SharePoint Advanced Management: wat is het en hoe werkt het?

Afgelopen week bezochten onze collega’s Stefan Steeghs en Thijs van Gils de European SharePoint Conference 2024 (ESPC24) in Stockholm. Twee dagen lang volgden zij sessies over de nieuwste mogelijkheden van Microsoft 365 Copilot, AI agents, SharePoint Online en Microsoft Teams. Stefan en Thijs waren beide erg enthousiast over SharePoint Advanced Management (SAM), zeker met de opkomst van AI. Tijdens een deep dive-sessie werd duidelijk hoe SAM organisaties helpt om meer grip te krijgen op hun data en samenwerking veiliger en overzichtelijker te maken. In deze blog lees je wat het is, hoe het werkt en wat de toepassingen voor jouw organisatie kunnen zijn.

Inhoudsopgave

Wat is SharePoint Advanced Management?

SharePoint Advanced Management (SAM) is onderdeel van de SharePoint Premium-suite. Waar SharePoint Premium meer dan 30 functies bevat om je digitale werkplek veiliger en efficiënter te maken, richt SAM zich specifiek op geavanceerd beheer. Het helpt je om grip te krijgen op databeveiliging, toegangscontrole en governance.

Met de opkomst van AI-tools zoals Microsoft 365 Copilot wordt het nóg belangrijker om data veilig en georganiseerd te houden. SAM biedt daarvoor de juiste tools en zorgt voor structuur in je SharePoint-omgeving.

Wat echt enorm praktisch is, is dat SAM niet alleen problemen signaleert, maar ook direct oplossingen biedt. Denk aan het opsporen van inactieve sites, het beheren van wie toegang heeft tot gevoelige informatie en rapportages die laten zien hoe data wordt gedeeld. Het helpt je risico’s te beheersen voordat ze problemen worden.

Hoe werkt SAM in de praktijk?

Eén van de grootste uitdagingen voor organisaties is de ongecontroleerde groei van data, ook wel contentsprawl genoemd. Met SAM kun je automatisch sites detecteren die geen actieve eigenaar hebben en suggesties krijgen om nieuwe eigenaren aan te wijzen. Dit voorkomt dat data onbeheerd achterblijft.

Daarnaast biedt SAM oplossingen om oversharing tegen te gaan. Stel dat een document toegankelijk is voor iedereen in de organisatie, terwijl dat niet de bedoeling is. SAM geeft direct een melding en laat je dit aanpassen. Je kunt ook beleid instellen om dit soort fouten in de toekomst te voorkomen.

Wat SAM extra relevant maakt, is de integratie met AI-tools zoals Microsoft 365 Copilot. Met functies zoals Restricted Content Discovery bepaal je welke data wel en niet beschikbaar is voor AI. Zo blijft gevoelige informatie beschermd, terwijl je de voordelen van AI kunt benutten.

Waarom is SAM belangrijk?

Met de komst van AI wordt databeheer nóg belangrijker. AI werkt alleen goed als de data veilig, georganiseerd en relevant is. SAM zorgt ervoor dat je controle houdt over wat AI-tools zoals Copilot wel en niet kunnen gebruiken. Dit helpt je om risico’s te minimaliseren en tegelijkertijd je digitale werkplek toekomstbestendig te maken.

Daarnaast ondersteunt SAM je bij het voldoen aan wet- en regelgeving, zoals de AVG. Vooral in sectoren zoals de zorg of financiële dienstverlening, waar strenge eisen gelden, biedt SAM een oplossing die compliance eenvoudiger maakt.

Voor welke organisaties is SAM geschikt?

SAM is ontworpen voor organisaties van elke omvang, maar is vooral waardevol voor bedrijven die werken met grote hoeveelheden data en teams die intensief samenwerken. Het is ideaal voor organisaties die Microsoft 365 Copilot willen implementeren, maar eerst hun governance op orde moeten brengen. Ook bedrijven die te maken hebben met contentchaos of oversharing zullen veel voordeel halen uit SAM.

Aan de slag met SharePoint Advanced Management

De implementatie van SAM vraagt om een goede voorbereiding. Hoewel veel functies, zoals rapportages en sitebeheer, direct beschikbaar zijn via het SharePoint Admin Center, kunnen meer geavanceerde instellingen zoals Restricted Content Discovery specifieke aanpassingen vereisen. Denk bijvoorbeeld aan het instellen van toegangsregels met PowerShell of het afstemmen van beleid op de behoeften van jouw organisatie.

Uiteraard helpen onze collega’s je graag om dit proces soepel te laten verlopen. Een governance workshop is een goede eerste stap. Samen brengen we in kaart waar de grootste risico’s liggen en welke stappen nodig zijn om SAM optimaal in te richten. Dit vertalen we naar een praktisch governance plan, zodat je snel resultaat boekt en direct profiteert van de voordelen van SAM.

Hoe begin je?

De eerste stap is om je huidige SharePoint-omgeving te analyseren. Welke data is er? Hoe wordt het gedeeld? Waar zitten de risico’s? Met SharePoint Advanced Management (SAM) krijg je snel inzicht en kun je direct aanpassingen doorvoeren om ongewenst delen van gegevens te voorkomen.

SAM is nu inbegrepen bij de Microsoft 365 Copilot-licentie, maar je kunt het ook los aanschaffen voor $3 per gebruiker per maand, afhankelijk van wat het beste past bij jouw behoeften. Wil je het eerst uitproberen? Maak dan gebruik van een gratis proeflicentie van 30 dagen, met de optie om deze met nog eens 30 dagen te verlengen.

Vanaf januari 2025 wordt Microsoft 365 Copilot geïntegreerd in de beheercentra van Microsoft 365, SharePoint en Microsoft Teams. Dit maakt het beheren en analyseren van gegevens eenvoudiger, zodat je meer controle hebt over je omgeving en sneller actie kunt ondernemen.

Ondersteuning nodig?

We zijn enthousiast over de mogelijkheden van SharePoint Advanced Management. Het helpt je om iedere digitale werkplek veiliger en overzichtelijker te maken. Met SAM krijg je grip op je data en bereid je je optimaal voor op de inzet van AI. Wil je weten wat SAM voor jouw organisatie kan betekenen? Neem contact met ons op voor meer informatie. We denken graag met je mee over de beste aanpak voor jouw SharePoint-omgeving.