25 januari 2017

Microsoft Office 365: voor- en nadelen van verschillende softwareversies in de Cloud

Met de komst van mobile en de Cloud is de complexiteit van IT-omgevingen significant toegenomen. Outlook in Office 365 werkt voor gebruikers vaak fantastisch, maar soms ook niet. Zit iedereen op dezelfde versie en wat betekent dit voor de gebruikerservaring en voor het beheer? In deze blog ga ik dieper in op de complexiteit van Office 365 en wat je organisatie van verschillende Office 365 versies kan merken en hoe je hier slim mee om kunt gaan.

Grip op ICT

Nog maar kort geleden had ieder bedrijf een server in een serverruimte staan en een laptop of werkstation op het bureau. De systeembeheerder was de alwetende ICT-goeroe die alles wist van deze configuratie. Hij had het immers ook vaak zelf mee geconfigureerd en gebouwd.

Met de komst van smartphones en andere mobile devices werden de configuraties complexer. De diversiteit van hardware en software nam toe. Door toewijding en hard werken van het ICT-personeel was het nog mogelijk om alles werkend te krijgen. Omdat de data op een interne server stond, bleef alles nog redelijk overzichtelijk en vaak gestandaardiseerd. Daarmee werd het aanbod aan devices beperkt gehouden.

Naar de Cloud

Bijna parallel hiermee begonnen grote softwarebedrijven Cloud-oplossingen te ontwikkelen. Gebruikers werden daarnaast steeds creatiever in het realiseren van hun ICT-wensen. Denk aan het meenemen van bedrijfsdata op een USB-stick en het delen van bestanden via bijvoorbeeld Dropbox of SugarSync. Er ontstond een wildgroei aan online storage voor data-opslag.

Komst van Microsoft Office 365

Inmiddels is Microsoft Office 365 breed geaccepteerd en wordt bedrijfsdata gecontroleerd gedeeld met andere bedrijven. E-mail of fileserver data is verhuisd van de servers in de computerruimte naar de servers van Microsoft in de Cloud. Het klinkt als een wonder, dat al die mooie functionaliteiten zomaar toegankelijk zijn. Maar ondanks dat wil ik laten zien dat de complexiteit die daar onder zit enorm is toegenomen.

Verschillende softwareversies Microsoft Office 365

Een mooi voorbeeld hiervan is dat twee jaar geleden in de Nederlandse mailbox van Exchange 2013 een Agenda per abuis vertaald was naar ´kalender´. Gedurende deze periode kwam het regelmatig voor dat gebruikers van Office 365 soms een agenda folder hadden en soms weer een kalender afhankelijk van de softwareversie van de Exchange server waar de mailbox gehost was.

Destijds hadden we bij Advantive met een Powershell script geïnventariseerd op welke servers de mailboxen werden gehost in Office 365. Daarbij werd geïnventariseerd welke locatie de mailbox gehost werd  en wat de Exchange softwareversie was. Daaruit bleek dat er mailboxen in Dublin, Amsterdam, Wenen en Helsinki werden gehost:

UPN;Servername;Date;AdminVersion
username@advantive.nl;AM3;20160820;v3
username@advantive.nl;DB2;20160720;v2
username@advantive.nl;HI3;20160320;v2

De mailboxen werden regelmatig verplaatst tussen servers op dezelfde locatie of tussen de locaties onderling. Het was daarbij opvallend, dat de softwareversies van de Exchange servers steeds werden verhoogd. Dit is natuurlijk technisch niet echt een verrassing, maar toch maakt het twee zaken duidelijk:

  1. De data wordt niet meer bewaard op een enkele locatie, maar verspreid over de Europese datacenters.
  2. Door de diversiteit van softwareversies neemt de complexiteit toe.
Advantive Office 365 Exchange Online
Verschillende versies Office 365 / Exchange Online binnen een tenant

Voordeel: hoge beschikbaarheid Office 365

Een groot voordeel hierbij is dat de beschikbaarheid van Office 365 zeer hoog is door de scheiding van de mailboxen over de verschillende datacenters. Een ander voordeel kan zijn dat je gefaseerd op nieuwere versies van de software komt zonder dat je daar iets voor hoeft te doen.

Nadeel: verschillende locaties en versies Office 365

Een nadeel is dat doordat je de mailboxen op verschillende locaties en verschillende softwareversies hebt draaien deze ook andere functionaliteiten kunnen bevatten en eventueel anders kunnen reageren. Het kan dus zijn dat een gebruiker andere (nieuwere) functionaliteiten wel al kan gebruiken en andere gebruikers niet. Dit kan verwarring oproepen bij gebruikers, maar ook bij beheerders.

Het testen van nieuwe functionaliteit kan dus ingewikkelder worden als je niet weet of het voor de testgebruikers wel zou moeten werken of dat deze software nog niet up-to-date is. Ook kun je issues krijgen, die zich voordoen bij maar een deel van de gebruikers.

Advantive Office 365 locaties datacenter
Office 365 versies en locaties datacenter wijzigen regelmatig

Office 365 softwareversies in de praktijk

Wij begrijpen nu dat Microsoft niet aangeeft wanneer exact nieuwe functionaliteit beschikbaar komt, omdat ze dit over al hun datacenters geleidelijk moeten uitrollen. Is dit een nadeel? Ja, wat ons betreft wel. Hier moet je als gebruiker(s) en als beheerder wel degelijk rekening mee houden. Weegt dit nadeel op tegen de voordelen van Office 365? Nee, als je dit eenmaal weet kun je er redelijk goed mee omgaan.

REACTIES

Nog geen reacties

Je e-mailadres wordt niet gepubliceerd

Meer inspiratie
<
>
Verschillende Office 365 versies binnen 1 tenant beïnvloeden gebruikerservaring en beheer. Wat betekent dit voor jouw organisatie?Lees meer >
Skype for Business maakt de belofte van slimmer (samen)werken echt waar. In deze blog delen we de mogelijkheden met je.Lees meer >
Je wilt maximale flexibiliteit, schaalbaarheid en grip op je licentiekosten. Advantive biedt je Microsoft licenties in een flexibel, maandelijks abonnement. Lees meer >