Governance en Microsoft Teams: Hoe zorg je voor overzicht en structuur?

Veel organisaties werken op dit moment met het online samenwerkingsplatform Microsoft Teams. Microsoft Teams biedt uitgebreide functionaliteit en is intuïtief in gebruik. Maar onder de motorkap kent Microsoft Teams een simplistisch en ongestructureerd datamodel. Dit zorgt voor uitdagingen op het gebied van governance, gegevensbeheer, structuur en overzicht. Hoe zorg je nu dat je grip houdt op je Microsoft Teams omgeving en de mogelijkheden optimaal benut? In deze blog delen we tips met je.

Prettig, slim en veilig werken met Microsoft Teams

Microsoft Teams kent inmiddels ruim 75 miljoen dagelijkse actieve gebruikers. Sinds de coronacrisis is het aantal gebruikers met maar liefst 45 miljoen gestegen. De eerste weken werd Microsoft Teams door deze nieuwe groep gebruikers met name gebruikt voor online communicatie en overleg. We merken nu dat veel organisaties gaan kijken wat er nog meer met Microsoft Teams mogelijk is.

Dit is dan ook het moment om goed na te denken over governance en het beheer van Microsoft Teams. Je kunt het immers maar 1 keer goed doen. Door nu slimme keuzes te maken en Microsoft Teams goed in te richten, houd je grip op je data en het aantal Teams. Het resultaat is dat je medewerkers prettig, slim én veilig met Microsoft Teams kunnen (blijven) werken.

Governance en Microsoft Teams

Microsoft Teams biedt gebruikers ongekende mogelijkheden. Standaard staat er veel functionaliteit ‘open’ voor gebruikers. Dit zorgt ervoor dat ze snel met Microsoft Teams aan de slag kunnen, maar dit zorgt ook voor een wildgroei aan Teams. Dit brengt de volgende risico’s met zich mee:

  • Gebruikers raken het overzicht kwijt.
  • Informatie is steeds lastiger te vinden.
  • De kans op datalekken neemt toe.
  • Je raakt de controle over de Microsoft Teams omgeving kwijt.
  • Gebruikers vinden het steeds minder prettig om met Microsoft Teams te werken.

Advantive helpt organisaties om Microsoft Teams prettig, veilig en beheersbaar in te richten. Jouw organisatie, de verschillende gebruikers en hun manier van werken staan hierbij centraal. We zorgen voor:

  • Een passend governance beleid.
  • Goede en veilige inrichting van Microsoft Teams.
  • Governance ondersteuning voor gebruikers.
  • Adoptie van gebruikers.
  • We zorgen voor tevreden gebruikers en een beheersbare Microsoft Teams omgeving voor je ICT-afdeling. Dit alles zorgt ervoor dat je op zowel korte als lange termijn profiteert van de ongekende (samenwerkings)mogelijkheden van Microsoft Teams.

Governance ondersteuning voor Microsoft Teams gebruikers

Ook voor governance geldt: maak het je gebruiker zo eenvoudig mogelijk. En dat snappen we bij Advantive. We kiezen er dan ook voor om het governance beleid voor de Microsoft Teams gebruikers binnen je organisatie te automatiseren. We gebruiken hiervoor o.a. de software van WorkPoint. Dankzij WorkPoint is het mogelijk om de gewenste manier van werken met Microsoft Teams (governance) volledig te automatiseren. Het biedt uitgebreide ondersteuning voor:

  • Het geautomatiseerd aanmaken van Teams.
  • Het waarborgen van de juiste (security) inrichting van Teams.
  • Het beheer van nieuwe Teams.
  • Het zorgen dat nieuwe en bestaande Teams gebaseerd zijn op templates.

Automatiseren van governance

WorkPoint kan geheel geautomatiseerd Teams in Microsoft Teams aanmaken voor elk nieuw project of elke zaak die je aanmaakt. Ook zorgt WorkPoint ervoor dat alle belangrijke componenten en documenten al in het nieuwe Team aanwezig zijn,. WorkPoint zorgt voor de juiste koppeling met SharePoint en biedt ook een plugin voor Outlook (Workpoint Express) waarbij het, eventueel geautomatiseerd, gemakkelijk is om binnengekomen e-mails met bijlagen op te slaan in het juiste team. Zo is ieder teamlid op de hoogte van de laatste communicatie met de klant of het projectteam.

Wanneer een medewerker uit dienst gaat maar nog wel eigenaar is van een team zal Workpoint ervoor zorgen dat een nieuwe eigenaar wordt aangewezen. En wanneer een medewerker een nieuwe rol krijgt binnen je bedrijf kan Workpoint automatisch toegang verschaffen tot alle bij die rol behorende Teams.

Direct meer weten?

Wil je meer weten hoe je de governance van Microsoft Teams kunt automatiseren? Of heb je vragen over de mogelijkheden van Microsoft Teams en/of WorkPoint voor jouw organisatie? Laat het ons weten!

Meer informatie

Meer inspiratie
We delen de highlights van Microsoft Ignite 2019 dag 2. Maak kennis met nieuwe functionaliteiten van Azure Migrate, Microsoft Edge en Microsoft Search.Lees meer ›
Hoe beheer je slim en veilig je on-premises en cloudomgeving? Dit stappenplan biedt je concrete adviezen en inspiratie.Lees meer ›
Het intranet is flink in ontwikkeling. Hoe zorg je ervoor dat je collega's het intranet echt gaan gebruiken? Dit stappenplan geeft je 5 tips voor een succesvol(ler) intranet.Lees meer ›