Aan de slag met thuiswerken en procesautomatisering

De coronacrisis heeft onze manier van werken veranderd. In korte tijd zijn we gewend geraakt aan thuiswerken. In een jaar tijd hebben organisaties grote stappen gemaakt op het gebied van digitalisering en automatisering. De organisaties die hun bedrijfsprocessen hebben geautomatiseerd, merken dat thuiswerken en procesautomatisering een krachtige combinatie is. In deze blog laten we zien hoe je hiermee eenvoudig van start gaat.

Afscheid nemen van handmatige en papieren processen

Veel organisaties zijn nog steeds afhankelijk van handmatige werkzaamheden of formulieren. We waren ons al bewust dat dit foutgevoelig is. Maar nu we werken op afstand leidt het ook tot vertragingen.

Daarnaast spreken we elkaar minder en vindt afstemming vaak via chat, video of e-mail plaats. Hoe weet je nu zeker dat je in de laatste versie van een document werkt? Hoe vindt de afstemming plaats en wie tekent de finale versie van het document?

De verwachting is dat een groot deel van de medewerkers ook na de coronacrisis 1 of meerdere dagen per week thuis blijft werken. Werken op afstand vraagt om een nieuwe manier van werken én digitale ondersteuning. Hoe bereid je je organisatie op deze nieuwe manier van werken?

Het is nu het moment om medewerkers digitale ondersteuning te bieden om prettig, slim en veilig op afstand te kunnen samenwerken. Dit betekent ook dat we afscheid gaan nemen van handmatige, repeterende werkzaamheden en papieren processen.

Thuiswerken en procesautomatisering

Het is natuurlijk onmogelijk om al je bedrijfsprocessen in korte tijd te automatiseren. Vaak kun je wel al met het automatiseren van een aantal kritische processen voor je organisatie het verschil maken:

  1. Welke processen leiden nu tot vertraging door het thuiswerken?
  2. Welke processen (misschien ook al voor de coronacrisis) zijn enorm foutgevoelig?
  3. Welke processen kennen veel repeterende werkzaamheden?
  4. Welke processen bestaan uit een (onnodige) papierstroom?

Door met deze processen te starten, bied je je organisatie een solide basis voor thuiswerken.

Voordelen van thuiswerken en procesautomatisering

Door het automatiseren van repeterende taken kunnen medewerkers meer doen in minder tijd. Er ontstaat meer ruimte voor creativiteit en innovatie. Medewerkers kunnen zich richten op complexere werkzaamheden en langetermijndenken. Het resulteert in een efficiëntere bedrijfsvoering en meer werkplezier voor je medewerkers. Ook draagt het bij aan de toekomstbestendigheid van je organisatie.

Bovendien zorgt een geautomatiseerd proces voor een snellere doorlooptijd en minder fouten. Ontvangstbevestigingen van e-mails of facturen worden automatisch verstuurd. Ook is bijvoorbeeld de auto, laptop en telefoon voor een nieuwe medewerker op tijd aangevraagd en geregeld.

Daarnaast is het mogelijk om werkzaamheden 24/7 door een getrainde bot / gerobotiseerde procesautomatisering (RPA) uit te laten voeren. Hierdoor neemt de kwaliteit en snelheid van de dienstverlening enorm toe. Je kunt RPA onder andere inzetten voor:

  • Het verwerken van facturen, inkoop- en verkooporders.
  • Het afhandelen van serviceverzoeken.
  • Het maken van rapportages.

Voorbeelden

  1. Onboarden van nieuwe medewerkers: van het tekenen van het contract tot aan de uitvoering van het inwerkprogramma.
  2. Het aanvragen van een nieuwe laptop of smartphone: van het aanvragen van het device tot aan de goedkeuring van de manager en het daadwerkelijk bestellen en versturen door de ICT-afdeling.
  3. Digitale handtekening: Het online en rechtsgeldig ondertekenen van contracten, offertes en arbeidsovereenkomsten.
  4. Facturatie: Van het automatisch verwerken en inboeken van facturen tot aan het archiveren en online goedkeuren en betalen van facturen.
  5. Inkoop: van het aanmaken van nieuwe leveranciers in het softwaresysteem tot aan het monitoren van de voorraad en het automatisch plaatsen van bestellingen.
  6. Onkostendeclaratie: dat kan eenvoudig via een formulier of mobiele app waarbij bonnetjes als afbeelding kunnen worden toegevoegd.

Direct meer weten?

Wil je meer weten over procesautomatisering en thuiswerken? Laat het me weten! Ik deel graag de mogelijkheden én aandachtspunten met je.

Meer informatie

 

Meer inspiratie
Werkt je organisatie nog met SharePoint 2010 workflows? Dan is het tijd om actie te ondernemen!Lees meer ›
Microsoft investeert continu in de ontwikkeling van Windows Virtual Desktop. We delen de WVD roadmap met je.Lees meer ›
Risicomanagement is een integraal onderdeel van projectmanagement. Een goede risicoanalyse bij aanvang van het project draagt direct bij aan het succes van het project. Maar hoe pak je dit aan en hoe houd je de risico’s beheersbaar? In deze blog maak je kennis met de mogelijkheden van WorkPoint voor risicomanagement.Lees meer ›