Tips & tricks voor Microsoft Teams (plus bonus tips!)

Veel organisaties zijn de afgelopen maanden (actiever) Microsoft Teams gaan gebruiken. Het biedt ons uitgebreide mogelijkheden om met collega’s, klanten en partners online samen te werken. Maar dat kan wellicht nog slimmer, prettiger en/of effectiever. We delen 11 handige tips & tricks voor Microsoft Teams met je!

1. Direct vanuit een chat een taak aanmaken

De chatfunctie in Microsoft Teams wordt breed ingezet. Regelmatig ontvang je waarschijnlijk ook opdrachten, taken of verzoeken via de chat. Vanuit de chat kun je o.a. direct een taak aanmaken:

  1. Ga met je muis op de chat staan.
  2. Klik op de drie bolletjes (more actions).
  3. Selecteer ‘Create task’.
  4. Maak vervolgens je taak aan.
tips & tricks Microsoft Teams
Microsoft Teams Tips & Tricks 1-2

2. Handleiding online evenementen

Door de coronacrisis worden er steeds meer online evenementen en webinars georganiseerd. Microsoft Teams biedt hiervoor uitgebreide mogelijkheden. Maar hoe pak je dit nu aan? Microsoft heeft hiervoor een compleet handboek met handige tips samengesteld.

3. Deelnemers vergadering in virtuele lobby laten wachten

Als je een vergadering via Microsoft Teams organiseert, kun je ervoor kiezen om deelnemers in een virtuele lobby te laten wachten. Deelnemers kunnen hierdoor niet alvast met elkaar in gesprek gaan zonder dat jij de vergadering bijwoont. Ook kun jij rustig je presentatie klaarzetten, voordat de vergadering start. Je bepaalt zelf wie er niet in de lobby hoeft te wachten. Dit stel je in via Meeting options/Vergaderopties. Als je een vergadering hebt aangemaakt in Microsoft Teams, ga je vervolgens naar de knop Meeting options of Vergaderopties.

Microsoft Teams - virtuele lobby instellen via vergaderopties

Je browser opent vervolgens een pagina, waarop je de instellingen kunt aanpassen. Wil je alle deelnemers in de lobby laten wachten? Selecteer bij ‘Wie hoeft niet in de lobby te wachten?’ de gewenste optie. Klik daarna op de Opslaan (Save) knop.

Vergaderopties

4. Deelnemers vooraf rechten geven om te presenteren

Organiseer je een vergadering en weet je vooraf welke deelnemers presentaties gaan geven? Dan kun je deze deelnemers vooraf rechten geven om tijdens de vergadering te mogen presenteren. Na het organiseren van een vergadering via Teams kun je via de kop ‘Meeting options’ aangeven wie mag presenteren.

Microsoft Teams - virtuele lobby instellen via vergaderopties

De optie ‘Wie kan presenteren?’ staat standaard op iedereen (everybody). Deze optie kun je eenvoudig wijzigen. Je kunt aangeven wie van de deelnemers mag / mogen presenteren. De organisator van de vergadering staat hier niet tussen, deze kan altijd presenteren.

Vergaderopties

5. Meet now

Via de optie ‘Meet now’ start je direct een vergadering met je hele team. Het is niet meer nodig om hiervoor een apart vergaderverzoek te versturen. Dit is een handige optie om als je direct behoefte hebt om met jouw Team (of een aantal teamleden) te overleggen. Je hoeft dan niet helemaal door de procedure van een afspraak te maken en verzenden te lopen en te wachten tot iedereen de vergadering heeft geaccepteerd.

Microsoft Teams - Meet now

6. Teams chat eenvoudig aanpassen naar bericht of aankondiging

Wil je een bericht in een kanaal plaatsen? Dan doe je dit in 1 klik via de optie ‘New conversation’. Vervolgens kun je je bericht eenvoudig opmaken, een bijlage en/of een emoticon of gif bijvoegen. Ook kun je ervoor kiezen om er een aankondiging van te maken. Een aankondiging gebruik je om een bericht te plaatsen, waarvan iedereen in jouw Team ook een notificatie ontvangt. Een aankondiging kan zijn: intern nieuws, een klant update, of Team aankondigingen.

Microsoft Teams - New conversation
Microsoft Teams - nieuw bericht of aankondiging

Ook kun je aangeven of iedereen of alleen jij en de moderator op het bericht of aankondiging mag reageren.

7. Raise your hand

Wil je een vraag stellen tijdens een bespreking, presentatie of webinar? Dan maak je gebruik van de ‘Raise your hand’ optie. Je maakt van deze optie gebruik door op het handje in de balk rechtsboven in een vergadering te klikken.

Microsoft Teams - Raise your hand

Wist je dat je deze optie ook kunt gebruiken voor een interactieve start van een overleg? Stel de deelnemers aan het overleg een aantal vragen, bijvoorbeeld:

  • Ben je bekend met dit onderwerp?
  • Wie is er dagelijks met dit onderwerp bezig?
  • Wie weet wat de mogelijkheden van DLP in Microsoft Teams zijn?

Via de ‘Raise your hand’ optie kunnen deelnemers op je vragen reageren.

In de lijst met participants (deelnemers) onder In this meeting (In deze vergadering) komt er ook een hand te staan, zodat alle deelnemers weten wie er een hand heeft opgestoken. Ook komt de hand in het venster van de organisator te staan.

Microsoft Teams - Raise your hand in scherm organizer

8. Sneltoetsen

Veel Office gebruikers werken graag met sneltoetsen. Ook Microsoft Teams biedt deze optie. We hebben een aantal sneltoetsen voor je op een rij gezet:

  • Ctrl+6: Open bestanden
  • Ctrl+E: Ga direct naar de zoekbalk
  • Ctrl+N: Begin een nieuw gesprek
  • Ctrl+4: Ga rechtstreeks naar je agenda

Een compleet overzicht sneltoetsen voor Microsoft Teams vind je op de support website van Microsoft.

9. Een nieuw Team aanmaken via kant-en-klare templates

Je kunt op drie manieren een Team aanmaken:

  1. Op een eenvoudige manier ‘From scratch’.
  2. Op basis van een Microsoft 365 Group.
  3. Op basis van een kant-en-klaar template.

Voor de laatste optie zijn er op dit moment 13 templates beschikbaar. De templates maken het eenvoudig om op een gestructureerde manier een Team in te richten. De templates bevatten vooraf gedefineerde kanalen en apps.

Microsoft Teams - Team templates

10. Chats bewaren

Op drukke dagen heb je in verschillende kanalen verschillende chat / gesprekken. Soms is het handig om een gesprek op een later moment even rustig terug te lezen. Het is mogelijk om chats te bewaren via de optie ‘Save this message’. dit moment 13 templates beschikbaar. De templates maken het eenvoudig om op een gestructureerde manier een Team in te richten. De templates bevatten vooraf gedefineerde kanalen en apps.

Microsoft Teams - chats bewaren

Via de optie ‘Saved’ (te vinden onder je profielfoto) kun je de bewaarde chats rustig teruglezen.

11. Dark mode

Sommige gebruikers vinden het fijn om met Office in ‘dark mode’ te werken. Ik ben er daar één van! Dit kun je ook voor Microsoft Teams instellen onder Settings (deze vind je in het menu onder je profielfoto). Je hebt hierbij de keuze uit Default; Normale grijs- en witkleurige interface, Dark: Dark mode en High contrast voor slechtziende.

 
Micrososft Teams - Thema's

Bonus tips!

Deze bonus tips helpen je om het werken / lesgeven met Microsoft Teams prettiger en interactiever te maken.

 

1. Spotlight functie

Wanneer er veel mensen aan een online vergadering, les of presentatie deelnemen, dan is het soms fijn om er 1 persoon uit te lichten. Dit helpt je om de presentatie en/of het verhaal van deze persoon beter te volgen. De presentator selecteert via het deelnemersoverzicht de persoon die hij/zij in de ‘spotlight’ wilt plaatsen. Via de drie puntjes naast de naam van deze persoon selecteer je de optie ‘spotlight’. Vervolgens is deze persoon volledig in beeld.

Ben je geen presentator en wil je toch je focus behouden op een bepaalde persoon? Klik dan op de drie puntjes naast de naam van deze persoon. Maak gebruik van de punaise / vastmaakfunctie. Deze persoon verschijnt ook volledig in je beeld. Dit is ook een handige tip voor alle kleine collega’s thuis, die nu thuisonderwijs volgen!

Microsoft Teams spotlight

2. Polls aan vergadering toevoegen

Dankzij de integratie van Microsoft Forms kun je nu polls of enquêtes tijdens je vergadering houden. Het is super simpel om een poll te maken. Je voegt vooraf aan je vergadering de poll toe aan het vergaderverzoek. Het is een kwestie van een vraag plus antwoorden formuleren en je bent er al. Je kunt er vervolgens voor kiezen om deze poll vooraf of tijdens je vergadering te delen. Een ideale manier om meer interactie met collega’s, klanten of studenten te krijgen!

Polls Microsoft Teams

Direct meer weten over tips & tricks voor Microsoft Teams?

Wil je meer weten over Microsoft Teams? Laat het me weten. Je kunt me bereiken via telefoonnummer +31 6 15545675 of per e-mail daniel.giessenburg@advantive.nl.

Wat doen we nog meer?

Modern datacenter

Modern datacenter

Een modern datacenter in Microsoft Azure biedt je maximale flexibiliteit, schaalbaarheid en veiligheid.

Oplossingen

onze oplossingen

Maak kennis met de innovatiekracht en toegevoegde waarde van de Microsoft cloud voor jouw organisatie.

Moderne werkplek

Online vergaderen met Microsoft Teams

De moderne werkplek faciliteert prettig en veilig (samen)werken vanuit huis, op kantoor en onderweg.