Tenant-to-tenant migratie Office 365

Na de grote hoos van migraties van on-premises e-mail en SharePoint richting de cloud, zien we steeds meer organisaties die hun Office 365 omgevingen willen samenvoegen. Aanleiding hiervoor zijn overnames, fusies of naamswijzigingen. Maar hoe pak je dit nu aan? Wat is de beste migratiestrategie, wat zijn de valkuilen en wat moet je wel en vooral niet doen. In deze blog deel ik onze ervaringen met tenant-to-tenant migraties.

Plan

Net als bij alle projecten starten we ook hier met een plan. Voordat we de techniek ingaan stellen we de business requirements vast, zoals de reden van de overname (strategisch of eventueel voor een latere verkoop), de gewenste manier van samenwerken, het voortborduren op een van de huidige tenants of het opnieuw beginnen met een nieuwe naam.

Programmamanager

Het uitvoeren van de technische a naar b migratie is goed te doen mits de randvoorwaarden ingevuld zijn. Het managen aan de klantzijde is zeker zo belangrijk. Het vaststellen van de doelstellingen, planning en de impact op de eindgebruikers en het inzichtelijk maken van de benodigde handleidingen en de te migreren sites en mailboxen. Kortom, één van de belangrijkste taken van een tenant-to-tenant migratie is het managen van de eindgebruiker.

Pas daarna vullen we de techniek in en kijken we naar de eventuele bronsystemen; dat kan Office 365 maar ook Gmail, IBM Notes, Zarafa of iets dergelijks zijn. Een tenant-to-tenant migratie vraagt om een nog betere voorbereiding dan een on-premises naar de cloud migratie. Veel technische onderdelen in een tenant-to-tenant migratie zijn net even anders als een bestaande Exchange naar Office 365 migratie. Alhoewel het in eerste instantie allemaal makkelijk lijkt, is een tenant-to-tenant migratie toch erg complex.

Hoe bouw je de nieuwe omgeving op?

• Aan welke kant van de tafel zit je (de overgenomen of de overnemende partij)?
• Of wil je alleen je tenant naam wijzigen?
• Blijven het separate omgevingen of ga je ze samenvoegen?
• Ga je met je huidige omgeving door of kies je voor een neutrale Office 365 naam?
• Wat doe je bij een eventuele toekomstige verkoop?
• Hoe en wat ga je migreren?
• Hoe koppel je oude en nieuwe gebruikers?
• Welke tooling ga je gebruiken?
• Wat gaat er mee en wat niet?
• Hoe zorgen we voor een succesvolle gebruikersadoptie van de nieuwe omgeving?

Verwachtingen managen

Allereerst is het belangrijk om in kaart te brengen wat de verwachtingen, doelen en wensen zijn van beide organisaties. We kunnen nog zo’n mooie migratie uitvoeren binnen de gestelde tijd en binnen budget; als we niet aan de verwachtingen voldoen, is het project niet geslaagd. Deze fase in het project vraagt iets meer tijd dan bij een ‘gewone’ migratie, omdat je deze opdracht voor meerdere partijen uitvoert. Het is belangrijk dat beide partijen het plan van aanpak goedkeuren. Heldere afspraken en een goed draaiboek vormen de basis van het succes van een tenant-to-tenant migratie.

Communicatie

Daarnaast is het belangrijk om eindgebruikers voor, tijdens en na het migratieproject goed te informeren over de impact, planning en voortgang van het project. Dit doen we vaak samen met de opdrachtgever. Om de migratie voor eindgebruikers te laten slagen, zijn de volgende plannen nodig:

• Communicatieplan
• Governance plan
• Adoptieplan

Technische uitdagingen

De inrichting en licentiekeuze van de huidige Office 365 tenants kan enorm verschillen. De functionaliteit van Office 365 is rijk; niet ieder bedrijf gebruikt alles. Ook het securityniveau kan per tenant verschillen. In het plan van aanpak geven we dus duidelijk aan welke configuraties gewenst zijn in de nieuwe tenant. In de praktijk kom je de volgende uitdagingen tegen:

• Garbage in is garbage out; dus voor de migratie is het tijd om op te ruimen.
• Kan ik licentiekosten minimaliseren?
• Hoe koppel ik gebruikers van meerdere omgevingen aan één tenant?
• Hoe haal ik de oude verwijzingen uit de oude tenant?
• Wie past de active directory aan?
• Hoe houd ik de oude naam?
• Hoe gaan we migreren naar de nieuwe tenant?
• Wat gebeurt er in tussentijd met e-mail?
• Wat wordt wel en wat wordt niet gemigreerd?
• Hoe gaan we Microsoft Teams migreren?
• Hoe betrekken we Microsoft bij de migratie bij eventuele verstoringen?
• Wie zorgt ervoor dat we na de migratie een supported systeem hebben bij eventuele issues?
• Hoe voorkomen we dat eindgebruikers in twee systemen gaan werken?
• Hoe zorgen we ervoor dat de big-bang migratie buiten kantoortijden plaatsvindt?

Een succesvolle migratie kan alleen op basis van praktijkervaring, heldere communicatie, de juiste tooling, scripts, de juiste kennis van het projectteam en een gedegen plan van aanpak plaatsvinden.

Office 365 tenant to tenant migration: lessons learned

De migratie kan nog zo goed voorbereid zijn; in de praktijk loopt een migratie vaak toch net iets anders. Daarom delen we graag onze lessons learned met je.

• Zorg dat de setup ondersteund wordt door Microsoft.
• Zorg voor een juiste gebruikerslijst.
• Kijk naar de werkplekken (Windows 7 of 10, VDI, Citrix).
• Citrix machines met Windows 2008 of 2008 R2 gaan niet werken.
• Kijk naar de Office versies (zijn deze ondersteund voor Office 365).
• Iedereen krijgt een nieuw Outlook profiel dus:
  • Autoaanvullen, kleuren in agenda’s, persoonlijke handtekeningen, etc. gaan niet mee.
• Yammer kan niet worden gemigreerd.
• Microsoft Teams kan gedeeltelijk worden gemigreerd.
• Doe voor de migratie een dry-run.
• Niet alles van SharePoint gaat in een migratie standaard mee (discussion list forms, hidden folders, IBM Notes, MySites User profile).
• Niet alles van Exchange gaat in een migratie standaard mee (uitnodigingen, non-delivery reports (NDRs), mailbox rechten, Microsoft mail retention (MMR) instellingen, gepersonaliseerde categorieën zoals kleurtjes in de agenda).
• Zorg voor projectmedewerkers over de gehele linie met de juiste kennis.

Testen, testen en nog eens testen

Voor iedere migratie is een proefmigratie / dry-run gewenst. Exchange en SharePoint zijn allebei onderdeel van Office 365; toch ziet de migratie-aanpak voor beide oplossingen er anders uit. Iedere migratiefase en -onderdeel testen we dan ook, voordat deze in productie gaat. Dit helpt ons om de uiteindelijke migratie goed te laten verlopen. Testen is cruciaal voor het succes van een Office 365 tenant to tenant migration.

Daadwerkelijke migratie, livegang en beheer

De datum voor livegang stemmen we met onze opdrachtgever af. Alle collega’s staan in de startblokken en werken naar deze datum toe. De migratie vindt meestal plaats in het weekend, zodat de impact op de eindgebruikers minimaal is. De livegang is (ook voor ons!) een feestelijk moment. Uiteraard zorgen we dat we bij de opdrachtgever op locatie zijn om op de eerste dag vragen van eindgebruikers te beantwoorden.

Meestal nemen we de nieuwe omgeving ook in beheer. Onze managed services collega’s waarborgen de continuïteit, beveiliging en performance van de nieuwe Office 365 omgeving. Iedere dag zorgen zij ervoor dat eindgebruikers prettig en veilig kunnen werken in hun nieuwe Office 365 omgeving.

Direct meer weten?

Sta je voor een migratie-uitdaging en wil je eens van gedachte wisselen? Laat het ons weten! We delen graag onze ervaringen en tips met je.