Wat is Microsoft Search?

De afgelopen jaren is onze manier van werken sterk gedigitaliseerd. Ook is de hoeveelheid digitale informatie binnen organisaties enorm gegroeid. Hoe vind je nu de juiste informatie op het juiste moment? Microsoft Search helpt je om jouw werk nog prettiger en slimmer te kunnen doen. In dit interview legt onze collega Erwin Verlinden je uit wat Microsoft Search is en hoe het precies werkt. Ook deelt hij handige tips met je.

1. Wat is Microsoft Search?

Microsoft Search is de geavanceerde zoekfunctie van Microsoft. Het verbindt alle Microsoft applicaties, zoals Office voor web, Microsoft Office apps op Windows, OneDrive, Microsoft Teams, SharePoint en Bing. Met Microsoft Search creëer je een uitgebreid gegevensnetwerk. Vervolgens worden met de Microsoft Graph (gepersonaliseerde) zoekresultaten getoond. De resultaten zijn gebaseerd op de context van je werk, de informatie binnen je Microsoft apps en de mensen met wie je samenwerkt.

2. Waarvoor wordt Microsoft Search gebruikt?

Je gebruikt Microsoft Search om op een eenvoudige manier informatie te vinden. Dit kunnen mensen, bestanden, SharePoint sites, vergaderingen, locaties, Q&A, conversaties of groepen in. Je maakt waarschijnlijk nu al regelmatig gebruik van Microsoft Search tijdens je dagelijkse werk.

Microsoft Search in Word
Microsoft Search in Word

3. Hoe is de beveiliging geborgd?

Microsoft Search is onderdeel van Microsoft 365 en voldoet aan de hoge veiligheidsstandaarden van Microsoft. Je moet eerst inloggen met een geldig werk- of school Microsoft 365 account. Op basis van jouw account vind je alleen de informatie en resultaten waartoe je toegang hebt. Microsoft Search is AVG compliant.

4. Wat zijn de mogelijkheden van Microsoft Search?

Microsoft Search biedt je naast de standaard zoekfunctie, nog een aantal andere handige opties. In diverse organisaties worden vaak diverse (bedrijfsspecifieke) afkortingen gehanteerd. Dit maakt het voor (nieuwe) collega’s niet altijd even makkelijk om alles te begrijpen. Met Microsoft Search kun je een zoekomgeving voor afkortingen maken. Dit is handig voor de onboarding van nieuwe collega’s!

Met Bookmarks kun je bepaalde content tonen en linken aan externe bronnen, waaronder bijvoorbeeld jouw PowerApp. Simpel gezegd, gebruikers zoeken naar een onderwerp of woord, die als keywords zijn gedefinieerd. Als de PowerApp als resultaat wordt getoond, kan de gebruiker de app starten binnen Microsoft Search.

Heeft je organisatie meerdere gebouwen en locaties? Maak dan gebruik van de Floor plans en Locations functionaliteit. Collega’s kunnen dan ook op gebouwen en locaties zoeken via Microsoft Search.

5. Hoe kun je Microsoft Search slim inzetten?

Een slimme inzet van Microsoft Search valt en staat met governance, adoptie en een goede inrichting. Microsoft Search kan op zoveel verschillende momenten in je dagelijkse werk worden gebruikt.

Bepaal vooraf waarvoor je de zoekfunctie wilt gebruiken, hoe het collega’s helpt in hun dagelijkse werk en hoe je je ze kunt helpen om met Microsoft Search te werken. Vaak zijn hier werkafaspraken (governance), trainingen en/of inspiratiesessies voor nodig. Ook vraagt het om een goede inrichting. Denk bijvoorbeeld aan het gebruik van metadata en taxonomie. Ook is het belangrijk om de security en compliance goed in te richten.

Tip: Download de Microsoft Search in Bing Adoption Kit. Deze bevat handige informatie en uitleg over hoe het precies werkt.

6. Wat zijn de voordelen van Microsoft Search?

Vanuit iedere applicatie kun je documenten, personen en informatie vinden. Of je nu bijvoorbeeld in Outlook, SharePoint of Teams werkt vind je wat je nodig hebt. Dat levert je een enorme tijdswinst op. Ook maakt het informatie voor collega’s vindbaar. Het voorkomt dubbel werk en maakt je werkdag productiever.

7. Hoe blijft Microsoft deze technologie verder ontwikkelen?

Er komen steeds meer data sources bij die je via built-in connectors kan benaderen. Niet alleen grote applicaties als ServiceNow, maar ook je enterprise website of SQL server. Door het gebruik van Graph API’s zijn de gepersonaliseerde resultaten steeds beter en relevanter voor je dagelijkse werk. Daarnaast is de Custom connector in preview, waarmee je externe services beschikbaar kunt stellen in Microsoft Search, zodat je de kracht van Microsoft intelligente features optimaal kan benutten.

Microsoft Search en data connectoren
Microsoft Search en data connecties

Verder komen er dit jaar nog enkele interessante en leuke features bij, zoals:

  • Zoeken in bijlagen in Outlook
  • Azure Cognitive Search resultaten weergeven in Microsoft Search
  • Teams en Outlook conversaties zoeken in SharePoint

Microsoft bouwt steeds verder op Azure AI. Hiermee wordt het mogelijk om vragen te stellen aan Microsoft Search, waarbij meer specifieke informatie wordt getoond. Azure AI doorzoekt jouw tekst, begrijpt jouw vraag en kan daarop automatisch een matchend antwoord laten zien op de meest complexe vraagstukken. Benieuwd hoe dit werkt? Neem een kijkje op de volgende website: https://machinereading.azurewebsites.net.

8. Wat moeten we absoluut weten over Microsoft Search?

Microsoft Search wordt onmisbaar voor onze hybride manier van werken. We werken tegenwoordig steeds meer op verschillende locaties en tijdstippen. Het is dan fijn als je de gewenste informatie direct kunt vinden, Daarnaast groeit de hoeveelheid informatie enorm snel. Met Microsoft Search doorzoek je snel deze hoeveelheid informatie. Het bespaart je veel tijd en frustratie, doordat informatie sneller tot je komt en je je kunt focussen op je kerntaken.

9. Heb je nog tips?

Maak bij het invoeren van je zoekopdracht gebruik van keyword query language. Hiermee kun je nog gedetailleerder zoeken naar de gewenste informatie. Voorbeelden:

  • Gebruik AND om naar twee woorden in een document te zoeken.
  • Gebruik * als je naar een onderdeel van een woord wilt zoeken.
  • Zoek binnen een bepaalde tijdspan, bijvoorbeeld LastModifiedTime>=2019-01-01 AND LastModifiedTime<=2019-04-26
  • Filter op een bepaalde property, bijvoorbeeld title:”Advanced Sear*”.

Wat doen we nog meer?

Modern datacenter

Modern datacenter

Een modern datacenter in Microsoft Azure biedt je maximale flexibiliteit, schaalbaarheid en veiligheid.

Oplossingen

onze oplossingen

Maak kennis met de innovatiekracht en toegevoegde waarde van de Microsoft cloud voor jouw organisatie.

Moderne werkplek

Online vergaderen met Microsoft Teams

De moderne werkplek faciliteert prettig en veilig (samen)werken vanuit huis, op kantoor en onderweg.