Fileshare naar DMS in Office 365 stappenplan

Veel organisaties kiezen voor Office 365 om flinke stappen te maken op het gebied van digitale transformatie. Slimmer (samen)werken, co-creatie, betere klantervaring en het stroomlijnen van bedrijfsprocessen zijn hier slechts een paar voorbeelden van. De huidige fileshare (technologie uit de jaren ‘80) is vaak een belemmering om de gewenste stappen te kunnen maken. Het vervangen van fileshare door Office 365 is een logische stap. Maar hoe pak je dit nu aan? Hoe laat je de Office 365 omgeving technisch en functioneel aansluiten bij de gebruikerswensen en je beveiligingsbeleid? Dit stappenplan helpt je op weg.

1. Gebruiker centraal

Het succes van ieder ICT-project staat en valt bij de adoptie van de gebruikers. Dit geldt ook voor de migratie van fileshare naar Office 365. Neem de gebruikers mee en maak duidelijk waarom deze migratie gewenst/ noodzakelijk is. Met Office 365 beschikken gebruikers over een goed alternatief voor fileshare plus extra’s op het gebied van:

  • Centraal document- en versiebeheer
  • Online (samen)werken, communiceren en kennis delen
  • Integratie met andere systemen
  • Beveiliging
  • Uitgebreide zoek- en filterfunctie

Vaak starten we met het maken van een change management/ adoptieplan. Het tijdig betrekken van gebruikers draagt direct bij aan het succes van het project. Gebruikers zijn gewend om met de mappen in fileshare te werken; Office 365 werkt dan toch net iets anders. Een Office 365 training/ workshop en naslagwerk vergroot het enthousiasme van gebruikers.

2. Analyse fileshare

De migratie start met een analyse van de fileshare. Deze analyse geeft antwoord op de volgende vragen:

  • Wie is de eigenaar?
  • Hoeveel data bevat de fileshare?
  • Welke data wordt gemigreerd (en welke data niet)?
  • Welke rechten kent de fileshare?
  • Is de metadata compleet of is er nog actie vereist?
  • Hoe gaan we de documenten classificeren?
  • Wat is onze oplossing voor duplicaten?
  • Waar gaan we welke data opslaan?
  • Wat is de best passende migratieaanpak?

Op basis van de analyse wordt een migratie-, governance en communicatieplan opgesteld. Op een gestructureerde manier wordt de fileshare naar Office 365 gemigreerd.

3. Architectuur

Binnen Office 365 zijn er meerdere producten waarin kan worden opgeslagen en/of gepresenteerd. Deze producten hebben verschillende eigenschappen. Afhankelijk van eisen en wensen worden de doel- en presentatiesystemen geselecteerd.
Ons advies is om:

  1. Producten zo efficiënt mogelijk te gebruiken.
  2. Gebruik te maken van metadata.
  3. Documenten te classificeren.
  4. Versiebeheer toe te passen
  5. Documenten in- en uitchecken.
  6. Zo veel als mogelijk te automatiseren.
  7. Beveiliging op basis van wet- en regelgeving.

3. Migratie

Elke gekozen oplossing heeft zijn eigen migratiemethode en aanpak. Gebruikers zijn tijdens het migratiemoment onthand en kunnen op dat moment niets uitvoeren. De definitieve migratie vindt dan ook vaak buiten werktijden plaats. Afhankelijk van de grootte van de fileshare kan er gekozen worden om de gegevens op te delen in batches. Tijdens het verdelen van de documenten in batches moet er nagedacht worden over:

  • Belangrijkheid.
  • Beschikbaarheid.
  • Doorlooptijd.
  • Gebruikersgroepen.

In de praktijk vindt de daadwerkelijke migratie in het weekend plaats. Op deze manier heeft de migratie minimale impact op de gebruiker.

Voordat de migratie wordt uitgevoerd; vindt er een proefmigratie plaats in een testomgeving. Hiermee kan uitval gecontroleerd worden en teruggebracht worden naar een 99% (plus) succesfactor. Tevens kan op deze manier de doorlooptijd worden bepaald. Na de daadwerkelijke migratie is een controle van de migratie van belang.

4. Governance

De regels die golden op de fileshare, moeten ook nageleefd worden in de nieuwe omgeving, hetzij (vaak) in een andere vorm. Machtigingen, naamgeving, opslag en beschikbaarheid kunnen binnen de nieuwe omgeving geautomatiseerd worden om gebruikers voor- en achteraf te informeren.

Tevens kunnen aanpassingen geautomatiseerd worden, zodat machtigingen op documenten automatisch toegepast worden of dat documenten gerouteerd worden naar de juiste locaties.

Handmatige acties van gebruikers kunnen geblokkeerd worden door het proces over te nemen en de regels na te leven die in de governance tot stand zijn gekomen.

Office 365 biedt je organisatie diverse tools om je te ondersteunen op het gebied van governance. Office 365 Advance Data Governance is hier een mooie tool voor.

5. Communicatie

Tijdens, voor en na de migratie van fileshare naar Office 365 is het belangrijk om met de gebruikers te communiceren. Neem ze stap-voor-stap mee in de veranderingen. Wat mag je absoluut niet vergeten in de communicatie:

  • Waarom maken we deze stap?
  • Wat betekent Office 365 voor de gebruikers?
  • Wat verwacht je van de gebruikers?
  • Wat zijn de ‘nieuwe’ spelregels?

Meer weten?

Wil je weten hoe je de fileshare naar Office 365 migratie voor jouw organisatie laat slagen en/of heb je ondersteuning nodig? Laat het ons weten!

Maak een afspraak

 

Meer inspiratie
<
>
In deze update delen we de mogelijkheden van bellen via Microsoft Teams met je. Hiermee biedt Microsoft Teams je een nog completere hub voor teamwork.Lees meer >
Office 365 vormt de basis van de moderne werkplek en wordt iedere dag flink op de proef gesteld. Steeds vaker wordt er dan ook voor gekozen om Office 365 beheer uit te besteden. Lees meer >
In deze blog maak je kennis met Azure Information Protection en lees je hoe je Office 365 documenten met gevoelige informatie beter kunt beveiligen.Lees meer >