SharePoint migratie stappenplan

SharePoint biedt je organisatie een stevig fundament voor Microsoft Teams, intranetten, documentmanagement- en contentmanagementsystemen. Veel bedrijven werken dan ook al geruime tijd met SharePoint. Organisaties bereiden zich op dit moment voor op het hybride werken. Vanwege de rijke functionaliteit kiezen steeds meer bedrijven om over te stappen naar Modern SharePoint / SharePoint Online. In deze blog delen we onze aanpak en een stappenplan voor een SharePoint migratie.

Stap 1: Inventarisatie

Iedere SharePoint migratie start met een inventarisatie van de huidige omgeving. We brengen het volgende in kaart:

  • Aantal sites
  • Aantal gebruikers
  •  Aantal bestanden
  • Structuur van de omgeving
  •  Lijsttypes
  • Maatwerk
  • Procesinrichting
  • Huisstijl / styling
  • Type migratie (on prem naar online, tenant to tenant, etc.)
  • Doel van de migratie

Stap 2: Design

Onze design aanpak is gebaseerd op ‘design with the end in mind’. We starten met het ophalen van de business requirements via workshops samen met eindgebruikers en matchen deze met de ICT-strategie van je organisatie.

Ook brengen we de toekomstige SharePoint plannen in kaart. Wil je als organisatie bijvoorbeeld gaan werken met Microsoft Viva? Of wil je een nieuw intranet op basis van SharePoint Online ontwikkelingen?

Onze bevindingen toetsen we en verwerken we vervolgen uit in een informatiearchitectuur. Hierin staan zaken, zoals:

  • Wat doen we met oude data? Archiveren, opruimen of migreren?
  • Hoe bouwen we een wasstraat, die ook zorgt voor het verrijken van de data?
  • Wat is een logische indeling voor de nieuwe omgeving?
  • Hoe gaan we hybride (samen)werken faciliteren?
  • Mogen medewerkers bestanden extern delen of juist niet?
  • Welke rechten krijgen gebruikers(groepen) toegekend?
  • Hoe gaan we om met vertrouwelijke documenten?
  • Op welke manier richten we de back-up en restore in?
  • Hoe passen we classificatie, data protectie en labeling toe op de documenten?
  • Hoe maken we documenten vindbaar?
  • Wat is de gewenste navigatiestructuur?

 

Vervolgens definiëren we de gewenste security baseline en maken we het functioneel en technisch design.

Stap 3: Inrichting nieuwe omgeving

Op basis van het design wordt de nieuwe omgeving ingericht. Hierbij zorgen we de juiste configuratie van de security settings in zowel SharePoint Online als in Microsoft 365. We passen styling (huisstijl, kleuren) toe op de nieuwe omgeving. De basis staat voor de daadwerkelijke migratie.

Stap 4: Adoptie

Voor iedere migratie geldt dat deze pas slaagt als de medewerkers enthousiast over de nieuwe mogelijkheden. Een adoptiestrategie mag dan ook niet ontbreken. We starten voor de migratiefase dan ook met het geven van adoptie workshops. In deze workshops laten we zien hoe hun input in het nieuwe design (zie design fase) is verwerkt, wat de nieuwe manier van werken wordt en wat er van gebruikers wordt verwacht. Nadruk ligt op hoe we met de nieuwe omgeving de dagelijkse werkzaamheden leuker en simpeler maken.

Stap 5: Migratie

De migratiefase starten we met het bouwen van een migratiestraat. We maken een blauwdruk voor de eerste afdeling die we gaan migreren en starten met een pilot. We dragen zorg voor de migratie en begeleiden de testfase. Op basis van de eerste ervaringen scherpen we onze migratieaanpak verder aan en bereiden we de organisatie voor op de daadwerkelijke migratie. We zorgen voor een geruisloze migratie met minimale impact op de gebruikers. Uiteraard zijn we bij de livegang onsite aanwezig voor vragen en ondersteuning.

Stap 6: Beheer

Vanaf de inrichting van de nieuwe omgeving zorgen onze managed services collega’s voor optimaal beheer. We maken een vertaalslag van de strategische doelstellingen van een klant naar de inzet van SharePoint Online / Modern SharePoint. Dit doen we op basis van het volgende stappenplan:

  1. Kennismaking expertdesk
  2. Review en aanpassen huidige documentatie
  3. Organisatorische afspraken (o.a. SLA, DAP en communicatiematrix)
  4. Inrichten monitoring omgeving (24*7)
  5. Inrichten security center (24*7)
  6. Het in beheer nemen van de omgeving
  7. Maandelijks bespreken SLA, updates, adoptie en roadmap

Direct meer weten?

Ben je van plan om over te stappen naar SharePoint Online? Heb je vragen of ondersteuning nodig? Laat het ons weten!

Wat doen we nog meer?

Modern datacenter

Modern datacenter

Een modern datacenter in Microsoft Azure biedt je maximale flexibiliteit, schaalbaarheid en veiligheid.

Oplossingen

onze oplossingen

Maak kennis met de innovatiekracht en toegevoegde waarde van de Microsoft cloud voor jouw organisatie.

Moderne werkplek

Online vergaderen met Microsoft Teams

De moderne werkplek faciliteert prettig en veilig (samen)werken vanuit huis, op kantoor en onderweg.