8 februari 2017

Doorzoekbare PDF’s vergroten gebruikersgemak Office 365 en SharePoint

“Waarom kan ik dat PDF-document niet meer vinden in SharePoint?!” Deze vraag krijg ik vaak en wordt veroorzaakt door een technische uitdaging. Het komt het gebruik(ersgemak) en de werkbaarheid van SharePoint niet ten goede. Maar ik heb hier een mooie oplossing met doorzoekbare PDF’s voor gevonden! In deze blog geef ik aan hoe je je PDF’s volledig doorzoekbaar kunt maken.

Waarom kan SharePoint PDF’s standaard niet doorzoeken?

Een PDF-bestand is vaak een scan van een document. Deze scan bevat alleen afbeeldingen van de tekst. De tekst zelf zit niet in de PDF, waardoor SharePoint het document niet kan inlezen en dus niet kan vinden. Dit is een scenario wat in veel bedrijven voorkomt; documenten worden gescand en op SharePoint of op een fileshare geplaatst.

Wat gebruikers vaak niet in de gaten hebben, is dat deze documenten niet meer terug te vinden zijn. Denk hierbij aan binnengekomen brieven, orders, faxen, vakbladen, tijdschriften, et cetera. Maar ook documenten die via de e-mail zijn binnengekomen en worden opgeslagen, zijn niet altijd voorzien van een vindbare tekstlaag.

Doorzoekbare PDF’s vereenvoudigen gebruik Office 365 en SharePoint

Het doorzoekbaar maken van je PDF’s is eenvoudig te realiseren met de software Aquaforest Searchlight. Deze software zoekt volledig automatisch alle niet doorzoekbare documenten op en plaatst ze vervolgens doorzoekbaar terug. Dit werkt zowel voor een fileshare als een SharePoint (2010/2013/2016/Online) omgeving.
Ook kan de software een scan uitvoeren en een rapport maken hoe het is gesteld met de ‘vindbaarheid’ van alle documenten in je omgeving. Zelfs de bijlagen van e-mails worden automatisch gescand.

Advantive en Aquaforest

Onze consultants zijn volledig thuis op SharePoint en Aquaforest gebied en helpen je snel op weg. Hiervoor hanteren we een uniek en efficiënt stappenplan, waarbij eerst een pilot wordt gedaan. Vervolgens kunnen we snel de productie-omgeving voor je implementeren.

Onze expertise in het instellen van SharePoint search en Aquaforest Searchlight OCR, check-in, check-out en metadata instellingen garanderen een goed resultaat ongeacht de complexiteit van de bron documenten.

Door een (virtuele) machine te configureren, worden de eerste resultaten zichtbaar. Hierbij is onze kennis en partnership met Aquaforest Searchlight en SharePoint search een garantie voor een perfect werkende oplossing.

Hoe werkt het?

De software draait op een (virtuele) machine in je eigen netwerk. Gebruik je Office 365/ SharePoint Online? Dan is het ook mogelijk om gebruik te maken van de Advantive Aquaforest SaaS oplossing. Wij gebruiken dan een Azure OCR machine om je SharePoint online omgeving bij te werken.

Voor de bewerking is de tekst in bijvoorbeeld een PDF-document niet bruikbaar en selecteerbaar. Er verschijnt een blauw vierkant wanneer je probeert de tekst te selecteren:

Aquaforest Master Service Agreement Advantive
Na verwerking van het document met behulp van OCR-technologie in de Aquaforest SearchLight software wordt het (PDF) document voorzien van een tekstlaag die het document doorzoekbaar en de inhoud ervan selecteerbaar maakt:

Aquaforest Master Service Agreement OCR Advantive

De tekst kan nu ook worden gebruikt in Office documenten of bijvoorbeeld in een e-mail.

Gebruikersgemak Office 365 en SharePoint vergroten

Het gebruik van doorzoekbare pdf’s vergroot het gebruikersgemak van Office 365 en SharePoint binnen je organisatie. Bovendien kun je eenvoudiger alle beschikbare informatie in SharePoint delen met je medewerkers.

Geïnteresseerd? Laat het ons weten! We komen graag een demo geven en/of een scan of pilot uitvoeren.

REACTIES

Nog geen reacties

Je e-mailadres wordt niet gepubliceerd

Meer inspiratie
<
>
Office 365 vormt de basis van de moderne werkplek en wordt iedere dag flink op de proef gesteld. Steeds vaker wordt er dan ook voor gekozen om Office 365 beheer uit te besteden. Lees meer >
De cloud kent nieuwe uitdagingen. Vanwege fusie of overname willen organisaties steeds vaker hun Office 365 omgevingen samenvoegen. Lees onze ervaringen en tips.Lees meer >
Wil je voor je datacenter naar gebruik betalen? In deze blog lees je meer over hoe het pay-per-use principe van Microsoft Azure werkt.Lees meer >