Microsoft Teams juni 2021 update

Het gebruik van Microsoft Teams is het afgelopen jaar flink toegenomen. Op dit moment werken ruim 145 miljoen gebruikers wereldwijd met het online platform voor samenwerken, vergaderen, bellen en chatten. Microsoft breidt de opties van Microsoft Teams continu uit. We geven je in deze blog een update van de nieuwe mogelijkheden.

Webinars organiseren met Microsoft Teams

Microsoft heeft een nieuwe functie voor het organiseren van webinars aan Microsoft Teams toegevoegd. Een webinar plan je eenvoudig vanuit je eigen agenda. Je vindt onder de knop nieuwe vergadering ook de optie Webinar.

Allereerst plan je het webinar in je eigen agenda en nodig je de (gast)sprekers uit. Daarna maak je een registratieformulier voor alle deelnemers. Via dit formulier voeg je de volgende gegevens toe:

  • Titel van webinar
  • Datum en tijdstip
  • Namen en biografie van de sprekers
  • Registratieoptie voor het webinar (eenvoudig uit te breiden met meerdere velden)

 

Vervolgens kun je de uitnodiging voor het webinar als een URL delen in een e-mail, nieuwsbief of via social media. Als een deelnemer zich heeft geregistreerd, dan ontvangt hij/zij hiervan een bevestigingse-mail met als boodschap ‘Je stoel is gereserveerd!’. Via deze e-mail kunnen deelnemers zich ook afmelden.

Wil je weten hoeveel mensen zich al voor je webinar hebben geregistreerd? Dan ga je naar het webinar in je agenda. Je opent het webinar en je kunt hier een registratie-overzicht downloaden.

Het werkt in principe op dezelfde manier als vergaderen in Microsoft Teams. Na afloop van het webinar kun je ook een deelnemersoverzicht downloaden. Je weet precies wie jouw webinar ook daadwerkelijk heeft bezocht.

Heb je tijdens het webinar gastsprekers? Tot voor kort konden mensen buiten jouw organisatie geen presentaties delen. Microsoft heeft dit aangepast en dit is voortaan wel mogelijk.

Wil je meer weten over het opzetten van een webinar in Microsoft Teams? Microsoft heeft een handige startergids voor webinars in Microsoft Teams gemaakt. Natuurlijk mag je mij ook een berichtje sturen met je vragen.

Microsoft Teams webinar

Vergaderopties

De vergaderopties in Microsoft Teams zijn uitgebreid. Een nieuwe optie is ‘Wie hoeft niet in de lobby te wachten?’. Deze staat standaard ingesteld op ‘Personen in mijn organisatie en gasten’.

Als je bijvoorbeeld een webinar organiseert, kun je ervoor kiezen om alle deelnemers in de lobby te laten wachten.

Daarnaast kun je ervoor kiezen om tijdens een webinar de mogelijkheden om te presenteren, alle camera’s en microfoons van deelnemers uit te zetten. Als organisator van een webinar kun je dit wel weer tijdens het webinar aanzetten voor specifieke deelnemers.

Microsoft Teams vergaderopties

Break-out rooms

De break-out rooms zijn onder andere voor het onderwijs een welkome aanvulling op Microsoft Teams. Tijdens een online les verdeel je je klas in subgroepjes om bijvoorbeeld samen aan een taak te werken of extra uitleg te geven.

Daarnaast is het een mooie functie, die je kunt gebruiken voor het verzorgen van parallelsessies tijdens een online evenement of teamdag.

De mogelijkheden van break-out rooms zijn uitgebreid met een timer. Je kunt dus aangeven hoe lang een parallelsessie gaat duren. Ook wordt het eenvoudiger om deelnemers te laten wisselen tussen verschillende break-out rooms.

Van chat of post in Teams naar taak

We raken steeds meer gewend aan werken met Microsoft Teams. Regelmatig komt het voor dat collega’s of opdrachtgevers mij iets via de chat of via een post vragen. Je kunt eenvoudig vanuit een gesprek een taak aanmaken.

Hoe maak je van een chat een taak? Ga op het bericht staan, klik met op drie bolletjes, klik op ‘more actions’ en vervolgens op ‘create a task’. De taken verschijnen vervolgens in de taken app in Teams. Deze taken kun je in je eigen planning opnemen of aan iemand toekennen. Vervolgens kun je de taak een vervaldatum en prioriteit geven.

Microsoft Teams en PowerPoint

Er is een nieuwe optie aan PowerPoint toegevoegd. Hiermee deel je direct je presentatie tijdens een vergadering in Microsoft Teams. Je hoeft niet meer je scherm vanuit Teams te delen.

Hoe deel je je presentatie in Teams?

  1. Klik op de knop ‘Presenteren in Teams’ in PowerPoint.
  2. Klik in het scherm ‘U staat op het punt te gaan presenteren’ op de knop ‘Presenteren’.
  3. Jouw presentatie wordt nu in Teams gedeeld.
  4. Presentatie klaar? Klik op de knop ‘Presentatie stoppen’ om het delen te beëindigen en je presentatie te sluiten.

Viva Connections

De afgelopen weken hebben we kennis kunnen maken met het nieuwe employee experience platform Microsoft Viva. Dit platform sluit volledig aan bij het digitale tijdperk. Het brengt communicatie, kennis, onderwijs, resources en inzichten voor medewerkers en organisatie samen.

Viva Connections is onderdeel van Microsoft Viva. Met Viva Connections realiseer je een social intranet op basis van SharePoint Online direct in Microsoft Teams. Het maakt het voor je medewerkers nog eenvoudiger om content te delen, samen te werken en/of te chatten. Met de zoekbalk in Microsoft Teams vind je snel de gewenste informatie, sites en/of nieuws op het intranet.

Viva Insights

Viva Insights is onderdeel van het nieuwe Microsoft Viva. Je kunt nu al kennismaken met de eerste mogelijkheden van Viva Insights in jouw Microsoft Teams. Viva Insights helpt je om jouw productiviteit en welzijn in balans te brengen. Het is een persoonlijke app; verder heeft niemand toegang tot je gegevens. De persoonlijke inzichten en acties zijn gebaseerd op gegevens vanuit je Exchange Online mailbox.

Op dit moment biedt Viva Insights je de volgende mogelijkheden:

  1. Stay connected: Via deze tab vind je collega’s of relaties, waarmee je direct een vergadering kunt plannen. Er worden tijden voorgesteld waarop jullie beide beschikbaar zijn; je hoeft niet meer de agenda’s te checken.
  2. Protect time: Via deze tab kun je direct focustijd in je agenda plannen.
  3. Next on your calendar: Via deze widget zie je je volgende afspraak in je agenda.
  4. How are you feeling: Via deze widget krijg je dagelijks inzicht in je stemming. Ook kun je kijken hoe je stemming in de tijd verandert.
  5. Send praise to your colleagues: Mogelijkheid om je collega’s en/of contacten een compliment te geven.
  6. Take a break: via deze app kun je tijdens je werkdag een minuutje ontspannen door op je ademhaling te letten.

Om gebruik te kunnen maken van Viva Insights heb je een Exchange Online licentie nodig. Hoe voeg je Viva Insights aan je Microsoft Teams toe? Klik in het linkerpaneel op de drie puntjes en zoek naar Insights.

De komende maanden gaat Microsoft de mogelijkheden van Microsoft Viva verder uitbreiden.

Vergadering vergrendelen

Vanuit security oogpunt is het soms fijn om de volledige controle over een online vergadering via Microsoft Teams te hebben. Het is nu mogelijk om voor organisatoren van een vergadering de online vergadering virtueel te vergrendelen. Het is dan niet meer mogelijk om aan deze vergadering te deelnemen.

Microsoft 365 key support ook voor Teams

Microsoft breidt de security opties voor data in Microsoft Teams verder uit. Deze functie was al beschikbaar voor Exchange Online, SharePoint Online en OneDrive. Microsoft 365 key support is nu ook voor Microsoft Teams beschikbaar. Organisaties kunnen nu met een eigen sleutel een extra beveiligingslaag aan Microsoft Teams toevoegen. Hiermee kunnen gegevens in rust in het Microsoft datacenter worden versleuteld.

Beveiliging Microsoft Teams en SharePoint Online

Het afgelopen jaar zijn veel organisaties Microsoft Teams en SharePoint Online intensiever gaan gebruiken. Ook wordt er steeds meer samengewerkt via het Microsoft 365 platform met mensen buiten je organisatie. Dit vraagt wel om extra beveilingsmaatregelen. Vanuit het security en compliance center verhoog je eenvoudig de beveiliging van je (bedrijfs)gegevens met behulp van vertrouwelijkheidslabels. Het helpt je medewerkers om het informatiebeveiligingsbeleid van je organisatie te volgen. Via deze labels houd je controle over:

  • Externe gebruikerstoegang
  • Extern delen van gegevens
  • Toegang tot SharePoint sites vanaf niet-beheerde apparaten / persoonlijke devices

Bestanden delen via Microsoft Teams

Microsoft heeft de manier om bestanden te delen in Microsoft Teams identiek gemaakt aan de manier in OneDrive en SharePoint Online. Het is nu mogelijk om bestanden via een deelbare link met passende rechten en vervaldatum te delen. Daarnaast stel je nu eenvoudig rechten in voor documenten op SharePoint en OneDrive, terwijl je deze deelt in een privé chat of groepskanaal in Microsoft Teams.

Naamswijziging kanaal in Microsoft Teams en SharePoint map koppelen

Wanneer je de naam van een kanaal in Microsoft Teams wijzigt, wordt naam van de bijbehorende SharePoint map ook direct gewijzigd. Dit helpt je bij je om de gewenste naamconventie over de verschillende Microsoft onderdelen te bewaken. Voor gebruikers binnen je organisatie wordt het eenvoudiger om zowel in Microsoft Teams als in SharePoint Online bestanden te kunnen vinden. Deze functie is beschikbaar voor privé- en standaard kanalen. Daarnaast wordt er nu in SharePoint aangegeven waneer een map gekoppeld is aan Microsoft Teams.

Offline toegang tot Microsoft Teams bestanden via mobiel

Ben je onderweg en heb je een slechte internetverbinding? Het is nu mogelijk om via de mobiele app offline toegang tot je Microsoft Teams bestanden te hebben. Selecteer de bestanden die je graag offline wilt bekijken of bewerken.

Microsoft Teams voor consumenten

Microsoft Teams wordt ook privé steeds meer gebruikt. Microsoft introduceert hiervoor Microsoft Teams voor consumenten. Deze dienst is gratis en beschikbaar voor desktops, smartphones en het web. Het biedt ondersteuning voor chatten en videogesprekken. Ook is het mogelijk om agenda’s en documenten met elkaar te delen.

Wat is er nog meer nieuw in Microsoft Teams?

  • Dynamic view: je kunt nu zelf bepalen hoe je de content en deelnemers over je scherm wilt verdelen.
  • Presenter mode: als organisator van een vergadering kun je zelf aangeven hoe je de content aan deelnemers wilt tonen.
  • Together mode voor VDI.
  • Groep chats met gebruikers buiten je organisatie (mits externe toegang is toegestaan / aanstaat in Teams).
  • Spotlight tot 7 gebruikers tegelijkertijd tijdens een vergadering.
  • Retentiebeleid voor chat en conversatie (in te stellen door beheerders).
  • Vanuit Outlook kun je direct bestanden in Microsoft Teams opslaan.

Meer weten over de nieuwe mogelijkheden?

Wil je meer weten over de nieuwe mogelijkheden van Microsoft Teams? Laat het me weten. Ik beantwoord graag je vragen.

Wat doen we nog meer?

Modern datacenter

Modern datacenter

Een modern datacenter in Microsoft Azure biedt je maximale flexibiliteit, schaalbaarheid en veiligheid.

Oplossingen

onze oplossingen

Maak kennis met de innovatiekracht en toegevoegde waarde van de Microsoft cloud voor jouw organisatie.

Moderne werkplek

Online vergaderen met Microsoft Teams

De moderne werkplek faciliteert prettig en veilig (samen)werken vanuit huis, op kantoor en onderweg.