Het Elkerliek is een regionaal ziekenhuis met locaties in Helmond, Deurne en Gemert waar ruim 2.500 medewerkers en 120 medisch specialisten dagelijks werken aan persoonlijke en toegankelijke zorg. De organisatie staat bekend om korte lijnen, een mensgerichte cultuur en de ambitie om continu te verbeteren.
Een logisch moment voor vernieuwing ontstond vanuit het actualiseren van het licentiemodel en de behoefte aan efficiënter en effectiever samenwerken. Dit bood ruimte om de bestaande IT-omgeving opnieuw te beoordelen en de stap te zetten naar een moderne Microsoft 365-omgeving. De behoefte aan flexibeler samenwerken, actuele licentiemodellen en een toekomstbestendige basis maakte de keuze voor Microsoft 365 vanzelfsprekend.
De overstap vroeg om meer dan techniek. Security, governance en adoptie speelden een belangrijke rol. Met ondersteuning van Advantive is de migratie stap voor stap uitgevoerd en kreeg het ziekenhuis een nieuwe Microsoft 365-omgeving die past bij de manier waarop je vandaag werkt.
In dit interview vertellen Frederik de Groot, coördinator van het team Workspace, en Suzanne de Vries, Project Management Officer, hoe het Elkerliek deze verandering heeft aangepakt en wat het project heeft opgeleverd.
Het Elkerliek is een ziekenhuis waar persoonlijke zorg en samenwerking centraal staan. De open cultuur maakt de organisatie bijzonder.
Frederik: “Iedereen staat hier voor elkaar klaar. Je merkt dat we samen willen verbeteren. Op doordachte wijze proberen we te vernieuwen. Die mentaliteit maakt het mogelijk om te vernieuwen op een manier die past bij de organisatie. Ook op het gebied van ICT.”
Suzanne: “Wat het Elkerliek typeert, is dat mensen elkaar echt zien en helpen. Er is veel onderling contact en dat maakt samenwerken vanzelfsprekend.”
Frederik: “Er waren meerdere redenen om over te stappen naar een moderne Microsoft 365-omgeving. We liepen tegen uitdagingen aan. De licenties van het Elkerliek moesten worden vernieuwd. We hebben dit moment aangegrepen om structureel te verbeteren. Er is gekozen voor Office voor het web, als onderdeel van de Microsoft 365-omgeving, waarmee medewerkers op een toegankelijke manier kunnen werken met de vertrouwde Microsoft-tools. Door te kiezen voor Microsoft 365 en Windows 11 kunnen we verder bouwen op één centrale en toekomstbestendige omgeving.”
De migratie was dus technisch noodzakelijk én belangrijk om verder te kunnen innoveren. Denk aan integratie met andere applicaties en toepassingen binnen Microsoft 365 die in de toekomst ingezet kunnen worden.
In de voorbereiding stond de inventarisatie centraal. Samen met Advantive bracht het Elkerliek de inhoud van de fileserver in kaart. Er werd gekeken naar de omvang van de data, het type bestanden, het gebruik ervan en of de informatie op de juiste plek stond. Ook werd beoordeeld welke data gevoelig of verouderd was.
Deze analyse vormde de basis voor duidelijke governance-afspraken. Samen met Advantive is de governance voor Microsoft 365 vormgegeven.
Wie is eigenaar van welke informatie, waar wordt het opgeslagen en wie heeft toegang? Deze afspraken werden het fundament onder de nieuwe Microsoft 365-omgeving. De structuur maakte rechten, verantwoordelijkheden en informatiebeveiliging overzichtelijk.
Tijdens de voorbereidingen is veel aandacht besteed aan datakwaliteit. Met de afdelingen werd gekeken welke informatie actueel was, wat naar een andere omgeving moest en wat verwijderd kon worden.
Suzanne: “We hebben nieuwe governance-afspraken gemaakt. Het was niet alleen een migratie, maar ook een kans om data op te schonen en het informatiebeheer opnieuw in te richten.”
De migratieaanpak was gefaseerd en liep over twee jaar. Deze doorlooptijd was nodig vanwege de grootte van de organisatie, het aantal afdelingen en de noodzaak voor een juiste adoptie met geminimaliseerde impact voor de organisatie. Hier is een samenwerking toegepast tussen het Elkerliek, Advantive en Mixit.
Het Elkerliek migreerde afdeling voor afdeling met een agile aanpak. Iedere sprint kende dezelfde opbouw met inventarisatie, een gezamenlijke kick-off, huiswerkopdrachten, een verhuislijst en een afsluitende sessie.
Het project begon met een pilotgroep. De ervaringen uit deze groep zijn gebruikt om de aanpak te verfijnen en daarna organisatiebreed toe te passen.
Iedere sprint duurde negen weken. Afdelingen kregen voldoende tijd om zich voor te bereiden. Een afdelingsafgevaardigde vervulde hierin een belangrijke rol als aanspreekpunt en schakel tussen collega’s van de afdeling en het projectteam. De vaste structuur per sprint hield het project overzichtelijk en uitvoerbaar.
De samenwerking met Advantive verliep prettig en gestructureerd. In de voorbereiding is eerst de governance neergezet en de Microsoft 365-omgeving veilig ingericht. Daarna begeleidde Advantive de technische migratie gedurende twee jaar.
Frederik: “Het is fijn samenwerken met de consultants van Advantive. Ze schakelen makkelijk en denken met ons mee. Advantive is flexibel. Ook in de weekenden werd gewerkt.”
Advantive vervulde een bredere rol dan alleen techniek. De consultants begeleidden het traject tot en met de migratie en maakten actief deel uit van het projectteam.
Frederik: “Dit is hoe we graag zien hoe consultants voor het Elkerliek werken. De consultants van Advantive waren onderdeel van het projectteam en schakelden makkelijk met onze collega’s. Dat werkt prettig en maakt een groot verschil.”
Tijdens het hele project was er veel aandacht voor adoptie en verandermanagement. Het Elkerliek werkte samen met Mixit en zette per afdeling collega’s in om de verandering te begeleiden.
Suzanne: “We hebben een extern adoptieteam ingeschakeld en zijn gestart met persona-onderzoek. Op basis daarvan zijn koplopers getraind. Met persoonlijke communicatie, interne sessies en floorwalkers is de verandering goed begeleid.”
De migratie heeft gezorgd voor een opgeschoonde en goed ingerichte Microsoft 365-omgeving waarin informatie beter vindbaar en beheersbaar is.
Microsoft Teams is nu het vertrekpunt van de werkplek. Medewerkers werken vanuit één omgeving samen aan documenten, chatten en (video)bellen. SharePoint en OneDrive zijn onderdeel van het dagelijkse werk.
De komende periode ligt de focus op optimalisatie. Daarnaast bereidt het Elkerliek de inzet van Teams-telefonie voor en onderzoekt nieuwe toepassingen, zoals Microsoft 365 Copilot en procesintegratie binnen Microsoft 365.
Binnen het Elkerliek wordt op dit moment verkend hoe AI-technologie, zoals Microsoft 365 Copilot, kan bijdragen aan slimmer en efficiënter werken.
Elkerliek onderzoekt samen met Advantive hoe AI een rol kan spelen binnen de moderne werkplek. Er loopt een pilot waarbij het secretariaat wordt ondersteund met het automatisch uitwerken van vergadernotities. Die notulen worden direct op de juiste plek opgeslagen, zodat medewerkers sneller kunnen terugvinden wat besproken is.
Het doel is om gebruikers op een pragmatische manier te ondersteunen en te ontdekken waar AI echt meerwaarde biedt.
Frederik: “Ik verwacht dat er steeds meer AI nodig is. We onderzoeken wat AI voor het Elkerliek kan betekenen. Het is belangrijk om die mogelijkheden stap voor stap te verkennen, met veel aandacht voor privacy, veiligheid en toepasbaarheid.”
Suzanne: “Neem medewerkers vanaf het begin mee en denk goed na over adoptie. Het is een andere manier van werken en dat vraagt om goede en persoonlijke begeleiding.”
Een belangrijke les uit dit traject is dat je de samenwerking tussen adoptie, communicatie, techniek en het projectteam vanaf het begin goed moet organiseren. Binnen het Elkerliek gebeurde dat onder andere via een vast projectteam, regelmatig overleg met de stuurgroep en duidelijke afstemming per fase.
Suzanne en Frederik benadrukken dat het succes van dit traject zit in de samenwerking tussen communicatie, adoptie, techniek en projectmanagement. Alleen dan krijg je mensen mee. Deze aanpak willen zij ook bij volgende projecten toepassen. Advantive heeft daarin veel betekend. ■
Maak kennis met de mogelijkheden van Microsoft Copilot en zet jouw organisatie met AI op voorsprong.
Maak kennis met de managed services van Advantive voor de Microsoft omgeving van jouw organisatie.
De moderne werkplek faciliteert prettig en veilig (samen)werken vanuit huis, op kantoor en onderweg.
