Nieuw in Microsoft Teams: september 2020 update

Het gebruik van Microsoft Teams is door de coronacrisis flink toegenomen. Het biedt gebruikers een online platform voor samenwerken, vergaderen, bellen en chatten. We geven je in deze blog een update van de nieuwe mogelijkheden.

Microsoft Lists

We zijn erg enthousiast over de mogelijkheden van Microsoft Lists. Het helpt je om nog prettiger en slimmer met jouw team samen te werken. Je weet precies wat er binnen jouw team speelt, wat er van jou wordt verwacht en wat de procesvoortgang is.

Deze nieuwe Microsoft 365 app voeg je eenvoudig als tab toe aan Microsoft Teams. Ga naar de tabs en druk op het ‘+’. Selecteer vervolgens Microsoft Lists. Je kunt ervoor kiezen om een nieuwe lijst of een bestaande lijst toe te voegen. Ook kun je gebruikmaken van een template.

Op dit moment biedt Microsoft Lists de volgende templates: Issue Tracker, Employee onboarding, Event Itenerary, Asset manager, Recruitment tracker, Travel requests, Work progress tracker, Content scheduler, Incidents, Patients en Loans.

Microsoft Lists
Microsoft Lists – Work progress tracker

Power Automate

Power Automate werkt naadloos samen met Microsoft Teams. Het helpt je op een eenvoudige, lowcode manier om processen te automatiseren. We hebben een aantal ideeën voor je op een rij gezet.

  1. Bij het aanmaken van een teamlid direct een welkomstboodschap naar het nieuwe teamlid versturen.
  2. Direct vanuit een chat een nieuwe klantkaart in CRM aanmaken voor een lead / nieuwe klant.
  3. Vanuit een chat direct een taak voor jezelf aanmaken.

Onze consultants zijn dagelijks bezig met procesautomatisering, van processen in Microsoft Teams tot aan de inzet van robotic process automation. Wil je meer weten over de mogelijkheden voor jouw Microsoft Teams omgeving en/of organisatie? Laat het me weten!

Spotlight

In de komende maanden wordt Microsoft Teams uitgebreid met Spotlight. Met deze nieuwe functionaliteit kunnen organisatoren van een vergadering hun video als belangrijkste weergave voor alle deelnemers vergrendelen.

Microsoft Teams – Spotlight

Realtime aanwezigheid

Microsoft Teams laat nu precies zien (zonder vertraging) wat jouw huidige status is, zodat anderen precies weten wanneer ze contact met je op kunnen nemen.

Visio in Microsoft Teams

Het is nu mogelijk om voor Visio een tabblad aan een kanaal in Microsoft Teams toe te voegen. Alle teamleden kunnen de Visio stroomdiagrammen raadplegen. Echter, alleen teamleden met een Visio Plan 1 of Plan 2 abonnement kunnen de stroomdiagrammen ook bewerken.

Visio in Microsoft Teams

Microsoft Whiteboard in Microsoft Teams

We zijn inmiddels gewend om actief op afstand samen te werken. Microsoft Whiteboard biedt je een mooi hulpmiddel ter ondersteuning van teammeetings, brainstormsessies of het maken van nieuwe plannen. Ik vind het nog steeds fijn om met geeltjes / post-its te werken. Microsoft Whiteboard bevat ‘sticky notes’. Hiermee kun je eenvoudig op afstand een actieve brainstormsessie of geeltjessessie houden!

Microsoft Teams – Microsoft Whiteboard

Sneltoetsen voor Microsoft Teams

Veel Office gebruikers maken iedere dag gebruik van sneltoetsen. Ook Microsoft Teams biedt diverse sneltoetsen waarmee je (nog!) sneller en efficiënter kunt werken. Deze sneltoetsen gebruik ik dagelijks:

  • Ctrl+E: Ga direct naar de zoekbalk
  • Ctrl+N: Begin een nieuw gesprek
  • Ctrl+4: Ga rechtstreeks naar je agenda
  • Ctrl+6: Open bestanden

Een compleet overzicht vind je op de support website van Microsoft.

Automatisch beantwoorden van berichten

Binnen Microsoft Teams wordt er steeds meer gebruikgemaakt van kunstmatige intelligentie. Ook in berichten wordt deze technologie toegepast. Vanaf deze maand wordt deze functionaliteit uitgerold. Op basis van een vorig bericht doet Microsoft Teams drie suggesties om een bericht in 1 klik te beantwoorden.

Microsoft Teams – automatisch bericht beantwoorden

Reflect extensie voor berichten

Deze extensie biedt managers, directieleden en docenten een handig hulpmiddel om het sentiment onder medewerkers, docenten en studenten te toetsen. Hierbij kun je denken aan:

  • Balans werk/privé
  • Projectvoortgang
  • Organisatorische veranderingen
  • Werkdruk

Deze extensie kunnen IT beheerders via GitHub aan hun Microsoft Teams omgeving toevoegen.
Mocht je daarbij hulp willen, laat het ons weten! We helpen je graag verder.

Teamviewer integratie

De integratiemogelijkheden van Microsoft Teams zijn uitgebreid voor Teamviewer. Met Teamviewer kun je op een veilige manier op afstand toegang krijgen tot Microsoft Teams. Hiermee kunnen beheerders gebruikers op afstand ondersteuning bieden en/of problemen oplossen.

Taken beheren in Teams

In onze laatste Microsoft 365 update hadden we al aangekondigd dat Microsoft de Planner app in Microsoft Teams door Tasks vervangt. Tasks geeft je 1 overzicht van al jouw (toegekende) taken in Microsoft To Do, Planner en Outlook. De komende maanden wordt Tasks voor desktop gebruik uitgerold. De mobiele app komt pas na deze uitrol beschikbaar.

Break-out rooms

Microsoft is op dit moment de eerder aangekondigde virtuele break-out rooms in preview aan het uitrollen. De verwachting is dat deze nieuwe optie in oktober in public preview komst.

Hoe werkt deze nieuwe vergaderoptie? Een organisator van een Teams vergadering zal een nieuwe optie krijgen om diverse break-out rooms (1-50) in Teams (video of audio gesprekken) aan te maken. Een break-out room is een online sub-vergaderruimte. Je kunt tijdens een online vergadering, les of evenement de groep in kleinere groepjes opdelen voor bijvoorbeeld:

  • Brainstormsessies
  • Kennissessies
  • Interactieve opdrachten
  • Instructie in kleine groepen

Deelnemers kunnen automatisch of handmatig aan deze break-out sessies worden toegevoegd. Als de break-out sessies zijn afgerond, dan worden deelnemers gevraagd om de break-out room te verlaten. Alle deelnemers kunnen weer deelnemen aan de gezamenlijke Teams meeting.

Nieuwe vergadermogelijkheden

In onze vorige Microsoft Teams update hebben we uitgebreid de nieuwe vergadermogelijkheden toegelicht. De nieuwe vergadermodus is uitgerold voor alle gebruikers wereldwijd. Heb je nog niet de nieuwe modus? Deze kun je deze activeren via de instellingen van de Microsoft Teams client. Vanaf oktober wordt dit de standaard en default aan Teams toegevoegd.

Microsoft Teams – Activeren nieuwe Teams meeting experience

Live reacties

Laat de andere leden van de vergadering weten wat je van een topic vindt, zonder gebruik te maken van jouw stem. Verstuur een hartje, applaudisseer of duimpje omhoog! De uitrol is voor deze maand aangekondigd.

Wat kunnen we de volgende maanden verwachten?

  • Het delen van Microsoft Teams bestanden via een URL.
  • Android On-Demand Chat vertaling.
  • Nieuwe lobby functionaliteit (alleen de organisator kan de vergadering direct bijwonen; de rest wacht in de lobby)
  • Hard audio mute; organisator kan een of meerdere deelnemers dempen, zonder dat zij zichzelf weer kunnen activeren.

Direct meer weten?

Wil je meer weten over de nieuwe mogelijkheden van Microsoft Teams? Laat het me weten. Je kunt me bereiken per e-mail daniel.giessenburg@advantive.nl of via telefoonnummer +31 6 15545675.

Meer inspiratie
Helaas worden bedrijven steeds meer geconfronteerd met cybercrime. Wachtwoordaanvallen (password spraying attacks) zijn hier een voorbeeld van. Wat is het precies en hoe bescherm je je organisatie tegen deze bedreiging van buitenaf? Onze collega Stefan Peters legt het je in deze blog uit.Lees meer ›
Advantive ondersteunt organisaties bij het (verder) digitaliseren van bedrijfsprocessen en workflows. We hebben de 4 belangrijkste voordelen voor je op een rij gezet.Lees meer ›
Windows Autopilot is een stabiel hulpmiddel die de uitrol van nieuwe werkplekken vereenvoudigt. Advantive deelt de mogelijkheden en voordelen met je.Lees meer ›