Migreren naar Microsoft 365: praktische informatie en plan van aanpak

De digitale werkplek verandert snel en het is belangrijk dat jouw organisatie deze veranderingen bijhoudt. Microsoft 365 biedt een krachtige, geïntegreerde oplossing die samenwerking, veiligheid en efficiëntie binnen je organisatie aanzienlijk kan verbeteren.

In deze blog bespreken we hoe je kunt migreren naar Microsoft 365 en geven we je praktische informatie en een stappenplan voor een succesvolle overgang. Je ontdekt de voordelen, zoals verbeterde samenwerking, verhoogde veiligheid, kostenbesparingen en meer flexibiliteit.

Ook bespreken we hoe je de adoptie door medewerkers kunt stimuleren, een sterk governance plan kunt opstellen en een solide beveiligingsstrategie kunt implementeren. Of je nu overweegt om de overstap te maken of al midden in het proces zit, deze blog helpt je om het meeste uit Microsoft 365 te halen en je organisatie voor te bereiden op een nieuwe manier van (samen)werken.

Waarom migreren naar Microsoft 365?

Migreren naar Microsoft 365 is meer dan alleen een technologische upgrade; het is een strategische keuze die je helpt om een moderne, toekomstbestendige werkomgeving te creëren. Microsoft 365 integreert alle productiviteitstools op één platform, van e-mail en agenda’s tot chat en bestandsdeling. Dit maakt samenwerking efficiënter en stelt je medewerkers in staat om flexibel te werken, waar ze zich ook bevinden.

Met Microsoft 365 beschik je over uitgebreide beveiligingsopties die helpen om te voldoen aan wet- en regelgeving, zoals AVG, ISO27001 en NIS2. Daarnaast beschermt het je organisatie tegen cyberdreigingen. Met functies zoals multi-factor authenticatie, gegevensversleuteling en geavanceerde dreigingsdetectie, zorgt Microsoft 365 ervoor dat je data veilig en toegankelijk blijft.

Een ander voordeel is de schaalbaarheid en flexibiliteit van Microsoft 365. Of je nu een klein bedrijf bent of een grote multinational, het platform kan eenvoudig worden aangepast aan de behoeften van jouw organisatie. Het cloudgebaseerde model zorgt ervoor dat je geen dure servers hoeft te onderhouden en alleen betaalt voor wat je gebruikt, wat aanzienlijke kostenbesparingen oplevert.

 

Migreren vanaf verschillende platformen

Elke organisatie heeft een unieke ICT-omgeving en de overstap naar Microsoft 365 kan vanaf verschillende platformen plaatsvinden. Hier zijn enkele voorbeelden van veelvoorkomende migraties en wat Microsoft 365 te bieden heeft:

  • Van on-premises naar Microsoft 365: voor organisaties die momenteel afhankelijk zijn van on-premises servers voor e-mail en opslag, biedt Microsoft 365 een modern alternatief. Door te migreren naar de cloud, kunnen bedrijven profiteren van lagere onderhoudskosten, schaalbare opslagoplossingen en geavanceerde beveiligingsfuncties. Bovendien maakt het overstappen naar een cloudgebaseerde oplossing het makkelijker om altijd en overal toegang te hebben tot gegevens, wat de flexibiliteit en mobiliteit van medewerkers vergroot. Ook is het een belangrijke vereiste om met Microsoft 365 Copilot te kunnen werken.
  • Van tenant naar tenant: soms moeten organisaties hun Microsoft 365-omgeving migreren van de ene tenant naar een andere, bijvoorbeeld bij een fusie, overname of herstructurering. Deze migratie kan complex zijn, omdat het verplaatsen van gegevens tussen tenants (een tenant-to-tenant migratie) een zorgvuldige planning en uitvoering vereist om te zorgen dat gegevens veilig blijven en gebruikers continu toegang hebben tot hun informatie.
  • Van IBM Notes en Zarafa/Kopano: veel organisaties gebruiken nog steeds verouderde e-mail- en samenwerkingstools. Door te migreren naar Microsoft 365 kunnen deze organisaties profiteren van moderne functionaliteiten zoals Outlook en Exchange Online, die gebruiksvriendelijker zijn en betere beveiliging en mobiliteit bieden.
  • Van Slack en Zoom: bedrijven die Slack gebruiken voor teamcommunicatie of Zoom voor videovergaderingen, ontdekken vaak dat Microsoft Teams een krachtig alternatief biedt. Teams integreert naadloos met andere Microsoft-tools en biedt een centrale hub voor alle communicatie- en samenwerkingsbehoeften. Dit vermindert de noodzaak om tussen verschillende applicaties te schakelen en zorgt voor een naadloze samenwerkingservaring.
  • Van Google Workspace: organisaties die overstappen van Google Workspace naar Microsoft 365 doen dit vaak om te profiteren van de geavanceerde samenwerkings- en beveiligingsmogelijkheden van Microsoft. Met OneDrive en SharePoint Online krijg je robuuste opslag- en documentbeheermogelijkheden die beter aansluiten bij de behoeften van veel bedrijven.
  • Van Dropbox en Box: voor bedrijven die afhankelijk zijn van cloudopslagdiensten zoals Dropbox en Box, biedt Microsoft 365 een geïntegreerde oplossing met OneDrive for Business en SharePoint Online. Dit stelt organisaties in staat om hun gegevensbeheer te centraliseren en te profiteren van betere integratie met andere Microsoft-tools.

Stappenplan voor een succesvolle migratie

Voordat je begint met de migratie naar Microsoft 365, is het belangrijk om duidelijk te hebben wat het doel van deze migratie is en hoe het bijdraagt aan de strategische doelstellingen van je organisatie. Migreren naar Microsoft 365 kan verschillende voordelen opleveren, zoals het verbeteren van de efficiëntie, het verhogen van de productiviteit, het verbeteren van de samenwerking, het verbeteren van de beveiliging en het verlagen van de kosten. Deze voordelen dragen allemaal bij aan het versterken van je organisatie en het behalen van je strategische doelstellingen.

Hieronder vind je een bewezen stappenplan dat je kunt volgen om een soepele overgang naar Microsoft 365 te garanderen:

  • Definieer je doelstellingen: begin met het vaststellen van heldere doelen voor de migratie. Denk bijvoorbeeld aan verbeterde samenwerking, sterkere beveiliging of kostenbesparingen. Overweeg ook hoe je de nieuwe AI-functionaliteiten, zoals Microsoft 365 Copilot, kunt inzetten. Met deze tools kun je processen automatiseren, efficiënter werken en de productiviteit van je team verhogen. Zorg ervoor dat deze doelstellingen in lijn zijn met de bredere strategie van je organisatie.
  • Analyseer je huidige ICT-omgeving: voer een grondige evaluatie uit van je huidige systemen en processen. Identificeer welke data en applicaties moeten worden gemigreerd en welke verouderd zijn en kunnen worden verwijderd of vervangen. Dit helpt je om de omvang van de migratie te bepalen en de benodigde resources in kaart te brengen.
  • Ontwikkel een duidelijk migratieplan: stel een gedetailleerd plan op dat alle aspecten van de migratie dekt, van technische vereisten tot tijdlijnen en verantwoordelijkheden. Zorg ervoor dat je de benodigde middelen en ondersteuning hebt om de migratie effectief uit te voeren. Denk hierbij ook aan eventuele risico’s en hoe je deze kunt mitigeren.
  • Voorbereiding en communicatie: informeer je medewerkers tijdig over de komende veranderingen en betrek hen bij het proces. Communiceer duidelijk waarom de migratie plaatsvindt en wat de voordelen zijn. Bied training en ondersteuning aan om ervoor te zorgen dat iedereen bekend raakt met de nieuwe manier van werken. Dit helpt om eventuele zorgen weg te nemen en de adoptie van Microsoft 365 te bevorderen.
  • Uitvoering van de migratie: gebruik de juiste tools en methoden om de migratie uit te voeren, zoals de AI Migratie Cockpit voor fileservermigraties, die het proces kan automatiseren en optimaliseren. Voor complexere migraties, zoals het overzetten van uitgebreide SharePoint-omgevingen of Microsoft Teams-structuren, is ShareGate een uitstekende keuze. Daarnaast biedt de Microsoft Migrate Tool ondersteuning voor diverse migratietaken. Houd de voortgang goed in de gaten en zorg ervoor dat eventuele problemen snel worden opgelost om verstoringen te minimaliseren.
  • Optimalisatie na de migratie: na de migratie is het belangrijk om de nieuwe omgeving verder te finetunen. Verzamel feedback van gebruikers, pas instellingen aan waar nodig en zorg voor voldoende training en ondersteuning. Vergeet ook de oude omgeving niet. Vaak blijft er na een migratie nog wat achter dat opgeruimd kan worden. Door oude gegevens en systemen op te schonen, maak je écht een frisse start.

Adoptie en governance

Naast de technische aspecten is het ook belangrijk om aandacht te besteden aan adoptie door medewerkers, governance en beveiliging. Een sterk adoptieplan helpt medewerkers de nieuwe tools snel en effectief te omarmen. Dit begint met duidelijke communicatie over de voordelen en het aanbieden van de juiste training en ondersteuning.

Een goed governanceplan is essentieel om de nieuwe tools efficiënt en veilig te gebruiken. Het zorgt voor heldere afspraken over wie waarvoor verantwoordelijk is, hoe gegevens worden beheerd, en hoe de tools worden ingezet. Zo weet iedereen precies wat er van hen wordt verwacht.

Het is belangrijk om dit plan al op te stellen voordat je begint met migreren. Als je niet weet welke data waar moet komen of hoe je wilt samenwerken, heeft de migratie weinig zin. Governance geeft bovendien richting aan de manier van samenwerken die het beste past bij je organisatie, zodat je meteen goed van start gaat.

Beveiliging

Bij een migratie naar Microsoft 365 is het opzetten van een sterke security baseline onmisbaar. Dit vormt de basis voor het beschermen van je data en processen in de cloud. Denk bijvoorbeeld aan het instellen van multi-factor authenticatie (MFA) om ongeautoriseerde toegang te voorkomen, en aan Data Loss Prevention (DLP) om te voorkomen dat gevoelige informatie onbedoeld wordt gedeeld. Ook toegangsbeheer en het labelen van bestanden op gevoeligheid zijn voorbeelden van maatregelen die bijdragen aan een goede security baseline. Door duidelijke regels en processen in te richten, zoals een retentiebeleid en gegevensversleuteling, zorg je voor een veilige werkomgeving. Deze voorbeelden laten zien hoe belangrijk het is om vanaf het begin een stevige basis te hebben voor beveiliging in Microsoft 365.

Direct meer weten?

Heb je vragen over de migratie naar Microsoft 365 of wil je weten hoe onze collega’s je kunnen ondersteunen bij elke stap van dit proces? Laat het ons weten. We beantwoorden graag je vragen en bieden je advies en ondersteuning.

Wat doen we nog meer?

Microsoft Copilot

Copilot training

Maak kennis met de mogelijkheden van Microsoft Copilot en zet jouw organisatie met AI op voorsprong.

Managed services

onze oplossingen

Maak kennis met de managed services van Advantive voor de Microsoft omgeving van jouw organisatie.

Moderne werkplek

Online vergaderen met Microsoft Teams

De moderne werkplek faciliteert prettig en veilig (samen)werken vanuit huis, op kantoor en onderweg.