Na de migratiegolf van on-premises e-mail en SharePoint naar de cloud, zien we nu steeds meer organisaties die hun Office 365 / Microsoft 365 omgevingen willen samenvoegen. Dit gebeurt vaak door overnames, fusies of naamswijzigingen. Maar hoe pak je dit aan? Wat is de beste migratiestrategie, welke valkuilen zijn er, en wat moet je wel en vooral niet doen? In deze blog deel ik onze ervaringen en tips over tenant-to-tenant migraties.
Een fusie of overname brengt op allerlei vlakken veranderingen met zich mee en heeft vaak een grote impact op de organisatie en haar medewerkers. Op ICT-gebied zijn er ook flinke wijzigingen. Een tenant-to-tenant migratie is daarom vaak een essentieel onderdeel van een fusie- of overnameproces. Dit type migratie zorgt ervoor dat de ‘nieuwe’ organisatie en haar medewerkers op een efficiënte en veilige manier kunnen samenwerken vanuit één omgeving.
Bij iedere migratie is het essentieel om te starten met een gedetailleerd plan. Voordat de technische implementatie begint, is het belangrijk om de business requirements te definiëren. Hierbij beschrijven we onder andere:
Pas daarna richten we ons op de technische details en bekijken we welke bronsystemen betrokken zijn. Dit kunnen bestaande Microsoft 365 of Office 365 omgevingen zijn, maar ook andere platforms zoals Gmail, IBM Notes, Slack, Zoom, Google Workspace, Box, Dropbox, Zarafa en vergelijkbare systemen. Een grondige inventarisatie van alle huidige applicaties en gegevensbronnen is essentieel om een effectieve migratiestrategie te ontwikkelen en ervoor te zorgen dat alle belangrijke data en tools succesvol worden gemigreerd naar de nieuwe omgeving.
Een tenant-to-tenant migratie gaat verder dan alleen de techniek; het managen van medewerkers en de organisatie is net zo belangrijk. Daarom is het belangrijk om een programmamanager aan te stellen die verantwoordelijk is voor:
Door deze aspecten goed te managen, kan de programmamanager ervoor zorgen dat de migratie niet alleen technisch succesvol is, maar ook goed wordt geaccepteerd door de medewerkers.
Het opbouwen van de nieuwe omgeving hangt af van de situatie van de organisatie. Enkele vragen die je moet beantwoorden zijn:
Het is belangrijk om deze keuzes te baseren op zowel de korte als lange termijn doelen van de organisatie, zodat de nieuwe omgeving duurzaam en toekomstbestendig is.
Bij een tenant-to-tenant migratie is het belangrijk om de verwachtingen van alle betrokken partijen goed te managen. Dit betekent dat je duidelijk moet communiceren over de doelen, het proces en de impact van de migratie. Zorg ervoor dat beide partijen akkoord gaan met het plan van aanpak en dat er duidelijke afspraken zijn gemaakt over de verantwoordelijkheden en deadlines.
Het succes van de migratie wordt grotendeels bepaald door hoe goed de verwachtingen van de stakeholders worden beheerd en gemanaged.
Communicatie draagt direct bij aan het succes van een tenant-to-tenant migratie. Het is belangrijk om medewerkers voor, tijdens en na het migratieproject goed te informeren over de impact, planning, en voortgang. Dit voorkomt verwarring en zorgt voor een vlotte overgang naar de nieuwe omgeving. Het opstellen van een communicatieplan, samen met een governance- en adoptieplan, is essentieel om medewerkers betrokken en geïnformeerd te houden.
De wekelijkse stuurgroep speelt een cruciale rol in het waarborgen van het succes van de tenant-to-tenant migratie. Deze groep, bestaande uit key stakeholders en besluitvormers, is verantwoordelijk voor de strategische richting, besluitvorming en het oplossen van escalaties tijdens het migratieproces. De stuurgroep houdt toezicht op de voortgang, bewaakt de risico’s en zorgt ervoor dat de doelstellingen van het project worden gehaald. Regelmatige vergaderingen van de stuurgroep, waarin de status van het project en eventuele knelpunten worden besproken, zijn essentieel voor een succesvolle migratie.
Bij een tenant-to-tenant migratie kunnen verschillende technische uitdagingen optreden, zoals:
Het is belangrijk om deze uitdagingen vroegtijdig te identificeren en te plannen voor mogelijke oplossingen, zoals het opschonen van data voor de migratie of het gebruik van gespecialiseerde migratietools.
Tijdens migraties kunnen er altijd onverwachte zaken optreden. Enkele belangrijke lessen die we hebben geleerd zijn:
Een uitgebreide testfase, inclusief een proefmigratie, is essentieel om te zorgen dat alles soepel verloopt tijdens de migratie. Dit helpt om eventuele problemen op te sporen en op te lossen voordat ze de live omgeving beïnvloeden.
De datum voor livegang wordt zorgvuldig afgestemd met alle betrokkenen. De migratie vindt meestal plaats in het weekend om de impact op de eindgebruikers te minimaliseren. Na de migratie zorgt een getraind team ervoor dat de nieuwe omgeving soepel draait en dat eventuele problemen snel worden opgelost.
Heb je zelf een migratie-uitdaging of wil je meer weten over hoe je een tenant-to-tenant migratie succesvol kunt aanpakken? Neem dan contact met ons op! We delen graag onze ervaringen en helpen je op weg.
Een datacenter in Microsoft Azure biedt je maximale flexibiliteit, schaalbaarheid en veiligheid.
Maak kennis met de managed services van Advantive voor de Microsoft omgeving van jouw organisatie.
De moderne werkplek faciliteert prettig en veilig (samen)werken vanuit huis, op kantoor en onderweg.
