Hybride werken: 8 praktische & strategische tips!

Onze manier van (samen)werken is ingrijpend veranderd. We zijn massaal vanuit huis gaan werken. Ondanks dat het wennen was, hebben we kunnen zien dat er vanuit huis bijzonder veel kan worden gedaan. Het wachten is op het moment dat het thuiswerkadvies volledig vervalt. Dat brengt een nieuwe verandering met zich mee: hybride werken. Hoe ga je als organisatie om met de overstap naar hybride werken? En hoe ondersteun je je medewerkers hierbij?

Hybride werken: praktische en strategische verandering

Het afgelopen jaar hebben we kunnen ervaren dat we vanuit huis veel kunnen doen. Met behulp van handige tools en apps, zoals Microsoft 365 en Microsoft Teams, hebben we ons werk vanuit huis voortgezet. En ook al missen we soms het directe contact met collega’s, klanten en partners, het heeft ook weer positieve dingen gebracht. Denk aan meer focustijd, minder reistijd en een betere balans werk en privé. We kunnen dan ook niet meer van mensen verwachten dat ze volledig op kantoor werken.

Veel organisaties kiezen er dan ook voor om hybride werken te faciliteren. Dit is niet alleen een praktische, maar ook een strategische verandering. Je wilt er allereerst voor zorgen dat mensen veilig kunnen terugkeren naar kantoor. Daarnaast wil je de flexibele manier van (samen)werken blijven faciliteren. Bovendien biedt hybride werken strategische kansen. Het helpt je organisatie om de bedrijfsprocessen en de samenwerking met collega’s, klanten en leveranciers nog verder te optimaliseren. Door juist nu slimme keuzes te maken, draagt het hybride werken direct bij aan de groei van je organisatie en medewerkers.

We delen 8 praktische en strategische tips met je.

1. Plan voor hybride werken

Je hebt als organisatie een strategisch plan en beleid nodig voor hybride werken. Het vraagt om cultuurverandering en een nieuwe manier van leidinggeven. Ga in gesprek met je medewerkers en ontdek wat zij van hybride werken verwachten. Leg in een plan vast hoe je als organisatie om wilt graag met hybride werken. Wat verstaat jouw organisatie onder hybride werken? Welke mogelijkheden krijgen medewerkers? Wat verwacht je van medewerkers en van managers? Wat zijn de richtlijnen voor samenwerken en vergaderen? Hoe ziet een hybride vergadering er binnen jouw organisatie uit? Welke flexibiliteit biedt je en/of blijf je beiden aan onze klanten en leveranciers? Hoe ga je de bedrijfsvoering nog beter afstemmen op het hybride werken?

2. Rol management in overstap hybride werken

Het succes van hybride werken wordt bepaald door de gebruiker. Het is dan ook belangrijk om gebruikers stap voor stap mee te nemen in het veranderproces. Een aanpak voor adoptie en verandermanagement mag dan ook niet ontbreken. Managers spelen hierin een cruciale rol. Het is dan ook belangrijk dat managers de ruimte, de tools en vaardigheden hebben om van het hybride werken een succes te kunnen maken. Denk hierbij aan het:

  • In gesprek gaan met het team over hybride werken
  • Maken van werkafspraken met het team
  • Goedkeuren van de aanvraag van nieuwe devices voor hybride werken
  • Invulling van hybride teamoverleg
  • Faciliteren van creatieve teamsessies
  • Opleidingsplan voor medewerkers vormgeven

3. ICT basis op orde

Vorig jaar heeft menig organisatie in een razendtempo het thuiswerken weten te faciliteren. Het is goed om toch nog even te controleren of de ICT basis op orde is binnen jouw organisatie. Hybride werken vraagt om een slimme, moderne werkplek. Medewerkers willen altijd, overal én op ieder device kunnen (samen)werken. Ze willen zich dan geen zorgen hoeven maken over de performance, security en/of back-up van gegevens. Is de capaciteit, performance en de security van je ICT (cloud)-infrastructuur op orde? Kun je je medewerkers zowel thuis als op kantoor of onderwijs veilig én prettig laten (samen)werken? Heb je alle tools en technologie is huis voor het ondersteunen van hybride werken? Biedt je ICT (cloud)-infrastructuur voldoende flexibiliteit voor bijvoorbeeld groei of krimp?

4. Terug naar kantoor

Voor de meeste mensen is het zien van collega’s de belangrijkste reden om terug te keren naar kantoor. De (spontane) gesprekken met je collega’s dragen direct bij aan je betrokkenheid, creativiteit en innovatie. Het is goed om na te denken hoe je als organisatie de terugkeer naar kantoor gaat ondersteunen. Hoe ga je om met de bezetting op de werkvloer? Is het bijvoorbeeld mogelijk om vergaderruimtes of werkplekken te reserveren? Heb je voldoende ruimte voor creatieve werksessies? Het plan en beleid voor hybride werken helpt je organisatie om medewerkers op een veilige en prettige manier terug te laten keren naar kantoor.

5. Samenwerking

Het hybride werken vraagt om een andere manier van samenwerken. Het is belangrijk om taken, verantwoordelijkheden, verwachtingen en planningen met elkaar te bespreken. Daarnaast helpt een online samenwerkingsplatform, zoals Microsoft Teams, je om hybride samenwerken te faciliteren. Voor een goede hybride samenwerking zijn heldere afspraken nodig. Denk bijvoorbeeld aan:

  • Wie doet wat en wanneer?
  • Wanneer zijn we op kantoor?
  • Welke werkzaamheden doen we op kantoor en welke thuis?
  • Waar leggen we informatie vast?
  • Hoe delen we informatie?
  • Hoe waarborgen we creativiteit en innovatie?

6. Bedrijfsprocessen optimaliseren

Hybride werken en procesautomatisering zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Het is natuurlijk niet mogelijk om al je bedrijfsprocessen in 1 keer te automatiseren. Toch kun je met kleine automatiseringsslagen het hybride werken nog beter faciliteren:

  • Welke papieren processen kun je eenvoudig automatiseren?
  • Welke processen vertragen door thuiswerken?
  • Hoe zorg je voor een goede (digitale) onboarding van nieuwe medewerkers?
  • Hoe ga je om met het delen van (privacygevoelige) informatie (BSN, bankgegevens)?
  • Hoe voldoe je eenvoudig aan wet- en regelgeving (AVG, fiscale bewaartermijnen)?
  • Hoe bescherm je je organisatie tegen cybercrime?
Microsoft Teams approvals
Microsoft Teams - approvals

7. Betrokkenheid en welzijn medewerkers

Met de introductie van hybride werken is het vergroten van de betrokkenheid van medewerkers een belangrijk aandachtspunt. Medewerkers die zich betrokken voelen bij je organisaties zijn vaak productieveren, innovatiever en dragen direct bij aan het succes van jouw organisatie.

Hoe houd je je medewerkers (ook op afstand) betrokken bij je organisatie en strategische koers? En hoe zorg je voor een goede balans en minder stress? Microsoft Viva gaat je hierbij helpen. Het employee experience platform biedt uitgebreide ondersteuning voor hybride werken. Microsoft Viva brengt communicatie, kennis, experts, trainingen, resources en inzichten samen op 1 centrale plek. Daarnaast blijft sociaal contact cruciaal. De momenten bij het koffiezetapparaat, de vrijmiddagborrel, een teammiddag of een rondje samen wandelen na de lunch zijn dan ook enorm waardevol.

Viva Connections

8. Evaluatie en optimalisatie

De meeste organisaties hebben nog geen tot weinig ervaring met hybride werken. In de praktijk kan blijken dat je plannen en (werk)afspraken niet volledig bij je organisatie en medewerkers passen. Het is dan ook belangrijk om het hybride werken periodiek te evalueren en waar nodig bij te sturen. Sta open voor nieuwe ideeën en luister naar je medewerkers. Op deze manier maak je samen een succes van het hybride werken. Niet alleen vandaag, maar ook morgen.

Direct meer weten?

Wil je meer weten over hybride werken? Heb je hulp nodig om de overstap naar het hybride werken goed te begeleiden? Laat het ons weten. We helpen je graag verder.

Wat doen we nog meer?

Modern datacenter

Modern datacenter

Een modern datacenter in Microsoft Azure biedt je maximale flexibiliteit, schaalbaarheid en veiligheid.

Oplossingen

onze oplossingen

Maak kennis met de innovatiekracht en toegevoegde waarde van de Microsoft cloud voor jouw organisatie.

Moderne werkplek

Online vergaderen met Microsoft Teams

De moderne werkplek faciliteert prettig en veilig (samen)werken vanuit huis, op kantoor en onderweg.