27 juni 2017

SharePoint Online update: vijf nieuwe mogelijkheden

Voor veel organisaties is migreren naar de Cloud op dit moment de meest vanzelfsprekende keuze. Meer dan de helft van de SharePoint licenties zijn online. Dit aantal zal de komende jaren alleen maar toenemen. Ook wordt SharePoint Online continu uitgebreid met nieuwe functionaliteit. De switch naar SharePoint Online is dan ook een goede optie. In deze update deel ik vijf mooie, nieuwe SharePoint Online mogelijkheden met je.

1. Overal toegang tot je bestanden via OneDrive for Business

De mogelijkheden van OneDrive for Business zijn enorm uitgebreid. Je kunt nu via OneDrive for Business altijd (online en offline) en via ieder device bij al je bestanden. Dit betekent:

  • Toegang tot je document in SharePoint Team Sites
  • Bestanden op aanvraag beschikbaar, dus geen volledige bibliotheeksynchronisatie meer nodig
  • Vanuit de Windows verkenner en vanuit Mac Finder delen van bestanden
  • Er zijn meer beheermogelijkheden voor delen

Wat ik persoonlijk erg prettig vind, is dat alle documenten in SharePoint zichtbaar zijn zonder dat deze gesynchroniseerd zijn. Downloaden van documenten is niet meer nodig. Dit scheelt dus ruimte op je lokale harde schijf.

Door te dubbel klikken kun je de bestanden downloaden. Op het moment dat de bestanden nog niet lokaal staan, is er al wel een preview aanwezig. Wanneer je een bestand wilt bekijken, dan wordt deze ad-hoc gesynchroniseerd. Daarna kun je dit bestand direct vanuit je verkenner delen. Ook kun je aangeven hoe lang het bestand gedeeld mag blijven.

Voor deze optie heb je Windows 10 nodig.

2. Prominente rol Office 365 Groups

De rol van Office 365 Groups neemt een steeds belangrijkere rol in Office 365 in. Bij het aanmaken van een Office 365 Group, worden ‘onder de motorkap’ diverse Office 365 onderdelen ingesteld. De aanvrager van de desbetreffende Office 365 Group wordt eigenaar van deze onderdelen. Het wordt steeds minder zichtbaar welke onderdelen worden gebruikt. Focus ligt steeds meer op wat je als eindgebruiker nodig hebt om prettig te kunnen werken.

Microsoft maakt steeds meer beheeropties beschikbaar om de groups in goede banen te leiden. Zo kunnen SharePoint Online beheerders steeds meer instellingen op groups doen, zodat de governance gewaarborgd blijft. Ook komen er binnenkort mogelijkheden om de provisioning van Groups aan te passen, zodat deze beter aansluit op je bestaande provisioning proces. Ook heeft Microsoft aangekondigd om alle bestaande siteverzamelingen in een tenant om te gaan zetten (migreren) naar een group.

Groups is onderdeel van elk Office 365 abonnement inclusief de Business Essentials, Premium plannen en Enterprise E1, E3 en E5 plannen.

Wanneer je een Exchange-only plan hebt, heb je wel de beschikking over de gedeelde mailbox en kalender maar krijg je geen SharePoint siteverzameling om de documenten in op te slaan. Ook krijg je geen Planner en andere SharePoint gebaseerde functionaliteiten. Indien je een Yammer-only plan hebt, krijg je alleen een Yammer feed in je Group en geen van de e-mail of SharePoint functies.

3. Samenwerking en communicatie

Microsoft wil met SharePoint een goede oplossing voor samenwerking en communicatie bieden. Functionaliteit voor het maken van formulieren en werkstromen mag dan ook niet ontbreken. Microsoft wil met PowerApps een goede vervanger van InfoPath bieden. Vanaf 2026 ondersteunt Microsoft InfoPath niet meer. Er is geen migratiepad voor InfoPath beschikbaar. Gelukkig krijg je voldoende tijd om over te stappen naar PowerApps.

Met PowerApps kun je, net zoals met InfoPath, formulieren maken. De gemaakte formulieren werken ook direct op je mobiel. Nog niet alle InfoPath mogelijkheden zijn aan PowerApps toegevoegd. De verwachting is, dat dit wel gaat komen. PowerApps zijn splinternieuw en daardoor nog niet heel volwassen. Microsoft biedt via ‘Uservoice’ ondersteuning op bugs of wensen. Mocht je op zoek zijn naar een meer volwassen vervanger van InfoPath kijk dan ook eens op onze Skybow partnerpagina.

Met Microsoft Flow maak je eenvoudig geautomatiseerde werkstromen die eventueel integreren met de PowerApp. Microsoft heeft een aantal templates ontwikkeld, die je direct kunt gebruiken. Je kunt Microsoft Flow breed inzetten: van het automatiseren van goedkeuringsprocessen tot aan het bijhouden van je social media activiteiten.

4. SharePoint Communication Sites

SharePoint Communication Sites biedt je een nieuwe manier om informatie binnen je organisatie te delen. Je kunt het vergelijken met een soort van basis intranet. Het bevat verschillende kant-en-klare lay-outs. Je kunt hierdoor direct aan de slag. De lay-outs zijn op basis van SharePoint Modern pages en automatisch geschikt voor mobiele apparaten. Ook wordt het eenvoudig om deze lay-outs naar je eigen grafische wensen aan te passen.

Dit type site is met name geschikt voor het delen van nieuws, evenementen en beleid / procedures. Het biedt je een prima alternatief voor Wiki Pagina’s.

Het verschil tussen Communication en Team sites is dat een Communication Site niet automatisch een Office 365 Group aanmaakt. Het bevalt wel ingebouwde commentaarmogelijkheden.

Microsoft is op dit moment bezig met het uitrollen van deze functionaliteit.

5. Web parts SharePoint Online uitgebreid

Naast de nieuwe ‘Moderne pagina’s’ is Microsoft ook druk bezig met het uitrollen van ‘Moderne web parts’ voor op deze pagina’s. Hieronder maak kennis met de text en image web parts.

Text

Hier kan vrij een stukje tekst worden ingetypt en worden opgemaakt zoals je bent gewend in Microsoft Word.

SharePoint Online web part text

Image

Met het Image web part kan nu zeer eenvoudig een afbeelding aan een pagina worden toegevoegd. Zodra het web part wordt toegevoegd, kan een bestaande afbeelding worden geselecteerd of een nieuwe afbeelding op SharePoint worden geplaatst. Daarna kan er nog een stukje tekst onder de afbeelding worden getypt. De web part eigenschappen vallen tegen: alleen een alternatieve tekst voor de afbeelding kan hier worden ingegeven.

SharePoint Online web part image

Nog meer…

In een toekomstige blogpost zullen we meer web parts onder de loep nemen en beschrijven.

Communicatie en adoptie

Het is mooi om te zien, dat Microsoft investeert in het continu uitbreiden van de functionaliteit van SharePoint. Echter, dit vraagt ook wel iets van je gebruikers(adoptie). Wanneer je aan de slag wilt met de nieuwe SharePoint mogelijkheden binnen je organisatie besteedt dan aandacht aan je eindgebruikers. Kijk goed wat de nieuwe mogelijkheden voor je adoptie-, informatiebeveiligings- en governance plannen betekenen.

REACTIES

Nog geen reacties

Je e-mailadres wordt niet gepubliceerd

Meer inspiratie
<
>
Wij vinden het belangrijk, dat je als organisatie kiest voor de licentievorm die bij je past. Met de Microsoft cloud licentie checklist kun je dit zelf bepalen.Lees meer >
Binnen iedere organisatie heeft security hoge prioriteit. Deze blog bevat tips om met behulp van Sharegate de beveiliging van SharePoint te vergroten.Lees meer >
Met enkele aanpassingen van de standaard ingebouwde security opties in Office 365 kun je een betere beveiligingsgraad realiseren. Lees meer >