Wat wordt jouw volgende stap met Microsoft Teams? 7 handige tips!

Sinds de coronacrisis werken veel organisaties (intensiever) met Microsoft Teams. In eerste instantie werd het binnen veel bedrijven gebruikt voor online vergaderen en communiceren. Maar er is nog zoveel meer mogelijk met Microsoft Teams. In deze blog delen we 7 handige tips met je.

Tip 1: Basis op orde

Dit lijkt een open deur, maar door de snelle uitrol van Microsoft Teams is niet overal de basis op orde. Voordat je aan de slag gaat met nieuwe mogelijkheden is het goed om eerst een stapje terug te doen:

  • Wat wil je als organisatie met de inzet van Microsoft Teams bereiken?
  • Hoe mogen medewerkers en gasten Microsoft Teams gebruiken?
  • Werken medewerkers op de gewenste manier (samen)?
  • Voldoet Microsoft Teams aan het informatiebeveiligingsbeleid van jouw organisatie?
  • Is het governance plan voor Microsoft Teams nog up-to-date?

Een goede basisinrichting van Microsoft Teams, een adoptiestrategie en een governance plan dragen direct bij aan een succesvolle inzet van Microsoft Teams door de gebruikers binnen én buiten jouw organisatie.

Tip 2: Samenwerken

En met samenwerken bedoel ik dan ook echt samenwerken. Microsoft Teams biedt uitgebreide ondersteuning voor effectief, plezierig en veilig samenwerken:

  • Teamoverleg: Teamoverleggen neem je eenvoudig op en deel je samen met de notulen en eventuele taken met alle teamleden. Iedereen is altijd op de hoogte van (project)voortgang en de laatste stand van zaken.
  • Polls: Met het gebruik van polls kun je alle teamleden nog meer betrekken bij bijvoorbeeld keuzemomenten in een project.
  • Bestanden: In realtime werk je samen aan een offerte, presentatie of calculatie in Excel.
  • Projecten: Met Planner maak je eenvoudig een projectplanning, verdeel je de taken en monitor je de voortgang.
  • Brainstorms: Gebruik whiteboard voor interactieve brainstorms. Samen kun je tekenen en schrijven op een digitaal canvas.

Ook voor samenwerking geldt dat het goed is om vooraf te bepalen hoe medewerkers in je organisatie willen samenwerken. Vervolgens maak je de vertaalslag naar de mogelijkheden in Microsoft Teams. Tenslotte zorg je voor een goede begeleiding van je medewerkers.

Tip 3: Integratie met apps

Microsoft Teams biedt je een complete digitale werkomgeving. Het is enorm flexibel en eenvoudig aan te passen aan de wensen van gebruikers. Dankzij de uitgebreide integratiemogelijkheden met applicaties kun je vrijwel al je werkzaamheden vanuit Microsoft Teams verrichten. Dit maakt je werkdag nog efficiënter en productiever.

Natuurlijk is Microsoft Teams eenvoudig uit te breiden met Microsoft apps, zoals Planner, To Do en Microsoft Lists. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om direct vanuit Microsoft Teams gegevens in te zien en te bewerken in Microsoft Dynamics CRM.

Daarnaast breid je Microsoft Teams eenvoudig uit met third-party apps. Op dit moment zijn er meer dan 600 apps beschikbaar in de App Store. Er zijn altijd apps te vinden, die je medewerkers hellpen om slimmer (samen) te werken in Microsoft Teams.

Tip 4: Procesautomatisering

Veel organisaties maken mooie stappen op het gebied van procesautomatisering. Microsoft Teams speelt hierbij vaak een belangrijke rol.  Dankzij de integratie met het Power Platform zijn veel processen in Microsoft Teams eenvoudig te automatiseren. Denk hierbij aan het onboarden van nieuwe medewerkers, het aanvragen van een bedrijfsmiddel (telefoon of laptop) en het goedkeuren van een offerte.

Microsoft Teams biedt ook standaard templates voor bijvoorbeeld goedkeuringsprocessen. Je maakt op basis van deze standaarden eenvoudig bedrijfsspecifieke templates voor bijvoorbeeld het indienen van een onkostendeclaratie, het aanvragen van een werkplek of het goedkeuren van een rapportage.

Tip 5: Betrokkenheid vergroten

We zijn inmiddels gewend om (nog meer) vanuit huis te werken. Dit kent voordelen, maar toch ook wel nadelen. We missen het directe contact met collega’s en voelen ons minder verbonden met de organisatie.

Hoe zorg je ervoor dat je je medewerkers betrokken houdt bij het team, de organisatie en de (strategische) koers? Microsoft Viva biedt hiervoor een welkome oplossing. Dit nieuwe employee experience platform is volledig geïntegreerd met Microsoft Teams. Zo kun je je medewerkers met Viva Connections, onderdeel van Microsoft Viva, een uitgebreid social intranet in Microsoft Teams aanbieden. Met Viva Connections houd je je medewerkers op de hoogte laatste nieuws,  faciliteer je eenvoudig communities en bied je je medewerkers een persoonlijk dashboard met handige overzichten en apps.

Microsoft Viva

Tip 6: Documentmanagement

Medewerkers zijn iedere dag onnodig veel tijd kwijt aan het vinden of het opnieuw maken van informatie. Door documenten op een gestructureerde manier in Microsoft Teams / Microsoft 365 vast te leggen, is het eenvoudiger om kennis te borgen en te delen. Door het gebruik van metadata wordt het nog eenvoudiger om documenten te vinden. Via permissies en rechten stel je bijvoorbeeld eenvoudig in wie welke documenten wel of niet mag zien binnen je organisatie. Het is wel goed om af te spreken hoe je omgaat met het vastleggen, delen en beveiligen van documenten. Een governance plan is dan ook een must. Dankzij de intelligente search in Microsoft Teams vind je eenvoudig de benodigde informatie of documenten.

Tip 7: Adoptie Microsoft Teams

Microsoft blijft de mogelijkheden van Microsoft Teams continu uitbreiden. De adoptie van Microsoft Teams is dan ook een continu proces. Door je medewerkers enthousiast te maken over de nieuwe mogelijkheden blijf je optimaal gebruikmaken van de kracht van Microsoft Teams. Dit draagt direct bij aan het werkplezier en de productiviteit van je medewerkers.

Direct meer weten?

Wil je kennis maken met de mogelijkheden van Microsoft Teams? Heb je hulp nodig om de volgende stap / stappen voor jouw organisatie en medewerkers te bepalen? Laat het Chris Munten weten. Hij deelt graag zijn ervaringen en tips met je. Je kunt Chris bereiken per e-mail chris.munten@advantive.nl of via telefoonnummer +31 6 40231445.

Wat doen we nog meer?

Modern datacenter

Modern datacenter

Een modern datacenter in Microsoft Azure biedt je maximale flexibiliteit, schaalbaarheid en veiligheid.

Oplossingen

onze oplossingen

Maak kennis met de innovatiekracht en toegevoegde waarde van de Microsoft cloud voor jouw organisatie.

Moderne werkplek

Online vergaderen met Microsoft Teams

De moderne werkplek faciliteert prettig en veilig (samen)werken vanuit huis, op kantoor en onderweg.