Van fileshare naar Office 365: wat zijn de mogelijkheden?

De fileserver is voor veel bedrijven in Nederland nog steeds de vertrouwde plek om documenten op te slaan. Honderdduizenden gebruikers maken er nog elke dag gebruik van. Is de fileserver nog wel geschikt voor de toekomstige werkplek en nieuwe generatie medewerkers? In deze blog vertel ik over de transitie van fileserver naar Office 365 en de mogelijkheden die dit met zich meebrengt.

1. Mobiel werken

Mobiel werken behoort tegenwoordig tot een van de gevraagde secondaire arbeidsvoorwaarden door de nieuwe generatie medewerkers. Altijd en overal willen werken, zonder vaste werkplek. Toch kunnen veel bedrijven aan deze vraag niet voldoen, omdat ze het met de fileserver technisch niet kunnen faciliteren. De transitie van fileserver naar Office 365 zorgt ervoor dat medewerkers altijd en overal kunnen (samen)werken en communiceren. Je kunt altijd bij je taken, planning en bestanden. Het maakt de werkdag efficiënter en flexibeler.

2. Samenwerken

Met de fileserver is het lastig om samen aan documenten te werken. Documenten worden vaak gemaild en versiebeheer is lastig toe te passen. Ook is het niet altijd even makkelijk om de laatste versie terug te vinden. Met Office 365 werk je realtime samen aan documenten. Iedereen, ook externe relaties (mits er toegang is afgegeven), kan bij hetzelfde bestand en versiebeheer vindt automatisch plaats. Je bespaart tijd en je houdt het overzicht.

3. AVG-proof

De fileserver bevat een groot scala aan mappen en submappen. Medewerkers hebben een persoonlijke map en iedere afdeling heeft een eigen map. Binnen deze afdelingsmap zijn er weer mappen onderverdeeld naar klanten, projecten en werkzaamheden. Het is niet alleen lastig om bestanden te vinden en standaardisatie toe te passen; ook op het gebied van security en compliance is de fileserver een uitdaging. Met de komst van de AVG is het belangrijk om te weten in welke mappen er privacygevoelige informatie staat en of deze goed is afgeschermd. In Office 365 wordt dit dankzij de uitgebreide security- en compliance mogelijkheden veel eenvoudiger. Je kunt bijvoorbeeld afdwingen hoe bestanden gedeeld en beveiligd worden. Via het Security & Compliance center in Office 365 en functionaliteit, zoals classificatie van documenten, houdt je grip op de data binnen je bedrijf.

4. Beveiliging

Beveiliging gaat verder dan alleen voldoen aan de AVG. De bedrijfsdata is van cruciaal belang voor iedere organisatie en dat verdient ook de beste bescherming. Het gaat om het beschermen van je data tegen bedreigingen van buiten en binnen af. Denk hierbij aan het voorkomen van cybercrime en datalekken. De beveiligingsmogelijkheden van Office 365 zijn geavanceerd, waardoor medewerkers veilig data kunnen delen met medewerkers binnen en buiten hun organisatie. Met een fileserver is dit vrijwel onmogelijk. Azure Information Protection is bijvoorbeeld een mooie functionaliteit in Office 365 om veilig documenten te kunnen delen.

5. Uitgebreide zoek- en filterfunctie

Het zoeken en vinden op een fileserver is vaak een tijdrovende klus als je niet precies meer weet waar je je bestand hebt opgeslagen. Met de overstap naar Office 365 behoort dit tot het verleden. Met de zoek- en filterfunctie in Office 365 kunnen documenten op documentinhoud of metadata worden gevonden. Bevat je huidige data op de fileserver nog niet deze data? Advantive verrijkt de bestaande documenten tijdens de migratie met behulp van artificial intelligence van metadata. Het resultaat is dat alle informatie eenvoudig en snel gevonden kan worden.

Meer weten over fileshare naar Office 365?

Door gebruik te maken van Office 365 creëer de voor elke werknemer een moderne en veilige werkplek. Altijd en overal kunnen werken, device onafhankelijk, en toch controle houden over je bedrijfsdata? Dit alles is mogelijk met de juiste inrichting van Office 365.

Nieuwsgierig geworden naar de mogelijkheden van deze migratie? Plan geheel vrijblijvend een afspraak met onze specialist om te bekijken wat dit voor je organisatie betekent!

Maak een afspraak

Meer inspiratie
<
>
Het vervangen van fileshare door Office 365 is een logische stap. Maar hoe pak je dit nu aan? Dit stappenplan helpt je op weg.Lees meer >
Met de komst van de nieuwe Microsoft Azure B-serie virtual machines kun je eenvoudig kosten besparen / Azure optimaliseren. We delen in deze blog onze ervaringen met je.Lees meer >
In deze blog lees je de highlights van dag 5 Microsoft Ignite 2017: Office 365 compliance en security, beveiligen van gevoelige informatie en stappenplan Exchange migraties.Lees meer >