31 maart 2018

Alles wat je moet weten over Office 365 back-up

Wereld Back-up Dag, een mooie dag om stil te staan bij het maken van een back-up van jouw Office 365. Hoe vaak back-up je jouw gegevens? Zijn jouw gegevens veilig in Office 365 bij eventueel verlies? We geven je advies en tips voor Office 365 back-up.

Back-up filosofie Microsoft

In het Microsoft Trust Center spreekt Microsoft over service continuïteit en het voorkomen van gegevensverlies, waarbij ze alleen verantwoordelijk zijn voor hun service en de toegankelijkheid van data. Waar ze niet verantwoordelijk voor zijn, is het back-uppen van data van individuele klanten, zoals e-mails, sites en bestanden. De filosofie van Microsoft hierachter is dat als de data consistent is er in combinatie met onderstaande mogelijkheden een back-up niet meer nodig is.

Standaard back-up opties voor Office 365

Afhankelijk van het abonnement wat er is afgesloten, biedt Microsoft je standaard twee opties waarmee je je data op een andere manier veilig kunt stellen. Let wel: dit is géén back-up. Deze twee opties zijn aanwezig in het Enterprise plan van Office 365:

  1. Litigation hold: Met deze optie kun je een bewaarbeleid opstellen. Alle data die wordt gewijzigd, wordt inclusief versiebeheer opgeslagen en kan worden gebruikt voor bijvoorbeeld juridische issues. Ook kan deze optie worden gebruikt om een langere tijd terug te kunnen in je bestanden. Deze optie is ongelimiteerd in te stellen en is vooralsnog zonder extra kosten.
  2. Retention policy: Binnen het Office 365 Security & Compliance Center kunnen voor bepaalde type bestanden, zoals diploma’s, boekhouding en cv’s, een bewaartermijn worden ingesteld.

Herstellen van verwijderde e-mail

Het is voor een gebruiker mogelijk om een permanent verwijderde e-mail terug te halen als de bewaarperiode nog niet is verlopen. Als beheerder kun je opgeven hoe lang items in de map ‘Herstelbare items’ beschikbaar zijn voor herstel.

Standaard worden alle items verwijderd, die zich 30 dagen in de map ‘Verwijderde items’ van een gebruiker bevinden. Er is ook nog een ander beleid, waarmee gebruikers items in de map ‘Herstelbare items’ kunnen herstellen voor nog eens 14 dagen. Na deze 14 dagen is het echter niet mogelijk om items met de standaardinstellingen te herstellen. Je kunt deze instellingen aanpassen.

Een SharePoint Online bestand (per ongeluk) verwijderen

Wanneer je een bestand verwijdert in SharePoint Online of OneDrive, dan verdwijnt het direct naar de prullenbak. Het bestand is dan visueel niet meer zichtbaar, tenzij je naar de prullenbak gaat. Het bestand blijft 93 dagen beschikbaar in de prullenbak. Mocht je voor die tijd je prullenbak leegmaken, dan gaat het bestand naar de tweede prullenbak. Als de 93 dagen om zijn, dan verdwijnt het bestand voorgoed. Het maakt niet uit of het in de eerste of tweede prullenbak zat. Als het prullenbak quotum eerder wordt bereikt, dan wordt standaard het oudste bestand verwijderd uit de prullenbak. Mochten er volledige sites of siteverzamelingen verwijderd worden, dan worden deze ook voor 93 dagen bewaard in de prullenbak.

Versiebeheer in SharePoint Online

Het is verstandig om na te denken of en hoe je versiebeheer binnen SharePoint Online wilt gebruiken. Met versiebeheer is het voor individuele bestanden mogelijk om makkelijk naar een van de vorige opgeslagen versies terug te gaan. De versie direct bekijken waarna je kunt bepalen of dit de juiste versie is die je wilt herstellen.

Restore bij calamiteiten voor SharePoint Online

Microsoft heeft een back-up ingeregeld voor calamiteiten: disaster recovery. Er wordt iedere 12 uur een back-up gemaakt voor een periode van 14 dagen. Deze restores zijn aan te vragen bij Microsoft Support. Hierbij wordt dan een volledige sitecollectie hersteld. Deze restore wordt direct teruggezet op de originele locatie.

Een goede back-upstrategie voor Office 365

Wanneer je een Office 365 abonnement afsluit, dan is er standaard het volgende geactiveerd:

  • 1ste en 2e prullenbak in SharePoint Online.
  • Verwijderde e-mail herstellen via de prullenbak.

Indien dit niet voldoende is, dan dien je zelf Litigation hold en/of Retention policy’s te bepalen en deze in te stellen. Doe dit zo snel mogelijk. Dan weet je zeker dat je back-up goed geregeld is, mocht er een keer iets fout gaan.

Er zijn ook nog third-party tools die mogelijkheden bieden voor Office 365 back-up en restore. In de praktijk blijkt dat gebruikers met een goede inrichting van Office 365 vaak voldoende hebben aan de opties binnen Office 365.

Advies voor Office 365 back-up

Ons advies is om te starten met een design voor de back-up van Office 365. Dit design bestaat uit de volgende onderdelen:

  • Zet op papier wat je nodig hebt.
  • Bepaal het doel en de inrichting van de back-up.
  • Bepaal hoe lang je je data wilt bewaren en hoe je het wilt herstellen.
  • Stel procedures en regels op voor in- en uitdiensttreding van medewerkers.
  • Spreek af wie waarvoor verantwoordelijk is.
  • Controleer regelmatig of de vastgestelde back-up policy nog volstaat. Dit omdat er regelmatig nieuwe Office 365 functionaliteiten worden toegevoegd.

Het is voornamelijk een papieren acquisitie. Is je design helder en heb je duidelijke afspraken gemaakt met collega’s en medewerkers? Stel dan de Office 365 back-up in en zorg dat er geen belangrijke gegevens meer verloren gaan.

Office 365 back-up uitbesteden

Office 365 vraagt om een nieuwe beheeraanpak. Alles moet simpelweg in orde zijn om prettig en veilig te kunnen werken. Ook brengt Microsoft continu nieuwe features en updates uit. Het beheer van Office 365 is dan ook complex. Het vraagt om up-to-date kennis. Ook voor het maken van een back-up. Mocht je de Office 365 back-up willen uitbesteden, dan kunnen onze collega’s van managed services je hierbij ondersteunen.

Meer informatie

Meer inspiratie
<
>
In deze blog wordt uitgelegd hoe je doorzoekbare PDF's in Office 365 en SharePoint maakt met Aquaforest Searchlight software.Lees meer >
Studeren en doceren gebeurt steeds meer hybride: op locatie en online. Hoe organiseer je met Skype communicatie 2.0 in het onderwijs?Lees meer >
Security in Office 365 is vrij complex. Met Secure Score kun je zien wat jouw beveiligingsniveau is en wat je kunt doen om de beveiliging te verbeteren.Lees meer >