Na de grote hoos van migraties van on-premises e-mail en SharePoint richting de cloud, zien we steeds meer organisaties die hun Office 365 / Microsoft 365 omgevingen willen samenvoegen. Aanleiding hiervoor zijn overnames, fusies of naamswijzigingen. Maar hoe pak je dit nu aan? Wat is de beste migratiestrategie, wat zijn de valkuilen en wat moet je wel en vooral niet doen. In deze blog deel ik onze tenant to tenant migratie ervaringen en tips.
Een fusie of overname brengt op allerlei vlakken veranderingen met zich mee. Het heeft een grote impact op de organisatie en haar medewerkers. Ook op ICT-gebied vinden er flink wat wijzigingen plaats. Een tenant-to-tenant migratie is dan ook vaak een belangrijk onderdeel van een fusie- of overnameproces. Tijdens een tenant-to-tenant migratie worden de bestaande Office 365 /Microsoft 365 omgevingen samengevoegd. Het zorgt ervoor dat de ‘nieuwe’ organisatie en haar medewerkers op een efficiënte en veilige manier kunnen (samen)werken vanuit 1 omgeving.
Net als bij alle projecten starten we ook hier met een plan. Voordat we de techniek in gaan stellen we de business requirements vast. Hierbij beschrijven we onder andere:
Het uitvoeren van de technische a naar b migratie is goed te doen mits er aan de randvoorwaarden wordt voldaan. Het managen van de medewerkers en organisatie is zeker zo belangrijk. Veel tijd en aandacht gaan dan ook uit naar:
Kortom, één van de belangrijkste taken van een tenant-to-tenant migratie is het managen van de medewerker.
Pas daarna vullen we de techniek in en kijken we naar de eventuele bronsystemen; dat kan Microsoft 365 of Office 365 zijn, maar ook Gmail, IBM Notes, Zarafa of iets dergelijks.
Een tenant-to-tenant migratie vraagt om een nog betere voorbereiding dan een on-premises naar de cloud migratie. Veel technische onderdelen in een tenant-to-tenant migratie zijn net even anders als een bestaande Exchange naar Office 365 of Microsoft 365 migratie.
Alhoewel het in eerste instantie allemaal makkelijk lijkt, is een tenant-to-tenant migratie toch erg complex.
Allereerst is het belangrijk om in kaart te brengen wat de verwachtingen, doelen en wensen zijn van beide organisaties. We kunnen nog zo’n mooie migratie uitvoeren binnen de gestelde tijd en binnen budget; als we niet aan de verwachtingen voldoen, is het project niet geslaagd. Deze fase in het project vraagt iets meer tijd dan bij een ‘gewone’ migratie, omdat je deze opdracht voor meerdere partijen uitvoert. Het is belangrijk dat beide partijen het plan van aanpak goedkeuren. Heldere afspraken en een goed draaiboek vormen de basis van het succes van een tenant-to-tenant migratie.
Tip: Ons advies is om een tenant-to-tenant migratie met een inventarisatie van de omgevingen te starten. Alleen op deze manier kun je een goede migratie doen en kom je niet voor verrassingen te staan.
Daarnaast is het belangrijk om medewerkers voor, tijdens en na het migratieproject goed te informeren over de impact, planning en voortgang van het project. Dit doen we vaak samen met de opdrachtgever. Om de migratie voor medewerkers te laten slagen, zijn de volgende plannen nodig:
De inrichting en licentiekeuze van de huidige Office 365 of Microsoft 365 tenants kan enorm verschillen. De functionaliteit van Office 365 / Microsoft 365 is rijk; niet ieder bedrijf gebruikt alles. Ook het securityniveau kan per tenant verschillen. In het plan van aanpak geven we dus duidelijk aan welke configuraties gewenst zijn in de nieuwe tenant. In de praktijk kom je de volgende uitdagingen tegen:
Een succesvolle migratie kan alleen op basis van praktijkervaring, heldere communicatie, de juiste tooling, scripts, de juiste kennis van het projectteam en een gedegen plan van aanpak plaatsvinden.
De migratie kan nog zo goed voorbereid zijn; in de praktijk loopt een migratie vaak toch net iets anders. Daarom delen we graag onze lessons learned met je.
Voor iedere migratie is een proefmigratie / dry-run gewenst. Exchange en SharePoint zijn allebei onderdeel van Office 365 / Microsoft 365; toch ziet de migratie-aanpak voor beide oplossingen er anders uit.
Iedere migratiefase en -onderdeel testen we dan ook, voordat deze in productie gaat. Dit helpt ons om de uiteindelijke migratie goed te laten verlopen.
Testen is cruciaal voor het succes van een tenant-to-tenant migratie.
De datum voor livegang stemmen we met onze opdrachtgever af. Alle collega’s staan in de startblokken en werken naar deze datum toe. De migratie vindt meestal plaats in het weekend, zodat de impact op de eindgebruikers minimaal is. De livegang is (ook voor ons!) een feestelijk moment. Uiteraard zorgen we dat we bij de opdrachtgever op locatie zijn om op de eerste dag vragen van eindgebruikers te beantwoorden.
Meestal nemen we de nieuwe omgeving ook in beheer. Onze managed services collega’s waarborgen de continuïteit, beveiliging en performance van de nieuwe Office 365 / Microsoft 365 omgeving. Iedere dag zorgen zij ervoor dat eindgebruikers prettig en veilig kunnen werken in hun nieuwe omgeving.
Advantive heeft voor AOC Aliancys een tenant-to-tenant migratie uitgevoerd. AOC Aliancys is ontstaan uit een fusie van AOC en Aliancys. Door het bundelen van de krachten van beide organisaties is er een toonaangevende, wereldwijde leverancier van polyester en vinylesterharsen, gelcoats en speciale materiaaltypes voor de composietenindustrie ontstaan. Ook op ICT-gebied moest er een ‘fusie’ plaatsvinden. Het project bestond uit twee belangrijke deelprojecten. Voor Aliancys heeft er een geo tenant-to-tenant-migratie plaatsgevonden. Dit houdt in dat we de mail, contacten, notities, taken, Skype, SharePoint en CRM omgeving van de Aliancys Office 365 tenant hebben gemigreerd naar een nieuwe AOC Aliancys tenant. Voor AOC is de Exchange 2013 omgeving naar de nieuwe AOC Aliancys Office 365 omgeving gemigreerd.
Lees het volledige interview met AOC Aliancys over de tenant-to-tenant migratie.
Sta je voor een migratie-uitdaging en wil je eens van gedachte wisselen? Laat het ons weten! We delen graag onze ervaringen en tips met je.
Een datacenter in Microsoft Azure biedt je maximale flexibiliteit, schaalbaarheid en veiligheid.
Maak kennis met de managed services van Advantive voor de Microsoft omgeving van jouw organisatie.
De moderne werkplek faciliteert prettig en veilig (samen)werken vanuit huis, op kantoor en onderweg.
