11 handige tips & tricks voor Microsoft Teams (plus bonus tips!)

Veel organisaties zijn de afgelopen maanden (actiever) Microsoft Teams gaan gebruiken. Het biedt ons uitgebreide mogelijkheden om met collega’s, klanten en partners online samen te werken. Maar dat kan wellicht nog slimmer, prettiger en/of effectiever. We delen 11 handige tips & tricks (plus 2 bonus tips!) voor Microsoft Teams met je!

1. Direct vanuit een chat een taak aanmaken

De chatfunctie in Microsoft Teams wordt breed ingezet. Regelmatig ontvang je waarschijnlijk ook opdrachten, taken of verzoeken via de chat. Vanuit de chat kun je o.a. direct een taak aanmaken:

  1. Ga met je muis op de chat staan.
  2. Klik op de drie bolletjes (more actions).
  3. Selecteer ‘Create task’.
  4. Maak vervolgens je taak aan.
Microsoft Teams – vanuit een chat direct een actie aanmaken
Microsoft Teams – Taak aanmaken

2. Handleiding online evenementen

Door de coronacrisis worden er steeds meer online evenementen en webinars georganiseerd. Microsoft Teams biedt hiervoor uitgebreide mogelijkheden. Maar hoe pak je dit nu aan? Microsoft heeft hiervoor een compleet handboek met handige tips samengesteld.

3. Deelnemers vergadering in virtuele lobby laten wachten

Als je een vergadering via Microsoft Teams organiseert, kun je ervoor kiezen om deelnemers in een virtuele lobby te laten wachten. Deelnemers kunnen hierdoor niet alvast met elkaar in gesprek gaan zonder dat jij de vergadering bijwoont. Ook kun jij rustig je presentatie klaarzetten, voordat de vergadering start. Je bepaalt zelf wie er niet in de lobby hoeft te wachten. Dit stel je in via ‘Meeting options’. Als je een vergadering hebt aangemaakt in Microsoft Teams, ga je vervolgens naar de knop ‘Meeting options’.

Je browser opent vervolgens een pagina, waarop je de instellingen kunt aanpassen. Wil je alle deelnemers in de lobby laten wachten? Selecteer bij ‘Who can bypass the lobby?’ de optie ‘Only me’. Klik daarna op de Opslaan (Save) knop.

Microsoft Teams – virtuele lobby instellen

4. Deelnemers vooraf rechten geven om te presenteren

Organiseer je een vergadering en weet je vooraf welke deelnemers presentaties gaan geven? Dan kun je deze deelnemers vooraf rechten geven om tijdens de vergadering te mogen presenteren. Na het organiseren van een vergadering via Teams kun je via de kop ‘Meeting options’ aangeven wie mag presenteren.

De optie ‘Who can present?’ staat standaard op iedereen (everybody). Deze optie kun je eenvoudig wijzigen naar ‘Specific people’. Hierdoor wordt een ‘select presenters for this meeting’ optie zichtbaar. Je kunt hier aangeven wie van de deelnemers mag / mogen presenteren. De organisator van de vergadering staat hier niet tussen, deze kan altijd presenteren.

Microsoft Teams – het selecteren van presentatoren voor een vergadering

5. Meet now

Via de optie ‘Meet now’ start je direct een vergadering met je hele team. Het is niet meer nodig om hiervoor een apart vergaderverzoek te versturen. Dit is een handige optie om als je direct behoefte hebt om met jouw Team (of een aantal teamleden) te overleggen. Je hoeft dan niet helemaal door de procedure van een afspraak te maken en verzenden te lopen en te wachten tot iedereen de vergadering heeft geaccepteerd.

Microsoft Teams – Meet now

6. Teams chat eenvoudig aanpassen naar bericht of aankondiging

Wil je een bericht in een kanaal plaatsen? Dan doe je dit in 1 klik via de optie ‘New conversation’. Vervolgens kun je je bericht eenvoudig opmaken, een bijlage en/of een emoticon of gif bijvoegen. Ook kun je ervoor kiezen om er een aankondiging van te maken. Een aankondiging gebruik je om een bericht te plaatsen, waarvan iedereen in jouw Team ook een notificatie ontvangt. Een aankondiging kan zijn: intern nieuws, een klant update, of Team aankondigingen.

Microsoft Teams – bericht of aankondiging

Ook kun je aangeven of iedereen of alleen jij en de moderator op het bericht of aankondiging mag reageren.

7. Raise your hand

Wil je een vraag stellen tijdens een bespreking, presentatie of webinar? Dan maak je gebruik van de ‘Raise your hand’ optie. Je maakt van deze optie gebruik door op het handje in de balk rechtsboven in een vergadering te klikken.

Microsoft Teams – Raise your hand

Wist je dat je deze optie ook kunt gebruiken voor een interactieve start van een overleg? Stel de deelnemers aan het overleg een aantal vragen, bijvoorbeeld:

  • Ben je bekend met dit onderwerp?
  • Wie is er dagelijks met dit onderwerp bezig?
  • Wie weet wat de mogelijkheden van DLP in Microsoft Teams zijn?

Via de ‘Raise your hand’ optie kunnen deelnemers op je vragen reageren.

In de lijst met participants (deelnemers) onder In this meeting (In deze vergadering) komt er ook een hand te staan, zodat alle deelnemers weten wie er een hand heeft opgestoken. Ook komt de hand in het venster van de organisator te staan.

Microsoft Teams – Raise your hand in scherm organisator vergadering

8. Sneltoetsen

Veel Office gebruikers werken graag met sneltoetsen. Ook Microsoft Teams biedt deze optie. We hebben een aantal sneltoetsen voor je op een rij gezet:

  • Ctrl+6: Open bestanden
  • Ctrl+E: Ga direct naar de zoekbalk
  • Ctrl+N: Begin een nieuw gesprek
  • Ctrl+4: Ga rechtstreeks naar je agenda

Een compleet overzicht sneltoetsen voor Microsoft Teams vind je op de support website van Microsoft.

9. Een nieuw Team aanmaken via kant-en-klare templates

Je kunt op drie manieren een Team aanmaken:

  1. Op een eenvoudige manier ‘From scratch’.
  2. Op basis van een Microsoft 365 Group.
  3. Op basis van een kant-en-klaar template.

Voor de laatste optie zijn er op dit moment 13 templates beschikbaar. De templates maken het eenvoudig om op een gestructureerde manier een Team in te richten. De templates bevatten vooraf gedefineerde kanalen en apps.

Microsoft Teams – Team templates

10. Chats bewaren

Op drukke dagen heb je in verschillende kanalen verschillende chat / gesprekken. Soms is het handig om een gesprek op een later moment even rustig terug te lezen. Het is mogelijk om chats te bewaren via de optie ‘Save this message’.

Microsoft Teams – chats bewaren

Via de optie ‘Saved’ (te vinden onder je profielfoto) kun je de bewaarde chats rustig teruglezen.

Microsoft Teams – Saved

11. Dark mode

Sommige gebruikers vinden het fijn om met Office in ‘dark mode’ te werken. Ik ben er daar één van! Dit kun je ook voor Microsoft Teams instellen onder Settings (deze vind je in het menu onder je profielfoto). Je hebt hierbij de keuze uit Default; Normale grijs- en witkleurige interface, Dark: Dark mode en High contrast voor slechtziende.

Microsoft Teams – Thema’s

Bonus tips!

Deze bonus tips helpen je om het werken / lesgeven met Microsoft Teams prettiger en interactiever te maken.

1. Spotlight functie

Wanneer er veel mensen aan een online vergadering, les of presentatie deelnemen, dan is het soms fijn om er 1 persoon uit te lichten. Dit helpt je om de presentatie en/of het verhaal van deze persoon beter te volgen. De presentator selecteert via het deelnemersoverzicht de persoon die hij/zij in de ‘spotlight’ wilt plaatsen. Via de drie puntjes naast de naam van deze persoon selecteer je de optie ‘spotlight’. Vervolgens is deze persoon volledig in beeld.

Ben je geen presentator en wil je toch je focus behouden op een bepaalde persoon? Klik dan op de drie puntjes naast de naam van deze persoon. Maak gebruik van de punaise / vastmaakfunctie. Deze persoon verschijnt ook volledig in je beeld. Dit is ook een handige tip voor alle kleine collega’s thuis, die nu thuisonderwijs volgen!

2. Polls aan vergadering toevoegen

Dankzij de integratie van Microsoft Forms kun je nu polls of enquêtes tijdens je vergadering houden. Het is super simpel om een poll te maken. Je voegt vooraf aan je vergadering de poll toe aan het vergaderverzoek. Het is een kwestie van een vraag plus antwoorden formuleren en je bent er al. Je kunt er vervolgens voor kiezen om deze poll vooraf of tijdens je vergadering te delen. Een ideale manier om meer interactie met collega’s, klanten of studenten te krijgen!

Microsoft Teams december 2020

Direct meer weten?

Wil je meer weten over Microsoft Teams? Laat het me weten. Je kunt me bereiken per e-mail daniel.giessenburg@advantive.nl of via telefoonnummer +31 6 15545675.

Meer informatie

Meer inspiratie
Tegenwoordig werken we altijd en overal. Maar hoe zorg je er nu voor dat je beveiliging op orde is? Er zijn diverse toepassingen om de Office 365 beveiliging aanzienlijk te vergroten. We delen vijf tips met je.Lees meer ›
Deze maand vond het Nintex ProcessFest 2020 online plaats. Verschillende Nintex sprekers gaven updates en demo’s. We delen de highlights met je.Lees meer ›
Hoe zorg je nu dat je grip houdt op je Microsoft Teams omgeving en de mogelijkheden optimaal benut? In deze blog delen we tips met je.Lees meer ›