De komst van de cloud brengt nieuwe uitdagingen met zich mee. Na de grote hoos van migraties van on-premises e-mail en SharePoint richting de cloud, zien we steeds meer organisaties die hun Office 365 omgevingen willen samenvoegen. Aanleiding hiervoor zijn bijvoorbeeld een overname, fusie of naamswijziging. Maar hoe pak je dit nu aan? In deze blog deel ik onze ervaringen met tenant-to-tenant migraties.

Voorbereiding

We hebben verschillende soorten tenant-to-tenant migraties uitgevoerd. Onze consultants zijn inmiddels experts op het gebied van migraties van Office 365 naar Office 365, maar ook van Gmail of IBM Notes naar Office 365. Een tenant-to-tenant migratie vraagt om een nog betere voorbereiding dan een on-premises naar de cloud migratie. Veel technische onderdelen in een tenant-to-tenant migratie zijn net even anders als een bestaande Exchange naar Office 365 migratie.

Alhoewel het in eerste instantie allemaal makkelijk lijkt, is een tenant-to-tenant migratie toch erg complex:

• Hoe wordt de nieuwe omgeving opgebouwd?
• Hoe ga je oude en nieuwe gebruikers koppelen?
• Welke tooling ga je gebruiken?
• Wat gaat er mee en wat niet?
• Hoe zorgen we voor een succesvolle gebruikersadoptie van de nieuwe omgeving?

Verwachtingen managen

Allereerst is het belangrijk om in kaart te brengen wat de verwachtingen, doelen en wensen zijn van beide organisaties. We kunnen nog zo’n mooie migratie uitvoeren binnen de gestelde tijd en binnen budget; als we niet aan de verwachtingen voldoen, is het project niet geslaagd. Deze fase in het project vraagt iets meer tijd dan bij een ‘gewone’ migratie, omdat je deze opdracht voor meerdere partijen uitvoert. Het is belangrijk dat beide partijen het plan van aanpak goedkeuren. Heldere afspraken en een goed draaiboek vormen de basis van het succes van de tenant-to-tenant migratie.

Communicatie

Daarnaast is het belangrijk om eindgebruikers voor, tijdens en na het migratieproject goed te informeren over de impact, planning en voortgang van het project. Dit doen we vaak samen met de opdrachtgever. Om de migratie voor eindgebruikers te laten slagen, zijn de volgende plannen nodig:

• Communicatieplan
• Governance plan
• Adoptieplan

Technische uitdagingen

De inrichting en licentiekeuze van de huidige Office 365 tenants kan enorm verschillen. De functionaliteit van Office 365 is rijk, niet ieder bedrijf gebruikt alles. Ook het securityniveau kan per tenant verschillen. In het plan van aanpak geven we dus duidelijk aan welke configuraties gewenst zijn in de nieuwe tenant. In de praktijk kom je de volgende uitdagingen tegen:

• Hoe haal ik de oude verwijzingen uit de oude tenant?
• Wie past de active directory aan?
• Hoe houd ik de oude naam?
• Hoe gaan we migreren naar de nieuwe tenant?
• Wat gebeurt er in tussentijd met e-mail?
• Wat wordt wel en wat wordt niet gemigreerd?
• Wie zorgt ervoor dat we na de migratie een supported systeem hebben bij eventuele issues?
• Hoe voorkomen we dat eindgebruikers in twee systemen gaan werken?

Een succesvolle migratie kan alleen op basis van praktijkervaring, heldere communicatie, de juiste tooling, scripts, de juiste kennis van het projectteam en een gedegen plan van aanpak.

Office 365 tenant to tenant migration: lessons learned

De migratie kan nog zo goed voorbereid zijn; in de praktijk loopt een migratie vaak toch net iets anders. Daarom delen we graag onze lessons learned met je.

• Zorg voor een juiste gebruikerslijst.
• Kijk naar de werkplekken (Windows 7 of 10, VDI, Citrix).
• Kijk naar de Office versies (zijn deze supported voor O365).
• Yammer kan niet worden gemigreerd.
• Microsoft Teams kan gedeeltelijk worden gemigreerd.
• Doe voor de migratie een dry-run.
• Niet alles van SharePoint gaat in een migratie standaard mee (discussion List forms, hidden folders, IBM Notes, MySites User profile).
• Niet alles van Exchange gaat in een migratie standaard mee (uitnodigingen, non-delivery reports (NDRs), mailbox rechten, Microsoft mail retention (MMR) instellingen, gepersonaliseerde categorieën zoals kleurtjes in de agenda).
• Zorg voor projectmedewerkers over de gehele linie met de juiste kennis.

Testen, testen en nog eens testen

Voor iedere migratie is een proefmigratie / dry-run gewenst. Exchange en SharePoint zijn allebei onderdeel van Office 365; toch ziet de migratie-aanpak voor beide oplossingen er anders uit. Iedere migratiefase en -onderdeel testen we dan ook, voordat deze in productie gaat. Dit helpt ons om de uiteindelijke migratie goed te laten verlopen. Testen is cruciaal voor het succes van een Office 365 tenant to tenant migration.

Daadwerkelijke migratie, livegang en beheer

De datum voor livegang stemmen we met onze opdrachtgever af. Alle collega’s staan in de startblokken en werken naar deze datum toe. De livegang is (ook voor ons!) een feestelijk moment. Uiteraard zorgen we dat we bij de opdrachtgever op locatie zijn om op de eerste dag vragen van eindgebruikers te beantwoorden.

Meestal nemen we de nieuwe omgeving ook in beheer. Onze managed services collega’s waarborgen de continuïteit, beveiliging en performance van de nieuwe Office 365 omgeving. Iedere dag zorgen zij ervoor dat eindgebruikers prettig en veilig kunnen werken in hun nieuwe Office 365 omgeving.