Vijf redenen om Office 365 beheer uit te besteden

Office 365 vormt de basis van de moderne werkplek en wordt iedere dag flink op de proef gesteld. Er wordt hard mee gewerkt en veel van verwacht. Denk aan security, gebruikersgemak, betrouwbaarheid en integratie. Daarnaast breidt Microsoft continu de functionaliteit uit. Dit vraagt om goed beheer, onderhoud en specifieke expertise. Steeds vaker wordt er dan ook voor gekozen om Office 365 beheer uit te besteden. Maar wat zijn hiervoor nu de belangrijkste redenen?

1. In een keer juist, telkens weer

De sleutel tot een succesvolle Office 365 omgeving begint bij de juiste configuratie. Een Office 365 omgeving is voortdurend aan verandering onderhevig. Dat maakt het beheer nog complexer. Een verkeerde instelling of het niet tijdig adopteren van nieuwe functionaliteit zorgt voor risico’s op het gebied van functionaliteit, beschikbaarheid, veiligheid en performance. Calamiteiten zijn moeilijk te voorspellen. Voor het accuraat oplossen ervan is brede technische kennis noodzakelijk.

2. Office 365 beheer

Met de komst van Microsoft Office 365 ben je als beheerder genoodzaakt om ondersteuning te bieden op de laatste versie én op de hoogte te zijn van alle wijzigingen. De uitdaging is te weten wat de impact van een geplande wijziging op je Office 365 omgeving is. Dit is een van de grootste verschillen met het beheer van een on-premises omgeving. Office 365 beheer vraagt om een andere aanpak. Bovendien vraagt het ook om continue communicatie naar gebruikers over de nieuwe mogelijkheden in Office 365 en hoe deze succesvol in te zetten.

3. Adoptie Office 365 vergroten

Office 365 heeft enorm veel functionaliteit in zich. Iedere maand introduceert Microsoft nieuwe Office 365 mogelijkheden. Voor gebruikers natuurlijk bijzonder prettig. Het risico bestaat wel dat de functionaliteit verkeerd wordt ingezet. Slechte ervaringen dragen niet bij aan de adoptie van nieuwe technologie. Met als gevolg een negatief sentiment over Office 365 binnen je organisatie. Maak op voorhand afspraken hoe en welke functionaliteit gaat worden gebruikt. Laat dit door een professional begeleiden, dit om adoptie te drijven en geen tijd te verspillen.

4. Optelsom: Office 365 en integratie

Routinematige taken, zoals het toevoegen van een gebruiker, of een meer gecompliceerde taak, zoals het implementeren van nieuwe functionaliteit, vormen een tijdrovende uitdaging. Deze zijn van grote invloed op de gebruiker(s). Verstoringen hebben direct invloed op de onderliggende business case.
Office 365 is een platform dat te integreren is met andere applicaties, zoals CRM en HRM. Dit levert je een enorme efficiencyslag op. Door een verdergaande integratie neemt de kans op fouten af en neemt je beveiliging verder toe. Denk als voorbeeld aan het koppelen met een HR-systeem waar gebruikers automatisch rechten krijgen of ontnomen worden bij het in dienst treden of uit dienst gaan. Dit vraagt wel om adequaat applicatiebeheer.

5. Opleidingskosten

In een snel veranderende 24 uurseconomie is juiste training en ondersteuning noodzakelijk. Het is (vrijwel) onmogelijk om in de breedte en diepte alle benodigde Office 365 kennis in je organisatie beschikbaar te hebben.

De kosten voor trainingen zijn aanzienlijk, vaak onvoorzien en is op basis van de beheersdruk lastig tijd voor vrij te maken. Voor beheer geldt één is geen, waardoor alle kennis minimaal bij twee beheerders aanwezig moet zijn. Dit leidt in combinatie met de ‘war on talent’ resulteert in hoge(re) kosten en een groter risico. Het is van belang de juiste keuzes te maken en keuzes te maken waar (beperkte) middelen worden geïnvesteerd.

Creëer jij een win-win situatie voor jouw organisatie?

Ook al verkeert jouw Office 365 in een goede conditie, toch kan het voorkomen dat je zo nu en dan kennis of handen tekortkomt. Steeds meer van onze klanten maken graag hun handen vrij om innovatiekracht door te voeren en een moderne werkplek aan te bieden. Dit maakt de organisatie aantrekkelijker voor collega’s en talent. Tijdrovende werkzaamheden, zoals het juist beheren van de Office 365 omgeving besteden zij liever uit, hetgeen resulteert in een win-win.

REACTIES

Nog geen reacties

Je e-mailadres wordt niet gepubliceerd

Meer inspiratie

<
>

Azure Information Protection

In deze blog maak je kennis met Azure Information Protection en lees je hoe je Office 365 documenten met gevoelige informatie beter kunt beveiligen.

Lees meer >

Office 365 security tips

Met enkele aanpassingen van de standaard ingebouwde security opties in Office 365 kun je een betere beveiligingsgraad realiseren. In deze blog geef ik security tips voor Office 365.

Lees meer >

Ransomware voorkomen

Met de ransomware-aanval WannaCry wordt het gevaar van ransomware meer dan duidelijk. Hoe kun je nu voorkomen dat jouw IT-omgeving wordt besmet?

Lees meer >