12 tips voor prettig en veilig (samen)werken met Microsoft Teams

Microsoft Teams is een veilig samenwerkingsplatform, waarop je gesprekken en documenten over een specifiek onderwerp makkelijk en snel opslaat en terugvindt. Om die reden kiezen steeds meer organisaties voor Microsoft Teams. Hoe zorg je ervoor dat je prettig en veilig kunt samenwerken met Teams? We hebben 12 Microsoft Teams tips voor je op een rij gezet.

Microsoft Teams
Microsoft Teams

Tip 1: Zorg voor een up-to-date profiel

Het is belangrijk dat je profiel up-to-date is. Zorg voor juiste persoonlijke gegevens en een recente foto van jezelf. Dit doe je door rechts bovenaan het icoontje te selecteren. Hier kun je je instellingen wijzigen, zoals het aanpassen van je afbeelding en je status, je afmelden en berichten zien die je opgeslagen hebt.

Tip 2: Wanneer creëer je een Team?

Ik krijg vaak de vraag: “Wanneer maak je nu een Team aan in Microsoft Teams? Dat kun je makkelijk toetsen aan de hand van onderstaande vragen. Beantwoord je de volgende vragen met meer dan 1 keer ‘ja’ dan kun je het beste een Team aanmaken.

  • Praat je vaker over hetzelfde onderwerp?
  • Werk je met een groep mensen (intern of extern) samen aan een aanvraag, opdracht of project?
  • Wil je deze informatie centraal delen, volgen en bewerken?
  • Is interactie wenselijk op de content en de gesprekken?

Tip 3: Kies voor twee eigenaren per Team

Mijn advies is om voor elk Team twee eigenaren aan te maken. Wanneer één van de eigenaren niet aanwezig is of de organisatie verlaat, kan de ander het overnemen. Als dit een keer anders loopt, kan een collega met adminrechten dit ook voor je aanpassen. Hierdoor blijf je altijd de controle houden over je Team.

Tip 4: Welkom

Een optimale inzet van Microsoft Teams vraagt om aandacht en communicatie. Het toevoegen van een welkomstboodschap aan een nieuw Team geeft je project of samenwerking een vliegende start. Geef in je welkomstboodschap kort aan wat het doel van het Team is, heet de teamleden welkom, vraag ze om zich kort voor te stellen en om de verwachtingen van het project/de samenwerking uit te spreken.

Tip 5: Overzichtelijke Teams

Als je veel Teams hebt, raak je snel het overzicht kwijt. Het is belangrijk dat je de inrichting van Teams overzichtelijk maakt. Maak hiervoor duidelijke afspraken binnen je organisatie. Met behulp van naamconventies behoud je het overzicht en zijn de teams makkelijk te vinden. Je kunt ze alfabetisch ordenen, met een nummer ervoor of je kunt Teams in een bepaalde volgorde slepen. Hetzelfde geldt voor de kanalen en de tabbladen in de kanalen.
Ook

Tip 6: Online vergaderingen

Er is een aantal ongeschreven regels voor online vergaderingen. Door deze te volgen maak je altijd een goede indruk en ben je klaar voor een vergadering. Mijn tips zijn de volgende:

  • Gebruik een headset.
  • Zorg dat je op tijd bent.
  • Vervaag je achtergrond.
  • Zet jezelf op stil als je niet praat.
  • Definieer een leider.
  • Verander je status naar: I am in a call.

Tip 7: Conversatieregels

Hoe kun je het beste in een chat reageren? Microsoft Teams heeft hiervoor een aantal conversatieregels opgesteld:

  • Klik op ‘duimpje’ wanneer je het ergens mee eens bent.
  • Antwoord op het juiste bericht.
  • Blijf netjes en to the point.
  • Gebruik @ voor een specifiek persoon/team/kanaal te benoemen en typ vervolgens het bericht.
  • Benoem een onderwerp voor langere teksten.
  • Selecteer ‘!’ wanneer iets belangrijk is.

Tip 8: Meer focus met Microsoft Teams

Het doel van Microsoft Teams is efficiënter (samen)werken en communiceren door bepaalde shortcuts te gebruiken. Hieronder heb ik twee tips:

  • In de activiteitenfeed staan al je laatste gesprekken en updates geordend op datum. Door te filteren op @mentions zie je alleen de berichten waar een @mention in zit. Dit doe je door bij Activiteit op de filterknop te klikken en vervolgens op @mention.
  • Je kunt ook bovenin de zoekbalk iemand zoeken en meteen een bericht erbij typen in de zoekbalk. Hierdoor hoef je niet uit je huidige kanaal en kun je na het versturen van het berichtje weer verder werken.

Tip 9: Veilig werken met Microsoft Teams

Microsoft Teams biedt je diverse mogelijkheden om veilig online te werken, zoals:

  • Beheerders kunnen voor je instellen dat foto’s niet mogen worden opgeslagen op een lokale werkplek of mobiele telefoon.
  • Via de optie Data Loss Prevention (DLP) kun je privacygevoelige informatie beschermen.
  • Met Advanced Threat Protection bescherm je je gegevens tegen bedreigingen van buitenaf.

Tip 10: Governance plan en lifecycle management

Een team wordt vaak gebruikt als een tijdelijke samenwerkingsruimte. Gebruikers binnen een organisatie zijn vaak betrokken bij meerdere projecten en dus ook lid van meerdere teams. Een efficiënt gebruik van Microsoft Teams vraagt om structuur en werkafspraken (governance). Een governance plan mag dan ook niet ontbreken. Gelukkig helpt de techniek je bij het naleven van afspraken en regels. Door het (automatische) instellen van beleid houd je eenvoudig het overzicht. Je hebt controle over de complete Microsoft Teams Lifecycle:

  • Het aanmaken van een team (iedereen of een selecte groep binnen je organisatie).
  • Het toevoegen van leden en eigenaren.
  • Het configureren van de team en channel settings.
  • Het installeren van apps.
  • Het toevoegen van tabs.
  • Het archiveren of verwijderen van een team.

Tips 11: Gasttoegang

Werk je vaak samen met mensen buiten je organisatie? Het is mogelijk om gasten aan Teams toe te voegen. Deze gasten hebben wel minder rechten. Ze kunnen bijvoorbeeld geen nieuwe Teams aanmaken of het organigram bekijken. Gasttoegang vraagt wel om zorgvuldigheid. Maak de mensen binnen je organisatie bewust van de aanwezigheid van externe deelnemers in een Team. Daarnaast vraagt het om goed beheer. In het Teams Admin center zie je precies welke Teams gasten bevatten. Ook kun je via Azure AD Acces Reviews toepassen. Let op: hiervoor zijn wel E5 licenties benodigd.

Tip 12: Adoptie

Microsoft Teams vraagt en blijft vragen om een goede adoptiestrategie. Vrijwel iedere maand brengt Microsoft nieuwe mogelijkheden uit. Inspireer de gebruikers met nieuwe mogelijkheden binnen je organisatie en laat hen zien hoe ze prettig met Microsoft Teams kunnen (samen)werken. Natuurlijk wil je ook weten hoe het gebruik van Microsoft Teams precies is. In het admin center kun je de gebruikersactiviteiten van onder andere Microsoft Teams monitoren. Dit helpt je om je adoptiestrategie verder aan te scherpen.

Meer weten over Microsoft Teams?

Wil je weten wat de mogelijkheden en voordelen zijn voor jouw organisatie en de partijen waarmee je samenwerkt? Laat het ons weten! We delen graag onze Microsoft Teams tips en ervaringen met je.

Meer informatie

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

Meer inspiratie
Wil je voor je datacenter naar gebruik betalen? In deze blog lees je meer over hoe het pay-per-use principe van Microsoft Azure werkt.Lees meer ›
Advantive is al vanaf de introductie van Microsoft Teams enthousiast over de hub voor teamwork. Het is nu al de snelst groeiende business app van Microsoft. Focus ligt de komende tijd op het toevoegen van nieuwe mogelijkheden voor samenwerking, beveiliging en beheer. In deze blog inspireren we je met een aantal nieuwe mogelijkheden.Lees meer ›
Windows Autopilot is een stabiel hulpmiddel die de uitrol van nieuwe werkplekken vereenvoudigt. Advantive deelt de mogelijkheden en voordelen met je.Lees meer ›