaring om voor jouw organisatie een DMS in Microsoft 365 te realiseren plus jouw (werk)processen verder te digitaliseren.

5. Archiveren / voldoen aan bewaartermijnen

Microsoft 365 biedt je uitgebreide mogelijkheden voor archivering. In een retentiebeleid geef je aan of je archivering wilt toepassen op jouw DMS omgeving. Door het gebruik van retentielabels leg je de bewaartermijn voor documenten / dossiers vast. Dit helpt je te voldoen aan geldende bewaartermijnen, (ISO) normen en wet- en regelgeving.

Is de bewaartermijn verlopen? Dan kan er automatisch een proces worden gestart om te bepalen of het document / dossier verwijderd mag worden.

6. Kostenbesparing

SharePoint Online is een vast onderdeel van je Microsoft 365 / Office 365 licentie. Met SharePoint Online realiseer je eenvoudig een volwaardig document management systeem. Het is niet nodig om hiervoor extra licenties aan te schaffen.

Advantive is Microsoft Cloud Solution Provider (CSP) en biedt je alle Microsoft cloud-abonnementen in een maandelijkse abonnementsvorm. CSP maakt het aanschaffen van licenties bijzonder flexibel en schaalbaar. Dagelijks kun je jouw Microsoft cloud licenties, zowel naar boven als naar beneden aanpassen.

Daarnaast beschik je met SharePoint Online over een DMS in de Microsoft Cloud. Het is niet nodig om servers en een specifieke DMS oplossing aan te schaffen, te beheren en up-to-date houden. Dit scheelt veel tijd en kosten.

7. Beveiliging

Je wilt als organisatie natuurlijk controle houden op (bedrijfs)gegevens en documenten. Het is natuurlijk niet de bedoeling dat de documenten bij ongeautoriseerde personen terechtkomen. Microsoft 365/SharePoint Online voldoet aan de hoogste veiligheidseisen. Het helpt je te voldoen aan wet- en regelgeving. Dankzij de uitgebreide security opties bescherm je jouw gegevens tegen bedreigingen van binnen en buiten jouw organisatie.

8. Toekomstbestendig

Microsoft breidt SharePoint Online maandelijks uit met nieuwe mogelijkheden. Er wordt actief geluisterd naar uservoice. Met SharePoint Online als basis voor jouw DMS beschik je over een toekomstbestendige oplossing, die aan blijft sluiten bij de wensen en eisen van je gebruikers en organisatie.

9. Rapportages

Microsoft 365/SharePoint Online biedt uitgebreide rapportages/inzichten om je DMS nog slimmer en efficiënter in te zetten. Door je documenten in SharePoint Online te verrijken met metadata beschikt jouw organisatie over een ‘intelligente DMS’. Je houdt grip en controle over:

  • Documenttypen
  • Statussen van documenten
  • Werkbelasting van medewerkers
  • Beveiliging van documenten
  • Delen van documenten met externe partijen
  • En meer!

10. Gebruikersadoptie

Het grote voordeel van een DMS op basis van SharePoint online is dat medewerkers vaak al gewend zijn om te werken met de Microsoft suite. Dit maakt het eenvoudig om medewerkers te laten wennen aan het werken met een DMS in SharePoint Online. De adoptie verloopt vaak natuurlijk en snel.

Direct meer weten?

Wil je meer weten over een DMS op basis van Microsoft 365/SharePoint Online? Laat het me weten. We denken graag met je mee over de kansen en mogelijkheden voor jouw organisatie en gebruikers. Je kunt me bereiken per e-mail daniel.giessenburg@advantive.nl of /via telefoonnummer +31 6 15545675.

Meer informatie

Meer inspiratie
Tegenwoordig werken we altijd en overal. Maar hoe zorg je er nu voor dat je beveiliging op orde is? Er zijn diverse toepassingen om de Office 365 beveiliging aanzienlijk te vergroten. We delen vijf tips met je.Lees meer ›
Microsoft Teams biedt uitgebreide opties voor slimmer (samen)werken. We delen 11 handige tips & tricks voor Microsoft Teams met je!Lees meer ›
Maak kennis met de voordelen en de uitgebreide mogelijkheden van Windows Virtual Desktop voor je organisatie en gebruikers.Lees meer ›