Microsoft Purview voor gemeenten

Gemeenten verwerken dagelijks grote hoeveelheden gevoelige informatie. Persoonsgegevens, beleidsdocumenten en financiële data moeten niet alleen veilig worden opgeslagen, maar ook gedeeld en beheerd volgens strikte regels zoals de AVG, de aankomende Cyberbeveiligingswet (NIS2), de Archiefwet, BIO (Baseline Informatiebeveiliging Overheid) en de AI-verordening. Tegelijkertijd wordt het steeds lastiger om overzicht te houden, terwijl de hoeveelheid data blijft groeien en samenwerking tussen afdelingen en externe partners complexer wordt.

Microsoft Purview biedt organisaties uitgebreide functionaliteit om grip te krijgen op hun data. Het platform helpt risico’s te beperken, wet- en regelgeving na te leven en medewerkers veilig te laten samenwerken. Door data slim te classificeren, beveiligingslabels toe te passen en processen te automatiseren, wordt databeheer eenvoudiger en veiliger.

In dit interview beantwoordt onze collega en Microsoft 365 Consultant Stefan Steeghs 10 vragen over hoe Microsoft Purview gemeenten ondersteunt bij databeheer.

Inhoudsopgave

1. Stefan, waarom is Microsoft Purview belangrijk voor gemeenten?

“Gemeenten beheren dagelijks gevoelige informatie: van persoonsgegevens tot beleidsstukken en projectdossiers. Zonder een solide databeheerstrategie loop je risico’s, zoals datalekken of niet-naleving van wetgeving. De druk neemt toe. De aankomende Cyberbeveiligingswet (NIS2) stelt strengere eisen aan cyberveiligheid en toegangsbeheer, terwijl de AI-verordening nieuwe verplichtingen introduceert voor het gebruik van AI. Microsoft Purview helpt gemeenten om deze uitdagingen aan te pakken, risico’s te beperken en tegelijkertijd efficiënter samen te werken.”

2. Wat zijn vaak de grootste uitdagingen van gemeenten?

“Overzicht en bewustwording. Data is vaak verspreid over verschillende systemen zoals Microsoft Teams, SharePoint Online, OneDrive en andere (externe) platformen. Dit maakt het lastig om te weten waar gevoelige informatie zich bevindt, wie toegang heeft en of bestanden voldoen aan regels zoals de BIO of Archiefwet. Daarnaast hebben medewerkers niet altijd door hoe belangrijk veilig datagebruik is. Zonder de juiste bewustwording en training blijft technologie alleen onvoldoende. Adoptie speelt een belangrijke rol in veilig databeheer.”

3. Hoe helpt Microsoft Purview gemeenten om overzicht te krijgen?

“Microsoft Purview werkt naadloos samen met Microsoft 365. Het platform biedt tools zoals data classificatie en gevoeligheidslabels om data automatisch te organiseren en te beveiligen. Hierdoor kun je bijvoorbeeld documenten met persoonsgegevens automatisch labelen als ‘vertrouwelijk’, waardoor ze alleen toegankelijk zijn voor bevoegde personen. Daarnaast maakt Microsoft Purview compliance eenvoudiger. Het platform automatiseert bijvoorbeelden het naleven van bewaartermijnen volgens de Archiefwet en de BIO. Dit helpt gemeenten om overzicht te behouden én risico’s te verkleinen.”

4. Kun je een praktijkvoorbeeld geven van Microsoft Purview?

“Stel, een gemeente werkt samen met externe adviseurs aan een duurzaamheidsproject. Met Microsoft Purview kun je projectdocumenten labelen als ‘vertrouwelijk’, zodat alleen geautoriseerde personen toegang hebben. Het voorkomt dat bestanden per ongeluk worden gedeeld. Aan het einde van het project kun je instellen dat documenten worden gearchiveerd of verwijderd volgens de eisen van de Archiefwet. Dit proces verloopt volledig automatisch en voorkomt dat data onnodig blijft staan.”

5. Hoe ondersteunt Microsoft Purview gemeenten bij het voldoen aan wet- en regelgeving?

“Microsoft Purview kan gemeenten op verschillende manieren ondersteunen bij het naleven van wet- en regelgeving. Twee voorbeelden hiervan zijn NIS2 en de BIO. NIS2 legt de nadruk op strenge toegangscontrole en incidentrapportage. Met Microsoft Purview kun je eenvoudig het Zero Trust-principe implementeren: toegang wordt alleen verleend aan personen die het écht nodig hebben. Voor de BIO biedt Microsoft Purview tools om data te classificeren en beveiligen. Zo kun je gevoelige gegevens beschermen tegen interne en externe bedreigingen, terwijl je voldoet aan de verplichtingen rondom risicomanagement en controle.”

6. Wat zijn gevoeligheidslabels, en waarom zijn ze belangrijk?

“Gevoeligheidslabels zijn een krachtig hulpmiddel om data te beveiligen. Met labels kun je bijvoorbeeld instellen dat een document met financiële gegevens wordt versleuteld, niet gekopieerd mag worden en alleen toegankelijk is voor specifieke personen. Dit helpt om gevoelige informatie beter te beschermen en zorgt ervoor dat je voldoet aan wet- en regelgeving. Afhankelijk van het type licentie kun je labels handmatig toepassen of automatisch laten toekennen op basis van de inhoud van een document. Beide manieren helpen je om gevoelige data te beveiligen en maken het beheer overzichtelijker en veiliger.”

7. Hoe helpt Microsoft Purview bij het gebruik van generatieve AI, zoals Copilot?

“Ik werk veel met tools zoals Microsoft 365 Copilot. Het ondersteunt me in mijn werk en maakt mijn projecten uitdagender en interessanter door repetitieve taken sneller af te handelen. Maar in de praktijk merk ik ook dat medewerkers niet altijd stilstaan bij de risico’s. Denk aan gevoelige informatie die per ongeluk gedeeld wordt of ingevoerd in een AI-tool, zonder dat duidelijk is waar die gegevens terechtkomen. Microsoft Purview helpt om die risico’s te verkleinen door data slim te classificeren en beveiligen. Met bijvoorbeeld het gebruik van gevoeligheidslabels voorkom je dat gevoelige documenten onbedoeld in AI-processen terechtkomen. Het helpt medewerkers om bewust en verantwoord om te gaan met data en AI, zodat je als organisatie veilig kunt werken en toch profiteert van de voordelen.”

8. Wat zijn trainable classifiers en hoe werken ze?

“Trainable classifiers zijn een krachtige functie binnen Microsoft Purview. Dit zijn modellen die je kunt trainen om specifieke soorten documenten te herkennen, zoals contracten of juridische stukken. Het mooie is dat je ze continu kunt verbeteren door voorbeelden toe te voegen. Dit helpt om data te classificeren zonder dat medewerkers alles handmatig hoeven te doen. Voor gemeenten is dit ideaal, omdat het tijd bespaart en fouten voorkomt.”

9. Hoe belangrijk is adoptie en training bij het gebruik van Microsoft Purview?

“Microsoft Purview op zich is niet sexy – dat zeg ik altijd. Het legt juist beperkingen op, en dat voelt soms alsof het werk moeilijker wordt. Maar als je het goed inricht en medewerkers meeneemt in de mogelijkheden, zien ze al snel de voordelen. Het helpt hen om veiliger samen te werken en gevoelige informatie beter te beschermen. Daarom is adoptie en training net zo belangrijk als de technologie zelf. Het zorgt ervoor dat Microsoft Purview niet als een last wordt gezien, maar als een hulpmiddel dat echt het verschil maakt.”

10. Wat vind je zelf het mooiste aan Microsoft Purview?

“Wat ik mooi vind aan Microsoft Purview, is dat het niet alleen risico’s verkleint en processen vereenvoudigt, maar ook medewerkers bewust maakt van veiligheidsrisico’s. Het helpt hen om veiliger en efficiënter te werken, terwijl het tegelijkertijd een duidelijke structuur biedt voor het omgaan met gevoelige gegevens. Vaak zijn medewerkers positief verrast wanneer ze merken hoe Purview hen ondersteunt en werk uit handen neemt. Het geeft rust én zekerheid – precies wat je als gemeente nodig hebt in een steeds complexere digitale wereld.”