SharePoint migratie stappenplan

SharePoint biedt je organisatie een stevig fundament voor Microsoft Teams, intranetten, documentmanagement- en contentmanagementsystemen. Veel bedrijven werken dan ook al geruime tijd met SharePoint. Vanwege de rijke functionaliteit kiezen steeds meer bedrijven om over te stappen naar Modern SharePoint / SharePoint Online. In deze blog delen we onze aanpak en een stappenplan voor een SharePoint migratie.

Stap 1: Inventarisatie

Iedere SharePoint migratie start met een inventarisatie. We brengen het volgende in kaart:

  • Huidige omgeving
    o Aantal sites
    o Aantal gebruikers
    o Aantal bestanden
    o Structuur van de omgeving
    o Lijsttypes
    o Maatwerk
  • Procesinrichting
  • Huisstijl / styling
  • Type migratie (on prem naar online, tenant to tenant, etc.)
  • Doel van de migratie

Stap 2: Design

Onze design aanpak is gebaseerd op ‘design with the end in mind’. We starten met het ophalen van de business requirements via workshops samen met eindgebruikers en matchen deze met de ICT-strategie van je organisatie. Onze bevindingen toetsen we en verwerken we vervolgen uit in een informatiearchitectuur. Hierin staan zaken, zoals:

  • Wat doen we met oude data? Archiveren, opruimen of migreren?
  • Hoe bouwen we een wasstraat, die ook zorgt voor het verrijken van de data met classificatie en labeling?
  • Wat is een logische indeling voor de nieuwe omgeving?
  • Mogen medewerkers bestanden extern delen of juist niet?
  • Welke rechten krijgen gebruikers(groepen) toegekend?
  • Hoe gaan we om met vertrouwelijke documenten?
  • Op welke manier richten we de back-up en restore in?
  • Hoe passen we classificatie, data protectie en labeling toe op de documenten?
  • Hoe maken we documenten vindbaar?
  • Wat is de gewenste navigatiestructuur?

Vervolgens definiëren we de gewenste security baseline en maken we het functioneel en technisch design.

Stap 3: Inrichting nieuwe omgeving

Op basis van het design wordt de nieuwe omgeving ingericht. Hierbij zorgen we de juiste configuratie van de security settings in zowel SharePoint als in Office 365. We passen styling (huisstijl, kleuren) toe op de nieuwe omgeving. De basis staat voor de daadwerkelijke migratie.

Stap 4: Adoptie

Voor iedere migratie geldt dat deze pas slaagt als de medewerkers enthousiast over de nieuwe mogelijkheden. Een adoptiestrategie mag dan ook niet ontbreken. We starten voor de migratiefase dan ook met het geven van adoptie workshops. In deze workshops laten we zien hoe hun input in het nieuwe design (zie design fase) is verwerkt, wat de nieuwe manier van werken wordt en wat er van gebruikers wordt verwacht. Nadruk ligt op hoe we met de nieuwe omgeving de dagelijkse werkzaamheden leuker en simpeler maken.

Stap 5: Migratie

De migratiefase starten we met het bouwen van een migratiestraat. We maken een blauwdruk voor de eerste afdeling die we gaan migreren en starten met een pilot. We dragen zorg voor de migratie en begeleiden de testfase. Op basis van de eerste ervaringen scherpen we onze migratieaanpak verder aan en bereiden we de organisatie voor op de daadwerkelijke migratie. We zorgen voor een geruisloze migratie met minimale impact op de gebruikers. Uiteraard zijn we bij de livegang onsite aanwezig voor vragen en ondersteuning.

Stap 6: Beheer

Vanaf de inrichting van de nieuwe omgeving zorgen onze managed services collega’s voor optimaal beheer. We maken een vertaalslag van de strategische doelstellingen van een klant naar de inzet van SharePoint Online / Modern SharePoint. Dit doen we op basis van het volgende stappenplan:

  1. Kennismaking expertdesk
  2. Review en aanpassen huidige documentatie
  3. Organisatorische afspraken (o.a. SLA, DAP en communicatiematrix)
  4. Inrichten monitoring omgeving (24*7)
  5. Inrichten security center (24*7)
  6. Het in beheer nemen van de omgeving
  7. Maandelijks bespreken SLA, updates, adoptie en roadmap

Direct meer weten?

Ben je van plan om over te stappen naar SharePoint Online? Heb je vragen of ondersteuning nodig? Laat het ons weten!

Meer informatie

Meer inspiratie
Digitale transformatie brengt IT-veranderingen met zich mee. Neveneffect is shadow IT binnen je organisatie. Met IT-trainingen kun je shadow IT beperken.Lees meer ›
Met Microsoft PowerShell kun je scripts maken en complexe handelingen automatiseren. In deze blog maak je kennis met het maken van scripts en de voordelen.Lees meer ›
Wij vinden het belangrijk, dat je als organisatie kiest voor de licentievorm die bij je past. Met de Microsoft cloud licentie checklist kun je dit zelf bepalen.Lees meer ›