Haal het maximale uit Microsoft Teams met een online adoptieplan

Microsoft Teams kent inmiddels 75 miljoen dagelijkse actieve gebruikers. Het biedt gebruikers een ongekend aantal mogelijkheden om prettig online te kunnen (samen)werken. Maar hoe zorg je er nu voor dat iedere medewerker het maximale haalt uit Microsoft Teams? In deze blog delen we tips & tricks voor online adoptie van Microsoft Teams met je.

Van kantoor naar thuiswerkplek

Sinds een aantal weken werkt een groot deel van Nederland vanuit huis. Voor sommige organisaties was dit eenvoudig te faciliteren; andere organisaties waren hier nog onvoldoende op voorbereid en hebben voor hun medewerkers in sneltreinvaart een chat- en samenwerkingsplatform, zoals Microsoft Teams, uitgerold. Inmiddels zijn we gewend aan online samenwerken aan documenten, chatten met collega’s en conference calls en online teamoverleggen. Tijd voor de volgende stap!

Adoptie van nieuwe technologie

Vaak starten we met een adoptietraject al geruime tijd voor de implementatie van nieuwe technologie. Alleen is dit voor veel organisaties de afgelopen weken iets anders verlopen. Het positieve hiervan is dat adoptie van nieuwe technologie vaak vooral ook gewoon doen is. Het helpt als managers hierbij een voorbeeldfunctie vervullen. In de meeste organisaties gaat dit de afgelopen weken op een natuurlijke manier goed.

Nu, weliswaar noodgedwongen door de coronacrisis, de eerste stap is gezet, is het belangrijk om te kijken hoe je de gebruikers binnen je organisatie nog prettiger, slimmer en veiliger met Microsoft Teams kunt laten werken. Dit helpt je om je medewerkers gemotiveerd te houden tijdens deze onwerkelijke periode.

Heb je hierbij hulp nodig? Onze adoptieconsultants helpen je graag bij het vormgeven en (samen) uitvoeren van een online adoptieplan.

Aanpak Microsoft Teams adoptie

Of je nu net met Microsoft Teams werkt of al langere tijd, adoptie is een continu proces.

Werk je net Microsoft Teams? Dan is het belangrijk om te starten met het maken van online adoptieplan. Wat zijn de eerste ervaringen van de gebruikers binnen je organisatie? Hoe wil je Microsoft Teams nu precies gaan gebruiken binnen je organisatie? En hoe maak je je gebruikers (nog beter) wegwijs?

Werkt je organisatie al langere tijd met Microsoft Teams? Leg dan in je online adoptieplan de focus op het inspireren van gebruikers door ze bekendmaken met de nieuwe mogelijkheden van Microsoft Teams (en dat zijn er inmiddels veel!) en leg uit hoe ze deze succesvol kunnen toepassen in hun dagelijkse werk. Vergeet ook niet om de ICT-afdeling te wijzen op de nieuwe (security) mogelijkheden.

Hoe is jouw werkdag?

De gebruiker staat centraal in ieder adoptietraject. Iedere organisatie kent verschillende type gebruikers. Het is belangrijk om deze gebruikers in kaart te brengen en te bepalen wat zij nodig hebben om prettig te kunnen (samen)werken. Ook vanuit huis. We starten dan ook altijd met het interviewen van medewerkers uit verschillende lagen van de organisatie. Tijdens deze interviews staan de volgende vragen centraal:

  • Hoe ziet jouw werkdag eruit?
  • Hoe ervaar je de nieuwe manier van werken?
  • Welke tools gebruik je?
  • Wat heb je nodig om nog fijner te kunnen (samen)werken?
  • Zijn er bepaalde dingen die je niet snapt of mist?
  • Heb je nog wensen en/of feedback?

Van inzicht naar online adoptieplan

Op basis van de online interviews bepaal je je online adoptieplan. Adoptie kun je eenvoudig via Microsoft Teams op afstand faciliteren. Afhankelijk van het kennisniveau en de wensen van de gebruikers kijk je wat de verschillende gebruikers binnen je organisatie nodig hebben om prettig(er) en slim(mer) met Microsoft Teams te kunnen werken. Dit is vaak voor 75% voor iedere organisatie identiek en voor 25% maatwerk. Kijk dan ook goed wat de gebruikers binnen jouw organisatie nodig hebben.

Online trainingen mogen in je aanpak niet ontbreken. Het is belangrijk om de verschillende type gebruikers via online (live) trainingen bekend te maken met de mogelijkheden van Microsoft Teams voor hun dagelijkse werkzaamheden. Door het bieden van goede online begeleiding haal je eventuele weerstand weg en maak je gebruikers enthousiast(er) over Microsoft Teams. Daarnaast kunnen de volgende onderdelen een bijdrage leveren aan de verdere adoptie van Microsoft Teams:

  • Online workshops
  • Quick reference cards
  • Handleidingen
  • Skilled expertdesk
  • Instructievideo’s
  • Delen van tips & tricks via intranet

En binnen een Team in Microsoft Teams kunnen deze onderdelen worden ingezet om bij te dragen aan een goede adoptie:

  • FAQ
  • Online vragenuurtje
  • Een adoptie Team met de kanalen:
    • Stel jezelf voor
    • Stel een vraag
    • Ideeënbus

Werk met een team van key users die in bovenstaand Team deelnemen om veel vragen te beantwoorden. De key users hebben ook de taak “To lead by example”. Zo reageren ze op bijvoorbeeld op berichten van collega’s door een antwoord te sturen via Teams Chat, maken ze het Team aantrekkelijk en stellen huisregels op (wel of geen emoji’s).

Een belangrijke boodschap aan key users is: Hou vol. Een goede adoptie lukt je niet in een week…

Feedback vragen en adoptieplan aanscherpen

Zonder een goede begeleiding is het voor gebruikers onmogelijk om het maximale uit Microsoft Teams te halen. Vraag dan ook regelmatig om feedback aan je gebruikers tijdens het adoptietraject. Hoe ervaren zij de (online) trainingen en adoptiematerialen? Voldoen deze aan de wensen of is aanpassing nodig?

Wanneer is de adoptie van Microsoft Teams geslaagd?

Ook voor adoptie geldt meten is weten. Bepaal vooraf wat je KPI’s zijn, voer een nulmeting uit en monitor de vastgestelde KPI’s. Microsoft biedt hiervoor ook handige tooling, zoals Microsoft 365 Usage Analytics voor Teams.

Maar vergeet ook vooral niet om het sentiment binnen je organisatie te meten. Adoptie draait immers om de gebruikers. Zijn de gebruikers tevreden en werken ze prettig(er) met Microsoft Teams? Of is er nog weerstand en/of is er extra ondersteuning gewenst?

Voor mij is een adoptie & change management traject geslaagd als gebruikers snappen waarom een organisatie voor bijvoorbeeld Microsoft Teams heeft gekozen en de gebruiker er handig en met plezier mee kan werken. Als er aan het einde van de adoptiereis geen weerstand meer is, dan is mijn missie geslaagd!

Voordelen korte en lange termijn

Het is natuurlijk fijn als de productiviteit en werkplezier van Microsoft Teams gebruikers op korte termijn significant verbeteren. Daar profiteer je niet alleen nu, maar ook op de lange termijn als organisatie van. Daarnaast is een goed (online) adoptieplan voor Microsoft Teams een mooie aanvulling op je onboarding proces voor nieuwe medewerkers.

Direct meer weten?

Wil je weten hoe we samen met jou ervoor kunnen zorgen dat je gebruikers het maximale uit Microsoft Teams halen? Laat het ons weten!

Meer informatie

Meer inspiratie
Microsoft Teams blijft continu in ontwikkeling. We hebben de belangrijkste updates voor het eerste kwartaal van 2020 voor je op een rij gezet.Lees meer ›
De corona-tijd biedt je organisatie naast (extreme) uitdagingen ook nieuwe inzichten. Eén ding is duidelijk, er gaat voor iedere organisatie van alles veranderen. Jouw ICT-strategie wordt belangrijker dan ooit tevoren. Hoe ga jij jouw organisatie met ICT een nieuwe boost geven?Lees meer ›
Microsoft To-Do is onderdeel van Office 365 en biedt je meer grip en overzicht op al je acties en taken. Het mooie aan Microsoft To-Do is de integratie met Outlook en Planner.Lees meer ›