15 juni 2017

Contentbeheer in SharePoint (Online) met Sharegate

Het succes van SharePoint staat en valt bij goed beheer van je content. Dit vraagt wel continu om je aandacht. Het begint met een goede implementatie, inrichting en training van de gebruikers. De volgende stap is monitoring en beheer. Maar hoe pak je dit nu aan? In deze blog laat ik zien hoe de Sharegate software niet alleen helpt in migratietrajecten, maar ook kan helpen bij contentbeheer in SharePoint (Online).

Stap 1: Contentbeheer in SharePoint

Creëer een georganiseerde SharePoint omgeving door gemakkelijk de inhoud te verplaatsen en te bewerken.

Met Sharegate is het mogelijk om meerdere documenten tegelijk in te checken, goed te keuren en te taggen (in alle SharePoint versies). Ook wordt het in bulk bewerken van metadata een stuk eenvoudiger door dit in Excel uit te voeren en vervolgens automatisch toe te passen op de documenten in SharePoint.

Contentbeheer in SharePoint

Stap 2: Bestaande structuur opnieuw organiseren

De volgende SharePoint vraagstukken komen je wellicht bekend voor:

  • “Misschien is het toch beter dat die contactpersonenlijst wordt verplaatst naar de HR-site.”
  • “Deze siteverzameling kan eigenlijk gewoon een subsite zijn.”
  • “Deze twee afdelingen zijn gefuseerd, maar hebben nog beide een eigen site.”
  • “Deze afdeling bestaat niet meer, maar we willen graag de documenten bewaren.”

Dit zijn voorbeelden van vragen die een SharePoint beheerder vaak krijgt en waarvoor niet direct een oplossing bestaat in SharePoint. Een simpele vraag als “Verhuis deze site even” of “Archiveer de documenten maar op onze file-share” kan vaak uren werk met zich meebrengen.

Sharegate biedt in alle bovenstaande scenario’s een oplossing. Een nieuwe SharePoint structuur maken is met Sharegate slechts een paar klikken werk. Ook het exporteren van documenten (inclusief metadata en versies) ten behoeve van een archief of disaster recovery scenario is mogelijk.

Stap 3: Eenvoudig code uitrollen in OTAP

Contentbeheer in SharePoint OTAP

Een vaak onderbelicht scenario waarin Sharegate perfect ondersteunt is het uitrollen van SharePoint objecten van test naar ontwikkel of productie. Extra uitrolwerk wordt overbodig. Bouw en test in de testomgeving, publiceer de lijsten, bibliotheken, workflow en/of formulieren eventueel automatisch via PowerShell naar de productieomgeving door gebruik te maken van de Sharegate kopieer site & objecten functionaliteit.

Stap 4: Blijf op de hoogte van acties in de Office 365 tenant

Wil je direct op de hoogte worden gebracht wanneer iets belangrijks gebeurt, zoals het aanmaken van een nieuwe site of Office 365 groep? Of wanneer inhoud wordt gedeeld met een externe gebruiker? Met behulp van Sharegate kun je een e-mailnotificatie ontvangen wanneer iets belangrijks gebeurt in je tenant.

Contentbeheer in SharePoint Site Collection

De waarschuwingen kunnen eventueel ook als een rapport naar je e-mailadres worden verstuurd, zodat deze makkelijk (mobiel) te bekijken zijn.

Stap 5: Voorkom datalekken

Blijf in controle over welke gegevens er zijn gedeeld buiten je bedrijf. Ontvang een notificatie, zodra een site, lijst, bibliotheek of documenten worden gedeeld met een externe gebruiker.

Contentbeheer in SharePoint voorkom datalekken
De volgende notificaties (sites en documenten) zijn beschikbaar:

  • Office 365 Groep is aangemaakt.
  • Site verzameling is aangemaakt.
  • Site is aangemaakt.

Beschikbare notificaties (extern delen):

  • Document is gedeeld met een externe gebruiker.
  • Site is gedeeld met een externe gebruiker.
  • Lijst of document bibliotheek is gedeeld met een externe gebruiker.

Stap 6: SharePoint ondersteuning

De veranderingen op SharePoint/Office 365 gebied gaan snel. Een goed beheer van je SharePoint/Office 365 omgeving vraagt om up-to-date kennis. Dit kan een reden zijn om je SharePoint beheer aan specialisten uit te besteden en/of van de expertise van SharePoint van specialisten gebruik te maken.

REACTIES

Nog geen reacties

Je e-mailadres wordt niet gepubliceerd

Meer inspiratie
<
>
Met enkele aanpassingen van de standaard ingebouwde security opties in Office 365 kun je een betere beveiligingsgraad realiseren. Lees meer >
Skype for Business is een goede katalysator voor het nieuwe communiceren: betere bereikbaarheid medewerkers, kennisdeling en samenwerking.Lees meer >
Digitale transformatie brengt IT-veranderingen met zich mee. Neveneffect is shadow IT binnen je organisatie. Met IT-trainingen kun je shadow IT beperken.Lees meer >