12 september 2016

E-mailboxen beheersbaar houden met Exchange Online Archiving

De noodzaak om e-mails te archiveren is een stuk kleiner geworden nu gebruikers van Office 365 standaard een mailbox limiet van 50 gigabyte ontvangen. Vroeger was het vol zitten qua omvang van je mailbox één van de belangrijkste redenen om te archiveren. Met de verhoging naar 50 gigabyte per mailbox is deze reden een stuk minder urgent geworden. Wel moet gezegd worden dat we dit eerst ook bij een mailbox van 5 gigabyte dachten en dat is nog niet zo lang geleden!

E-mailarchivering in Office 365

Waarom dan toch aandacht voor het archiveren van e-mails en de verschillende opties in Office 365? De standaardmanier is een Archive folder aanmaken en zelf daar oudere e-mails in plaatsen. Dit om zo meer overzicht te hebben in je inbox. Deze manier kan nog prima werken waren het niet dat ook je gearchiveerde e-mails nog steeds meetellen in je 50 gigabyte ruimte.

Microsoft heeft in Office 365 Exchange Online Archiving (EOA) geïntroduceerd. Met voor verschillende licentietypes een ongelimiteerde ruimte voor opslag in de Cloud (bijvoorbeeld voor de E3 licentie). De gebruiker kan nadat deze folder door de beheerder is aangemaakt (deze zie je terug als in-place archive folder) zelf e-mails hier naar toe slepen of de beheerder kan er een bedrijfspolicy op laten draaien. Eén van de handige policies is bijvoorbeeld alle e-mails in je inbox ouder dan 2 jaar automatisch naar deze folder te laten verplaatsen. Als bedrijf kun je daar ook zelf verschillende policies voor definiëren en deze aan een gebruiker koppelen.

Voordeel: e-mailboxen beheersbaar houden

Het belangrijkste voordeel is wat mij betreft dat je als bedrijf een policy kunt afdwingen om mailboxen hanteerbaar te houden. Niemand is gebaat met een e-mail inbox met 100.000 e-mails. Ook de ongelimiteerde ruimte die je krijgt bij een In-Place Archive boven de 50 gigabyte kan voor sommige mailboxen binnen een bedrijf noodzakelijk zijn. Dit zijn dan vaak de shared mailboxen die gebruikt worden voor bijvoorbeeld factuurafhandeling. Online-Archiving heeft als grootse voordeel boven het handmatige archiveren van de e-mails dat de gehele folderstructuur wordt overgenomen. Daarnaast vindt er doorlopend een gegevensback-up plaats.

Nadeel: Exchange Online Archiving minder geschikt voor mobile toepassingen

Het belangrijkste nadeel is dat de In-Place Archive folder niet synchroniseert met Outlook geïnstalleerd op mobile devices. Aangeraden wordt om in dat geval de Outlook Web access te gebruiken, waarin deze dan wel zichtbaar is. Dit lijkt me toch wel een behoorlijk nadeel.

Conclusie

De verhoging van een standaard mailbox ruimte naar 50 gigabyte heeft wat mij betreft op dit moment de noodzaak van het archiveren van e-mails door ruimtegebrek behoorlijk verlaagd. De enige mailboxen waarbij het wel een toegevoegde waarde zou kunnen hebben, zijn de shared mailboxen voor bijvoorbeeld factuurafhandeling. Deze bevatten vaak alleen maar e-mails met gescande facturen die volgens de Nederlandse belastingwet 5-7 jaar bewaard moeten blijven.

De nadelen van In-Place Archiving zoals hierboven beschreven zal het op korte termijn dan ook niet voor veel gebruikers toepasbaar maken zonder het verlies van functionaliteit. Op een later tijdstip waar ruimtegebrek weer een rol gaat spelen en we nog meer dan nu gebruikmaken van Office 365 kan het een waardevolle aanvulling worden.

REACTIES

Nog geen reacties

Je e-mailadres wordt niet gepubliceerd

Meer inspiratie
Wij vinden het belangrijk, dat je als organisatie kiest voor de licentievorm die bij je past. Met de Microsoft cloud licentie checklist kun je dit zelf bepalen.Lees meer ›
CEO/CFO fraude is een steeds groter wordend probleem. Wat is CEO/CFO fraude nu precies en hoe kun je het voorkomen? Onze collega Willemjan van Laarhoven geeft je in deze blog een update en tips.Lees meer ›
Technologische ontwikkelingen volgen elkaar in rap tempo op. Hoe maakt u als onderwijsinstelling nu slimme keuzes? In deze blog aandachtspunten voor IT-innovatie.Lees meer ›