Aan de slag met thuiswerken en procesautomatisering

Onze manier van werken is de afgelopen jaren veranderd. Steeds meer medewerkers werken 1 of meerdere dagen vanuit huis. Veel organisaties hebben grote stappen gezet op het gebied van digitalisering en automatisering. De organisaties die hun bedrijfsprocessen hebben geautomatiseerd, merken dat thuiswerken en procesautomatisering een krachtige combinatie is. In deze blog laat ik zien hoe je eenvoudig kunt beginnen met thuiswerken en procesautomatisering.

Afscheid nemen van handmatige en papieren processen

Veel organisaties zijn nog steeds afhankelijk van handmatige werkzaamheden of formulieren. We waren ons al bewust dat dit foutgevoelig is. Maar nu we een of meerdere dagen vanuit huis werken leidt het ook tot vertragingen.

Hoe weet je nu zeker dat je in de laatste versie van een document werkt? Hoe vindt de afstemming plaats en wie tekent de finale versie van het document?

Werken op afstand vraagt om een nieuwe manier van werken én digitale ondersteuning. Hoe bereid je je organisatie op deze nieuwe manier van werken?

Het is nu het moment om medewerkers digitale ondersteuning te bieden om prettig, slim en veilig op afstand te kunnen samenwerken. Dit betekent ook dat we afscheid gaan nemen van handmatige, repeterende werkzaamheden en papieren processen.

Thuiswerken en procesautomatisering

Het is natuurlijk onmogelijk om al je bedrijfsprocessen in korte tijd te automatiseren. Vaak kun je wel al met het automatiseren van een aantal kritische processen voor je organisatie het verschil maken:

  1. Welke processen leiden nu tot vertraging door het thuiswerken?
  2. Welke processen (misschien ook al voor de coronacrisis) zijn enorm foutgevoelig?
  3. Welke processen kennen veel repeterende werkzaamheden?
  4. Welke processen bestaan uit een (onnodige) papierstroom?


Door met deze processen te starten, bied je je organisatie een solide basis voor thuiswerken.

Voordelen van thuiswerken en procesautomatisering

Door het automatiseren van repeterende taken kunnen medewerkers meer doen in minder tijd. Er ontstaat meer ruimte voor creativiteit en innovatie. Medewerkers kunnen zich richten op complexere werkzaamheden en langetermijndenken. Het resulteert in een efficiëntere bedrijfsvoering en meer werkplezier voor je medewerkers. Ook draagt het bij aan de toekomstbestendigheid van je organisatie.

Bovendien zorgt een geautomatiseerd proces voor een snellere doorlooptijd en minder fouten. Ontvangstbevestigingen van e-mails of facturen worden automatisch verstuurd. Ook is bijvoorbeeld de auto, laptop en telefoon voor een nieuwe medewerker op tijd aangevraagd en geregeld.

Daarnaast is het mogelijk om werkzaamheden 24/7 door een getrainde bot / gerobotiseerde procesautomatisering (RPA) uit te laten voeren. Hierdoor neemt de kwaliteit en snelheid van de dienstverlening enorm toe. Je kunt RPA onder andere inzetten voor:

  • Het verwerken van facturen, inkoop- en verkooporders.
  • Het afhandelen van serviceverzoeken.
  • Het maken van rapportages.

Voorbeelden

  1. Onboarden van nieuwe medewerkers: van het tekenen van het contract tot aan de uitvoering van het inwerkprogramma.
  2. Het aanvragen van een nieuwe laptop of smartphone: van het aanvragen van het device tot aan de goedkeuring van de manager en het daadwerkelijk bestellen en versturen door de ICT-afdeling.
  3. Digitale handtekening: Het online en rechtsgeldig ondertekenen van contracten, offertes en arbeidsovereenkomsten.
  4. Facturatie: Van het automatisch verwerken en inboeken van facturen tot aan het archiveren en online goedkeuren en betalen van facturen.
  5. Inkoop: van het aanmaken van nieuwe leveranciers in het softwaresysteem tot aan het monitoren van de voorraad en het automatisch plaatsen van bestellingen.
  6. Onkostendeclaratie: dat kan eenvoudig via een formulier of mobiele app waarbij bonnetjes als afbeelding kunnen worden toegevoegd.

Direct meer weten?

Wil je meer weten over procesautomatisering en thuiswerken? Laat het me weten! Ik deel graag de mogelijkheden én aandachtspunten met je.

Wat doen we nog meer?

Cloud datacenter

Modern datacenter

Een datacenter in Microsoft Azure biedt je maximale flexibiliteit, schaalbaarheid en veiligheid.

Managed services

onze oplossingen

Maak kennis met de managed services van Advantive voor de Microsoft omgeving van jouw organisatie.

Moderne werkplek

Online vergaderen met Microsoft Teams

De moderne werkplek faciliteert prettig en veilig (samen)werken vanuit huis, op kantoor en onderweg.