De afgelopen maanden hebben we kennis kunnen maken met Microsoft Copilot voor Microsoft 365. Nu de Nederlandse taalversie is uitgerold, is het moment daar om praktische tips te delen. De komende tijd delen we diverse Copilot blogs met handige tips & tricks met je. We zijn enorm enthousiast over slimmer vergaderen met Copilot. In deze blog delen we waarom. Ook hebben we een complete gids voor slimmer vergaderen met Copilot in Microsoft Teams voor je gemaakt.
Copilot in Microsoft Teams is jouw digitale assistent. Het helpt je om jouw vergaderingen – van voorbereiding tot aan de opvolging – nog sneller, slimmer en effectiever te organiseren en bij te wonen. Verras alle deelnemers met effectieve vergaderingen met nog meer inhoud en inspiratie.
Hieronder delen we een complete Copilot voor Microsoft 365 gids voor vergaderen.
Een effectieve vergadering begint met een goede voorbereiding. Selecteer zorgvuldig de deelnemers, stel een agenda op en deel deze vooraf. Voor het samenstellen van de agenda (inclusief geschatte tijden per onderwerp) kun je Copilot om hulp vragen. Deel jouw vergaderdoelen en vraag Copilot om een bijpassende agenda te maken. Ook kan Copilot suggesties doen voor de agenda of discussiepunten op basis van de interesses of expertise van de deelnemers, waardoor de vergadering relevanter en boeiender wordt.
Daarnaast kan Copilot je helpen om vooraf informatie of (onderzoeks)gegevens te verzamelen ter voorbereiding van de vergadering. Ook kan Copilot je helpen om in PowerPoint een presentatie te genereren op basis van de vergaderagenda.
Tip: Gebruik Copilot om een dynamische agenda te genereren die zich automatisch aanpast aan de toegevoegde of gewijzigde informatie tot aan de start van de vergadering.
Copilot kan automatisch de agenda’s van de deelnemers bekijken en suggesties doen voor mogelijke tijdstippen waarop iedereen beschikbaar is, waardoor het planningsproces wordt vereenvoudigd. Na het bepalen van het beste tijdstip kan Copilot automatisch uitnodigingen versturen naar alle deelnemers en herinneringen instellen om ervoor te zorgen dat iedereen op de hoogte is van de vergadering. Voor fysieke vergaderingen kan Copilot suggesties doen voor vergaderruimtes of locaties op basis van beschikbaarheid. Copilot integreert naadloos met Teams en Outlook, waardoor je vergaderingen direct vanuit je e-mail of chat kunt plannen zonder van applicatie te hoeven wisselen.
Microsoft Copilot voor Microsoft 365 is jouw virtuele assistent tijdens vergaderingen. Copilot vat de belangrijke besproken onderwerpen voor je samen, inclusief wie wat heeft gezegd en over welke onderwerpen collega’s wel of niet over eens zijn. Daarnaast maakt Copilot in realtime een overzicht van alle actiepunten.
Ben je iets te laat voor de vergadering? Dan geeft Copilot je een notificatie met een samenvatting van de vergadering tot dat moment dat jij de vergadering bijwoont. Selecteer voor deze optie ‘Copilot openen’ in de vergaderknoppen bovenaan je vergadervenster en wacht tot de samenvatting aan de rechterkant van je vergadervenster verschijnt.
Tip: Activeer transcriptie voorafgaand aan de vergadering om ervoor te zorgen dat geen enkel detail onopgemerkt blijft en dat alle actiepunten accuraat worden vastgelegd.
Tip: Experimenteer met verschillende soorten prompts om te zien welke de meest waardevolle reacties en inzichten opleveren voor jouw specifieke vergadersituatie.
Goede prompts verbeteren de ondersteuning van Copilot tijdens vergaderingen. Ontdek in onze blog ‘Handige tips voor het schrijven van effectieve prompts voor Microsoft Copilot’ hoe je duidelijke vragen en opdrachten formuleert. Prompts die je tijdens een vergadering kunt gebruiken:
Copilot helpt je om de vergadering goed en tijdig af te ronden. Een paar minuten voor het einde van de vergadering ontvang je om een prompt, die alle deelnemers helpt om de vergadering af te ronden. Selecteer ‘Copilot openen’ om en samenvatting van de belangrijkste besproken punten te bekijken, inclusief en actielijst met toegewezen taken aan deelnemers. Je kunt Copilot steeds als virtuele assistent gebruiken om de vergadering goed af te ronden. Prompts die je hiervoor kunt gebruiken zijn bijvoorbeeld:
Na de vergadering kun je nog steeds gebruikmaken van Copilot in de Recap tab in de desbetreffende vergadering. Je kunt dan rustig de vergadering nog een keer raadplegen en eventuele vragen die je nog hebt aan Copilot stellen. Ook kun je Copilot vragen om een notulen van de vergadering te maken. Hiervoor kun je de volgende prompts gebruiken:
Na de vergadering kan Copilot feedback verzamelen van de deelnemers om toekomstige vergaderingen te verbeteren, door te analyseren wat goed ging en wat verbeterd kan worden.
Tip: Stel een specifieke prompt in voor feedbackverzameling via Copilot om gerichte inzichten te krijgen die je kunt gebruiken om je vergaderprocessen te verfijnen.
Gebruik de feedback en de openstaande punten van de eerste vergadering om de agenda voor de vervolgvergadering op te stellen. Je kunt Copilot direct vragen om een conceptagenda te maken op basis van de onopgeloste discussiepunten of taken die nog voltooid moeten worden. Zodra de agenda, deelnemerslijst, datum en tijd zijn bepaald, gebruik je Copilot om automatisch de uitnodigingen te versturen. Zorg ervoor dat je de agenda en eventueel benodigde voorbereidingsmaterialen of achtergrondinformatie bijvoegt. Stel met Copilot automatische herinneringen in voor jezelf en alle deelnemers. Dit zorgt ervoor dat iedereen op de hoogte blijft en zich adequaat kan voorbereiden op de vervolgvergadering. Als er specifieke documenten, rapporten of andere materialen zijn die voor de vergadering doorgenomen moeten worden, kun je Copilot gebruiken om deze materialen efficiënt te distribueren onder de deelnemers.
Tip: Laat Copilot helpen met het opstellen van een vervolgagenda gebaseerd op niet alleen de feedback, maar ook op de onopgeloste punten van de vorige vergadering, voor een naadloze overgang en continuïteit.
Voor het gebruik van Copilot voor Microsoft 365 heb je uiteraard een Copilot voor Microsoft 365 licentie nodig. Voor het maken van een intelligente samenvatting kun je deze licentie gebruiken. De ‘intelligente samenvatting’ functionaliteit is ook inbegrepen in een Team Premium licentie, maar dan krijg je enkel het script.
Wil je meer weten over slimmer vergaderen met Copilot voor Microsoft 365 in Microsoft Teams? Laat het ons weten! We bieden je graag inspiratie en tips. Ook is het mogelijk om een training slimmer vergaderen met Copilot voor Microsoft 365 te volgen.
Een datacenter in Microsoft Azure biedt je maximale flexibiliteit, schaalbaarheid en veiligheid.
Maak kennis met de managed services van Advantive voor de Microsoft omgeving van jouw organisatie.
De moderne werkplek faciliteert prettig en veilig (samen)werken vanuit huis, op kantoor en onderweg.
