Haal het maximale uit Microsoft Teams met een online adoptieplan

Microsoft Teams kent inmiddels ruim 145 miljoen gebruikers. Het biedt een ongekend aantal mogelijkheden om prettig online te kunnen (samen)werken. Thuis, op kantoor of onderweg. Microsoft Teams is een belangrijk onderdeel van de hybride werkplek. Maar hoe zorg je er nu voor dat iedere medewerker het maximale haalt uit Microsoft Teams? In deze blog delen we handige tips & tricks.

Van thuiswerkplek naar hybride werkplek

Een groot deel van Nederland werkt sinds de coronacrisis vanuit huis en blijft dit ook een of meerdere dagen per week doen. Voor sommige organisaties was dit eenvoudig te faciliteren; andere organisaties waren hier nog onvoldoende op voorbereid en hebben voor hun medewerkers in sneltreinvaart een chat- en samenwerkingsplatform, zoals Microsoft Teams, uitgerold en moeten investeren in een thuiswerkplek. Inmiddels zijn we gewend aan online samenwerken aan documenten, chatten met collega’s en conference calls en online teamoverleggen. Tijd voor de volgende stap: het hybride werken.

Adoptie van nieuwe technologie

Het hybride werken brengt veranderingen met zich mee. Voor de één is dat geen probleem, de ander heeft hier wat meer moeite mee. Het vraagt om een nieuwe manier van (samen)werken. Daarnaast hebben medewerkers (nieuwe) technologie nodig, die het hybride werken faciliteert. Bovendien zijn er goede werkafspraken nodig.

Een slimme inzet van technologie, zoals Microsoft Teams en Microsoft Viva, is hier een mooi voorbeeld. Dit vraagt wel om up-to-date kennis en heldere werkafspraken (governance). Je zult afspraken moeten maken over bijvoorbeeld: hoe gaan we hybride (samen)werken, waar slaan we documenten op en hoe werken we hieraan samen. Zomaar wat voorbeelden waarover je als team/organisatie afspraken moet maken.

Verandermanagement en adoptie dragen direct bij aan een succesvolle introductie van het hybride werken en( nieuwe) technologie binnen jouw organisatie.  

De afgelopen tijd is vanwege de coronasituatie, de eerste stap gezet bij veel organisaties. Daarbij is gebleken dat het belangrijk is om te kijken hoe je de gebruikers binnen je organisatie nog prettiger, slimmer en veiliger met kan laten werken. Door de inzet van tools, zoals Microsoft Teams en Microsoft Viva, zijn de eindgebruikers toch verbonden met elkaar. Bovendien helpt deze technologie je om medewerkers betrokken te houden bij de organisatie, strategie en eventuele veranderingen.

Vaak starten we met een verandermanagementtraject al geruime tijd voor de implementatie van nieuwe technologie. Het positieve hiervan is dat de eindgebruiker zich bewust is van de (aankomende) verandering. Het helpt als managers hierbij een voorbeeldfunctie vervullen, in feite vervullen ze een ambassadeursrol voor de verandering die er gaat komen. Het is dan ook slim om je medewerkers én managers nu al voor te bereiden op het hybride werken.

Heb je hierbij hulp nodig? Onze adoptie en verandermanagement consultants helpen je graag bij het vormgeven en (samen) uitvoeren van een succesvol adoptieplan.

Aanpak Microsoft adoptie

Of je net bent gestart met bijvoorbeeld Microsoft Teams of al langere tijd er mee werkt, adoptie is een continu proces.

Ben je net gestart Microsoft Teams? Dan is het belangrijk om te beginnen met het maken van online adoptieplan. Wat zijn de eerste ervaringen van de gebruikers binnen je organisatie? Hoe wil je Microsoft Teams nu precies gaan gebruiken binnen je organisatie? Hoe ga je hybride (samen)werken met Microsoft Teams? En hoe maak je je gebruikers (nog beter) wegwijs?

Werkt je organisatie al langere tijd met Microsoft Teams? Leg dan in je online adoptieplan de focus op het inspireren van gebruikers door ze bekendmaken met de nieuwe mogelijkheden van Microsoft Teams (en dat zijn er inmiddels veel!) en leg uit hoe ze deze succesvol kunnen toepassen in hun dagelijkse werk. Geef ook aan hoe Microsoft Teams het hybride (samen)werken ondersteunt. Vergeet ook niet om de ICT-afdeling te wijzen op de nieuwe (security) mogelijkheden.

Microsoft Teams adoptie
Microsoft Teams - hybride (samen)werken

Hoe is jouw werkdag?

De gebruiker staat centraal in ieder adoptietraject. Iedere organisatie kent verschillende type gebruikers. Het is belangrijk om deze gebruikers in kaart te brengen en te bepalen wat zij nodig hebben om prettig hybride te kunnen (samen)werken. We starten dan ook altijd met het interviewen van medewerkers uit verschillende lagen van de organisatie. Tijdens deze interviews staan de volgende vragen centraal:

  • Hoe ziet jouw werkdag eruit? Waar werk je en wanneer?
  • Hoe ervaar je de nieuwe manier van werken?
  • Welke tools/devices gebruik je?
  • Wat heb je nodig om nog fijner te kunnen (samen)werken?
  • Zijn er bepaalde dingen die je niet snapt of mist?
  • Heb je nog wensen en/of feedback?

Van inzicht naar online adoptieplan

Op basis van de online interviews bepaal je je online adoptieplan. Adoptie kun je eenvoudig via Microsoft Teams op afstand faciliteren. Afhankelijk van het kennisniveau en de wensen van de gebruikers kijk je wat de verschillende gebruikers binnen je organisatie nodig hebben om prettig(er) en slim(mer) met Microsoft Teams te kunnen werken. Dit is vaak voor 75% voor iedere organisatie identiek en voor 25% maatwerk. Kijk dan ook goed wat de gebruikers binnen jouw organisatie nodig hebben.

Online trainingen mogen in je aanpak niet ontbreken. Het is belangrijk om de verschillende type gebruikers via online (live) trainingen bekend te maken met de mogelijkheden van Microsoft Teams voor hun dagelijkse werkzaamheden. Door het bieden van goede online begeleiding haal je eventuele weerstand weg en maak je gebruikers enthousiast(er) over Microsoft Teams. Daarnaast kunnen de volgende onderdelen een bijdrage leveren aan de verdere adoptie van Microsoft Teams:

  • Online workshops
  • Quick reference cards
  • Handleidingen
  • Skilled expertdesk
  • Instructievideo’s
  • Delen van tips & tricks via intranet

En binnen een Team in Microsoft Teams kunnen deze onderdelen worden ingezet om bij te dragen aan een goede adoptie:

  • FAQ
  • Online vragenuurtje
  • Een adoptie Team met de kanalen:
    • Stel jezelf voor
    • Stel een vraag
    • Ideeënbus

Werk met een team van key users die in bovenstaand Team deelnemen om veel vragen te beantwoorden. De key users hebben ook de taak “To lead by example”. Zo reageren ze op bijvoorbeeld op berichten van collega’s door een antwoord te sturen via Teams Chat, maken ze het Team aantrekkelijk en stellen huisregels op (wel of geen emoji’s).

Een belangrijke boodschap aan key users is: Hou vol. Een goede adoptie lukt je niet in een week…

Feedback vragen en adoptieplan aanscherpen

Zonder een goede begeleiding is het voor gebruikers onmogelijk om het maximale uit Microsoft Teams te halen. Vraag dan ook regelmatig om feedback aan je gebruikers tijdens het adoptietraject. Hoe ervaren zij de (online) trainingen en adoptiematerialen? Voldoen deze aan de wensen of is aanpassing nodig?

Wanneer is de adoptie van Microsoft Teams geslaagd?

Ook voor adoptie geldt meten is weten. Bepaal vooraf wat je KPI’s zijn, voer een nulmeting uit en monitor de vastgestelde KPI’s. Microsoft biedt hiervoor ook handige tooling, zoals Microsoft 365 Usage Analytics voor Teams.

Maar vergeet ook vooral niet om het sentiment binnen je organisatie te meten. Adoptie draait immers om de gebruikers. Zijn de gebruikers tevreden en werken ze prettig(er) met Microsoft Teams? Of is er nog weerstand en/of is er extra ondersteuning gewenst?

Voor mij is een adoptie & change management traject geslaagd als gebruikers snappen waarom een organisatie voor bijvoorbeeld Microsoft Teams heeft gekozen en de gebruiker er handig en met plezier mee kan werken. Als er aan het einde van de adoptiereis geen weerstand meer is, dan is mijn missie geslaagd!

Voordelen korte en lange termijn

Het is natuurlijk fijn als de productiviteit en werkplezier van Microsoft Teams gebruikers op korte termijn significant verbeteren. Daar profiteer je niet alleen nu, maar ook op de lange termijn als organisatie van. Het draagt direct bij aan een succesvolle introductie van het hybride werken binnen je organisatie. Daarnaast is een goed (online) adoptieplan voor Microsoft Teams een mooie aanvulling op je onboarding proces voor nieuwe medewerkers.

Direct meer weten?

Wil je weten hoe we samen met jou ervoor kunnen zorgen dat je gebruikers het maximale uit Microsoft Teams halen? Laat het Chris Munten weten. Hij deelt graag zijn ervaringen en tips met je. Je kunt Chris bereiken per e-mail chris.munten@advantive.nl of via telefoonnummer +31 6 40231445.

Wat doen we nog meer?

Modern datacenter

Modern datacenter

Een modern datacenter in Microsoft Azure biedt je maximale flexibiliteit, schaalbaarheid en veiligheid.

Oplossingen

onze oplossingen

Maak kennis met de innovatiekracht en toegevoegde waarde van de Microsoft cloud voor jouw organisatie.

Moderne werkplek

Online vergaderen met Microsoft Teams

De moderne werkplek faciliteert prettig en veilig (samen)werken vanuit huis, op kantoor en onderweg.