Beperk shadow IT met IT-trainingen

Binnen veel organisaties vindt er een digitale transformatie plaats. Dit betekent ook, dat er op IT-gebied veel gebeurt. Voor medewerkers brengt dit veranderingen mee. Onbekend maakt onbemind. Voor je het weet krijg je een wildgroei aan onbekende IT-toepassingen binnen je organisatie. Met IT-trainingen kun je deze zogenoemde shadow IT beperken.

IT-trainingen in de praktijk

Ik geef regelmatig IT-trainingen in huis bij diverse organisaties. Wat ik vaak merk, is dat gebruikers simpelweg onbekend zijn met de diverse mogelijkheden van een nieuwe IT-oplossing. Als voorbeeld neem ik Office 365. In vijf jaar tijd is de functionaliteit van Office 365 enorm toegenomen. Dat is natuurlijk prachtig, maar je moet wel precies weten wat de mogelijkheden zijn en hoe je die als organisatie in wilt zetten.

IT-trainingen Office 365
Bron: Sharegate

Als medewerkers bijvoorbeeld niet weten, dat je via OneDrive bestanden kunt delen, wordt er wellicht gekozen voor alternatieven (shadow IT) als GoogleDrive of Dropbox. In het kader van governance en security wil je dit als bedrijf voorkomen. Een IT-training maakt medewerkers bewust van de mogelijkheden van de IT-toepassingen binnen je organisatie. Het resultaat is efficiënter, prettiger én veiliger werken.

IT-trainingen en quick wins

Wat ik mooi vind aan het geven van trainingen is dat ik niet alleen medewerkers, maar vooral ook de hele organisatie op voorsprong zet. Wat levert een IT-training je nu als bedrijf op?

  1. Adoptie: je maakt medewerkers bekend met de mogelijkheden van (nieuwe) IT-toepassingen en het kennisniveau van je medewerkers neemt toe. Dit maakt verandermanagement eenvoudiger.
  2. Efficiencyslag: je laat medewerkers zien hoe ze hun dagelijkse werkzaamheden eenvoudiger en efficiënter kunnen uitvoeren.
  3. Governance: je zorgt ervoor dat medewerkers IT op de gewenste manier binnen je organisatie toepassen.
  4. Innovatie: door het volgen van training komen medewerkers vaak zelf met nieuwe ideeën voor IT-toepassingen en dit helpt je als bedrijf continu te innoveren.
  5. Security: onderdeel van IT-trainingen is medewerkers ondersteunen om hun werk op een veilige manier uit te voeren en hiermee de security van een organisatie te vergroten.

IT-trainingen en timing

Vaak krijg ik de vraag wat is nu het juiste moment om een IT-training aan mijn medewerkers te geven? Als het gaat om een nieuwe IT-toepassing, zoals Office 365 of SharePoint, dan raad ik tijdens het implementatietraject en twee maanden na de livegang aan. De eerste training is om bewustwording te creëren en de tweede training kun je praktijkvragen beantwoorden en tips & tricks delen.

Kennis up-to-date

Ook merk ik in de praktijk dat het goed is om medewerkers ieder jaar een opfriscursus te geven. IT-ontwikkelingen gaan snel en zo zorg je ervoor dat je medewerkers up-to-date blijven. Voor nieuwe medewerkers kun je hier een introductiecursus aan toevoegen. Maar bepaal altijd vooraf wat je doel is, zodat je je trainingsbudget op de meeste effectieve manier besteed.

REACTIES

Nog geen reacties

Je e-mailadres wordt niet gepubliceerd

Meer inspiratie

<
>

E-mailarchivering in Office 365

Slim archiveren van zakelijke e-mails? Blog over de voor- en nadelen van het archiveren van e-mails in Office 365 met Exchange Online Archiving.

Lees meer >

Microsoft Ignite 2017: dag 1

Wat is er nieuw op Microsoft gebied? Maak kennis met de highlights van dag 1 van Microsoft Ignite 2017: digitale transformatie, Microsoft Teams en LinkedIn.

Lees meer >

Microsoft Ignite 2017: dag 3

Microsoft Ignite vindt van 25 t/m 29 september 2017 plaats. In deze blog lees je de highlights van dag 3: quantum computing, Office 2019 en Microsoft Azure.

Lees meer >