Waarom governance belangrijk is
De kern van deze sessie: zonder governance geen grip, en zonder grip geen waarde. Er kwamen drie veelvoorkomende pijnpunten voorbij die organisaties geld en risico opleveren. Denk aan onjuist gelicentieerde gebruikers (ook externen), opslag die niet wordt opgeschoond (zoals oude sites en OneDrives) en consumptie (ongebruikte flows of apps en ‘collaboration clutter’). Dit leidt tot verspilling, vergroot de kans op datalekken en remt adoptie. Governance is daarmee geen papieren tijger, maar een manier om kosten te verlagen, risico’s te beperken en schaalbaarheid te verhogen.

De drie pijlers van governance
De spreker positioneerde governance als drie samenhangende pijlers: prevention, administration en community management. Prevention richt de basis in. Denk aan kaders, lifecycle, informatiearchitectuur en duidelijke afspraken. Administration borgt dagelijks beheer, zoals monitoring, operationele controles en issue management. Community management maakt governance onderdeel van de cultuur. Dit gebeurt via champions, communicatie, feedback en erkenning. Samen vormen ze een praktische aanpak die incidenten voorkomt en duurzame adoptie stimuleert.

Wat hoort er in een governance strategie?
Een werkbare strategie begint met heldere doelen, betrokken stakeholders, een framework, inzicht in beschikbare data en duidelijke prioriteiten. Denk op tijd na over automatisering, bied training en support, sluit aan op de business en werk met meetbare resultaten. Het framework werk je uit in beleid (zoals databescherming, extern delen en retentie), duidelijke rollen, besluitvorming en communicatie. Op deze manier maak je je tenant veilig en beheersbaar.

De stap die vaak wordt vergeten: regelmatig herzien en verbeteren
Veel organisaties behandelen governance als een project dat je afrondt. In werkelijkheid is het een continu proces. Denk aan vaste momenten voor het herzien van beleid, configuraties, gebruik en risico’s. De sessie gaf een aanpak met audits, interviews, adoptiemetingen en een heatmap van risico’s en kansen. Dit leidt tot een praktische backlog en roadmap voor de korte, middellange en lange termijn. Hierdoor blijf je in control, ook als techniek of organisatie verandert.

M365 maturity model en zelfscan

Tijdens deze sessie maakte ik kennis met het M365 maturity model en de quick self assessment. Het M365 maturity model helpt je om in te schatten waar je staat.De zelfscan bestaat uit tien criteria, die elk worden beoordeeld op een schaal van 1 tot 4. Je positie loopt van Ad Hoc tot Optimized. Elk niveau heeft herkenbare risico’s en logische vervolgstappen. Bij Ad Hoc bijvoorbeeld een audit op extern delen, bij Standardized een champions-netwerk en feedbackloops. De kracht van dit model zit in de eenvoud. Je voorkomt dat je alles tegelijk wilt aanpakken en kiest juist voor wat nu het meeste oplevert. Ik kijk ernaar uit om dit in de praktijk te gebruiken.