9 tips voor prettig en veilig (samen)werken met Microsoft Teams

Microsoft Teams is een veilig samenwerkingsplatform, waarop je gesprekken en documenten over een specifiek onderwerp makkelijk en snel opslaat en terugvindt. Om die reden kiezen steeds meer organisaties voor Microsoft Teams. Hoe zorg je ervoor dat je prettig en veilig kunt samenwerken met Teams? Onze collega Jolijn Meuwissen, voorstander van Microsoft Teams en enthousiaste gebruiker, heeft 9 tips voor je op een rij gezet.

Microsoft Teams voorbeeld
Microsoft Teams

Tip 1: Zorg voor een up-to-date profiel

Het is belangrijk dat je profiel up-to-date is. Zorg voor juiste persoonlijke gegevens en een recente foto van jezelf. Dit doe je door rechts bovenaan het icoontje te selecteren. Hier kun je je instellingen wijzigen, zoals het aanpassen van je afbeelding en je status, je afmelden en berichten zien die je opgeslagen hebt.

Tip 2: Kies voor twee eigenaren per Team

Mijn advies is om voor elk Team twee eigenaren aan te maken. Wanneer één van de eigenaren niet aanwezig is of de organisatie verlaat, kan de ander het overnemen. Als dit een keer anders loopt, kan een collega met adminrechten dit ook voor je aanpassen. Hierdoor blijf je altijd de controle houden over je Team.

Tip 3: Wanneer creëer je een Team?

Ik krijg vaak de vraag: “Wanneer maak je nu een Team aan in Microsoft Teams? Dat kun je makkelijk toetsen aan de hand van onderstaande vragen. Beantwoord je de volgende vragen met meer dan 1 keer ‘ja’ dan kun je het beste een Team aanmaken.

  • Praat je vaker over hetzelfde onderwerp?
  • Werk je met een groep mensen (intern of extern) samen aan een aanvraag, opdracht of project?
  • Wil je deze informatie centraal delen, volgen en bewerken?
  • Is interactie wenselijk op de content en de gesprekken?

Tip 4: Overzichtelijke Teams

Als je veel Teams hebt, raak je snel het overzicht kwijt. Het is belangrijk dat je de inrichting van Teams overzichtelijk maakt. Hierdoor behoud je het overzicht en zijn ze makkelijk te vinden. Je kunt ze alfabetisch ordenen, met een nummer ervoor of je kunt Teams in een bepaalde volgorde slepen. Hetzelfde geldt voor de kanalen en de tabbladen in de kanalen.

Tip 5: Online vergaderingen

Er is een aantal ongeschreven regels voor online vergaderingen. Door deze te volgen maak je altijd een goede indruk en ben je klaar voor een vergadering. Mijn tips zijn de volgende:

  • Gebruik een headset.
  • Zorg dat je op tijd bent.
  • Vervaag je achtergrond.
  • Zet jezelf op stil als je niet praat.
  • Definieer een leider.
  • Verander je status naar: I am in a call.

Tip 6: Conversatieregels

Hoe kun je het beste in een chat reageren? Microsoft Teams heeft hiervoor een aantal conversatieregels opgesteld:

  • Klik op ‘duimpje’ wanneer je het ergens mee eens bent.
  • Antwoord op het juiste bericht.
  • Blijf netjes en to the point.
  • Gebruik @ voor een specifiek persoon/team/kanaal te benoemen en typ vervolgens het bericht.
  • Gebruik een onderwerp voor langere teksten.
  • Gebruik ‘!’ wanneer iets belangrijk is.

Tip 7: Meer focus met Microsoft Teams

Het doel van Microsoft Teams is efficiënter (samen)werken en communiceren door bepaalde shortcuts te gebruiken. Hieronder heb ik twee tips:

  • In de activiteitenfeed staan al je laatste gesprekken en updates geordend op datum. Door te filteren op @mentions zie je alleen de berichten waar een @mention in zit. Dit doe je door bij Activiteit op de filterknop te klikken en vervolgens op @mention.
  • Je kunt ook bovenin de zoekbalk iemand zoeken en meteen een bericht erbij typen in de zoekbalk. Hierdoor hoef je niet uit je huidige kanaal en kun je na het versturen van het berichtje weer verder werken.

Tip 8: Retentiebeleid & archiveren

Een efficiënt gebruik van Microsoft Teams vraagt om structuur en werkafspraken (governance). Een governance plan mag dan ook niet ontbreken. Gelukkig helpt de techniek je bij het naleven van afspraken en regels. Je kunt voortaan een retentiebeleid instellen op Microsoft Teams. Het is ook mogelijk om Teams te archiveren en eventueel later weer te herstellen. Deze functie is beschikbaar voor eigenaren van Teams. De bestanden en gesprekken worden op het moment van archiveren read-only.

Tip 9: Veilig werken met Microsoft Teams

Microsoft Teams biedt je diverse mogelijkheden om veilig online te werken. Een aantal mogelijkheden deel ik graag met je:

  • Beheerders kunnen voor je instellen dat foto’s niet mogen worden opgeslagen op een lokale werkplek of mobiele telefoon.
  • Via de optie Data Loss Prevention (DLP) kun je privacygevoelige informatie beschermen.
  • Met Advanced Threat Protection bescherm je je gegevens tegen bedreigingen van buitenaf.

Meer weten over Microsoft Teams?

Wil je weten wat de mogelijkheden en voordelen zijn voor jouw organisatie en de partijen waarmee je samenwerkt? Laat het ons weten! We delen graag onze ervaringen met je.

Maak een afspraak

Meer inspiratie
<
>
Veel organisaties worstelen met het vraagstuk: waar wordt welke informatie opgeslagen, wie is de eigenaar en hoe wordt het beheerd? Lees meer >
De zomer komt eraan. Weet je welke ICT-activiteiten binnen je organisatie wenselijk zijn om ‘summer proof’ te zijn? Onze checklist biedt je inzicht.Lees meer >
In deze blog lees je de highlights van dag 5 Microsoft Ignite 2017: Office 365 compliance en security, beveiligen van gevoelige informatie en stappenplan Exchange migraties.Lees meer >