Stappenplan migratie fileshare naar Microsoft 365 / Office 365

Veel organisaties kiezen voor Microsoft/Office 365 om flinke stappen te maken op het gebied van digitale transformatie. Slimmer (samen)werken, co-creatie, betere klantervaring en het stroomlijnen van bedrijfsprocessen zijn hier slechts een paar voorbeelden van. De huidige fileshare (technologie uit de jaren ‘80) is vaak een belemmering om de gewenste stappen te kunnen maken. Het vervangen van fileshare door de Microsoft cloud is een logische stap. Maar hoe pak je dit nu aan? Hoe laat je de omgeving technisch en functioneel aansluiten bij de gebruikerswensen en je beveiligingsbeleid? Dit stappenplan helpt je op weg.

Gebruiker centraal in aanpak

Het succes van de fileshare migratie wordt uiteindelijk bepaald door de gebruiker. Ons advies is dan ook om de gebruikers vanaf de start bij het project te betrekken. Zorg voor heldere communicatie en maak duidelijk waarom deze migratie gewenst/ noodzakelijk is. Met Microosft 365/Office 365 beschikken gebruikers over een goed alternatief voor fileshare plus extra’s op het gebied van:

  • Centraal document- en versiebeheer
  • Online (samen)werken, communiceren en kennis delen
  • Integratie met andere systemen
  • Beveiliging
  • Uitgebreide zoek- en filterfunctie

Vaak starten we met het maken van een adoptieplan. Het tijdig betrekken van gebruikers draagt direct bij aan het succes van het project. Gebruikers zijn gewend om met de mappen in fileshare te werken; Microsoft365/Office 365 werkt dan toch net iets anders. Een Office 365 training/ workshop en goede ondersteuning vergroten het enthousiasme van gebruikers.

Fileservermigratie stappenplan

Op basis van een gefaseerde aanpak zorgen we dat alle gebruikers binnen je organisatie met plezier veilig en slim kunnen (samen)werken. We hanteren voor fileservermigraties de volgende fases:

  1. Kennismaking
    We maken kennis met je organisatie, doelstellingen en strategie. We maken de business requirements en wensen van de organisatie inzichtelijk.
  2. Samenstellen projectteam
    We stellen een projectteam samen. Content owners binnen de organisatie worden vanaf de start actief bij het project betrokken.
  3. Analyse fileshare & advies
    We analyseren de fileshare, geven migratie- en optimalisatieadvies en delen het plan van aanpak.
  4. Communicatie
    Voor, tijdens en na de fileservermigratie is communicatie met de gebruikers van cruciaal belang. We nemen de gebruiker stap-voor-stap mee in de veranderingen.
  5. Proof of Concept
    We kiezen voor een PoC en migreren in deze fase vaak 1 afdeling.
  6. Evaluatie & optimalisatie
    Op basis van de PoC resultaten scherpen we het plan van aanpak, werkwijze en de planning aan.
  7. Architectuur
    Er wordt een architectuur voor de nieuwe cloudomgeving vormgegeven.
  8. Governance & adoptie
    We realiseren een nieuw governance beleid voor Microsoft 365. Op basis van onze bewezen adoptieaanpak maken we medewerkers al in een vroeg stadium enthousiast over de nieuwe manier van werken.
  9. Data verrijken
    De te migreren data wordt beoordeeld en verrijkt met metadata.
  10. Migratie
    Samen met de content owners vindt de daadwerkelijke migratie klaar.
  11. Nazorg
    Na de migratie wordt in nauwe samenwerking met de opdrachtgever oude bestanden en omgevingen opgeruimd, gearchiveerd of op read only gezet.
  12. Beheer en regie
    Advantive neemt het complete beheer, monitoring en beveiliging Microsoft cloud uit handen. Je hoeft je geen zorgen te maken over de beschikbaarheid, performance en veiligheid. We geven je de regie over je data en Microsoft cloudomgeving.

Advantive Migratiecockpit

Advantive heeft voor fileservermigraties een migratiecockpit ontwikkeld. Met deze cockpit vereenvoudigen en versnellen we het migratieproces. De Advantive Migratiecockpit begeleidt medewerkers tijdens de volledige migratie. Het migratieproces is inclusief planning, werkzaamheden en verantwoordelijkheden volledig in het Advantive Migratiecockpit geautomatiseerd. Medewerkers weten precies wat wanneer van hen wordt verwacht. Hierdoor verloopt het migratieproces snel en soepel.

Resultaten fileservermigratie

  • Centraal document- en versiebeheer
  • Slimmer (samen)werken en kennis delen
  • Altijd en overal toegang tot je bestanden (remote werken)
  • Geavanceerde beveiliging en compliance mogelijkheden
  • Uitgebreide zoek- en filterfunctie
  • Kostenbesparingen

Direct meer weten?

Wil je weten hoe je op een slimme en snelle manier jouw fileserver of netwerkschijf door Microsoft 365/Office365 vervangt en remote werken optimaal faciliteert? We delen graag onze ervaringen en tips met je.

Meer informatie

Meer inspiratie
We delen de highlights van Microsoft Ignite 2019 dag 1 met je. Maak kennis met Azure Arc, Azure Synapse Analytics en Microsoft Endpoint Manager. Ook delen we de nieuwe mogelijkheden van Power Platform, Microsoft Teams, Security en Cloud intelligentie met je.Lees meer ›
Hoe waarborg je als organisatie de security en hoe ga je om met security uitdagingen? In deze blog delen we tips voor veilig thuiswerken.Lees meer ›
Is de fileserver nog wel geschikt voor de toekomstige werkplek en nieuwe generatie medewerkers? In deze blog vertel ik over de transitie van fileserver naar Office 365 en de mogelijkheden die dit met zich meebrengt.Lees meer ›