Project Online stopt. Wat zijn de alternatieven?
Microsoft stopt per 30 september 2026 volledig met Project Online. Vanaf dat moment is er geen toegang meer tot je projecten of data binnen deze omgeving. Nieuwe licenties zijn vanaf oktober 2025 niet meer verkrijgbaar. Organisaties die nu nog afhankelijk zijn van Project Online doen er goed aan zich tijdig voor te bereiden. De overstap vraagt meer dan alleen techniek. Je maakt ook keuzes in tooling, samenwerking en adoptie.
In deze blog legt onze collega Rick Deneer je uit waarom Project Online stopt, wat de alternatieven zijn en hoe je jouw organisatie op een overstap kunt voorbereiden.
Waarom stopt Microsoft met Project Online?
Project Online is gebouwd op een verouderde SharePoint-architectuur. Die basis is te beperkt voor de manier waarop moderne organisaties willen werken. Integratie met Microsoft Teams, rapportages via Power BI en ondersteuning voor Microsoft 365 Copilot zijn hierin niet goed mogelijk. Microsoft zet daarom in op het Power Platform en Microsoft 365 Copilot als nieuw fundament. Dat maakt het mogelijk om projectmanagement beter af te stemmen op hoe teams vandaag samenwerken.
Waarom is er nu al actie vereist?
Een deadline van 2026 lijkt misschien ver weg. In de praktijk blijkt dat veel organisaties hun Project Online-omgeving al jaren gebruiken. De data, rapportages en planningen zijn vaak verweven met andere systemen. Het vervangen ervan vraagt om inzicht. Welke teams zijn betrokken? Waar zitten de afhankelijkheden? En hoe zorg je dat lopende projecten gewoon door kunnen?
Een goede migratie bestaat niet alleen uit data overzetten. Ook het inrichten van de nieuwe omgeving, het trainen van gebruikers en het aanpassen van processen kost tijd. Organisaties die dit zorgvuldig willen doen, starten liever op tijd en met een gestructureerde aanpak.
Wat betekent dit voor jouw organisatie?
De overstap naar een nieuwe oplossing draait niet alleen om techniek. Het is juist een goed moment om stil te staan bij hoe er binnen je organisatie wordt gewerkt. Welke processen zijn verbonden aan projectmanagement. Wat hebben medewerkers nodig om hun werk goed te kunnen doen. En welke onderdelen kunnen beter, slimmer of eenvoudiger worden ingericht.
Als dat inzicht er is, kun je bewust kiezen voor een oplossing die past bij jullie manier van werken en samenwerken.
Wat zijn de alternatieven voor Project Online?
De keuze voor een alternatief hangt af van hoe je organisatie werkt en welke eisen je stelt aan projectmanagement, samenwerking en rapportages. Microsoft biedt drie duidelijke alternatieven.
- Planner Premium is een goede keuze voor organisaties die willen overstappen naar een moderne, gebruiksvriendelijke manier van projectmatig werken. De oplossing is onderdeel van Microsoft 365 en werkt naadloos samen met Teams. Plannen gebeurt visueel en overzichtelijk. Je kunt afhankelijkheden aangeven tussen taken, werken met Gantt-diagrammen en projecten onderbrengen in portfoliostructuren. Daardoor krijg je snel inzicht in de voortgang én de samenhang tussen projecten. Planner Premium maakt het ook mogelijk om processen te automatiseren met behulp van Power Automate. Denk bijvoorbeeld aan meldingen bij vertraging, het automatisch toewijzen van taken of het instellen van goedkeuringsflows. Gebruikers met een Project Plan 3- of 5-licentie hebben standaard toegang tot deze functies en tot de desktopversie van Microsoft Project. Heb je een Microsoft 365 E3- of E5-licentie, dan heb je standaard leesrechten op projecten binnen Planner Premium. Dat maakt het eenvoudiger om informatie te delen met collega’s die zelf geen projectlicentie nodig hebben.
- Project Manager Agent is wat Planner echt bijzonder maakt. Deze AI-assistent binnen Microsoft 365 Copilot helpt bij het aanmaken van taken, het bijhouden van de voortgang en het opstellen van statusupdates. Alles gebeurt op basis van de context van je project. Je hoeft dus niet meer alles zelf te verzamelen, op te schrijven of na te vragen. De informatie komt naar je toe, precies op het moment dat je die nodig hebt. Dat geeft rust, overzicht en ruimte om je te richten op de inhoud in plaats van de administratie.
- Project Server Subscription Edition is bedoeld voor organisaties die uitgebreide planningsfunctionaliteit nodig hebben, inclusief resourcebeheer, budgettering en integratie met Project Desktop. Deze oplossing lijkt qua structuur op Project Online, maar draait op de nieuwste SharePoint-technologie. Je kunt het inzetten binnen je eigen datacenter of hosten in Microsoft Azure. Deze optie is geschikt voor organisaties die vertrouwd zijn met de klassieke projectstructuur, maar wél willen blijven ontwikkelen binnen een modern Microsoft-platform.
- Dynamics 365 Project Operations is interessant voor organisaties die veel werken met urenregistratie, resourceplanning en financiële afhandeling binnen projecten. Deze oplossing biedt een geïntegreerde aanpak voor projectuitvoering én administratie. Vooral voor projectorganisaties met veel complexe opdrachten is dit een krachtig en schaalbaar alternatief.
Slimmer werken met Microsoft 365 Copilot en de Project Manager Agent
De overstap naar een nieuwe projectmanagementoplossing is voor veel organisaties meer dan een technische verandering. Het is ook een kans om het werken aan projecten beter te organiseren. Het gebruik van generatieve AI, zoals Microsoft 365 Copilot en de Project Manager Agent in Planner Premium, spelen daarin een steeds grotere rol.
Copilot ondersteunt direct in Microsoft 365-toepassingen zoals Teams, Outlook, Word, Excel en Planner. Binnen projectmanagement helpt het bijvoorbeeld bij het samenvatten van vergaderingen, het genereren van statusupdates of het opstellen van projectplannen. Informatie wordt automatisch opgehaald uit gesprekken, documenten en planningen. Je hoeft dus minder zelf te verzamelen of over te typen.
De Project Manager Agent binnen Planner Premium maakt dit nog concreter. Die helpt je bij het aanmaken en bijwerken van taken, het herkennen van knelpunten in je planning en het beantwoorden van vragen zoals: wat is er sinds vorige week veranderd, welke taken lopen achter of waar moet ik vandaag op letten. Je krijgt als projectmanager ondersteuning op de momenten waarop dat nodig is.
Om hiervan gebruik te maken is een licentie voor Project Plan 3 of 5 nodig, en een Microsoft 365 Copilot-licentie. Daarnaast is een goede inrichting van je Microsoft 365-omgeving belangrijk. Denk aan heldere projectstructuren, eenduidige opslag van documenten en duidelijke afspraken over wie waar werkt. Alleen dan kan Copilot de juiste informatie gebruiken om jou te ondersteunen.
Waarvoor kun je bij ons terecht?
De overstap van Project Online raakt vaak meer dan alleen de techniek. Het gaat ook om processen, samenwerking, rapportage en de manier waarop teams hun werk organiseren. We helpen je om die overstap goed te begeleiden, met aandacht voor structuur, gebruikers en informatiebeveiliging.
We starten met een analyse van de huidige situatie. Welke functies van Project Online zijn in gebruik? Hoe werken je teams nu? En welke onderdelen zijn afhankelijk van de bestaande inrichting? Vanuit dat inzicht brengen we de impact in kaart en stellen we een plan op dat past bij je organisatie en ambities.
Voor veel organisaties blijkt Planner Premium in combinatie met Microsoft 365 Copilot een passende keuze. De oplossing sluit goed aan op Microsoft Teams, biedt ruimte voor overzicht en maakt het eenvoudiger om projecten centraal te beheren. Dankzij de Project Manager Agent worden planningen, voortgang en updates automatisch ondersteund. Denk aan het aanmaken van taken, het samenvatten van gesprekken of het beantwoorden van vragen over de status van een project.
We begeleiden je bij de volledige inrichting van de nieuwe omgeving. Van het opzetten van duidelijke projecttemplates tot het organiseren van portfoliostructuren en het instellen van toegangsrechten. Ook de beveiliging van data wordt vanaf het begin meegenomen. Denk aan rollen, rechten en de manier waarop informatie binnen Microsoft 365 wordt beheerd.
Naast de inrichting ondersteunen we ook bij de adoptie. Teams krijgen gerichte uitleg op basis van hun rol en werkzaamheden. Of je nu met een klein team werkt of meerdere projectgroepen hebt, we zorgen ervoor dat iedereen op een praktische manier aan de slag kan. De overstap verloopt stapsgewijs, met aandacht voor lopende projecten en bestaande afspraken.
Hoe kun je jouw organisatie goed voorbereiden?
De uitfasering van Project Online vraagt om actie, maar biedt jouw organisatie ook nieuwe kansen. Het dwingt je om opnieuw te kijken naar hoe projectmatig werken is ingericht, welke processen daarop steunen en waar medewerkers behoefte aan hebben.
Wil je weten wat de beste aanpak is voor jouw organisatie? Of wil je verder praten over de mogelijkheden? Neem gerust contact met ons op. We denken met je mee en helpen je graag verder.
Wat doen we nog meer?
Microsoft Copilot
Maak kennis met de mogelijkheden van Microsoft Copilot en zet jouw organisatie met AI op voorsprong.
Managed services
Maak kennis met de managed services van Advantive voor de Microsoft omgeving van jouw organisatie.
Moderne werkplek
De moderne werkplek faciliteert prettig en veilig (samen)werken vanuit huis, op kantoor en onderweg.