Microsoft Teams biedt medewerkers uitgebreide functionaliteit om prettig te kunnen (samen)werken met mensen binnen én buiten je organisatie. Vaak wordt er in Microsoft Teams bedrijfs- en privacygevoelige informatie opgeslagen. Daarnaast nemen de security incidenten in Microsoft Teams toe. Het is dan ook een must om aan Microsoft Teams security aandacht te besteden. In deze blog staan de beveiliging en inrichting van Microsoft Teams centraal. Onze collega Wesley van den Heuvel, Techlead Microsoft Security, geeft je een uitgebreide update.
Microsoft Teams is een populair samenwerkingsplatform en is niet meer weg te denken in ons dagelijks werken. Helaas zien we ook in Microsoft Teams de security incidenten toenemen, zoals datalekken, spam via chat, social engineering, phishing- en ransomware-aanvallen. Het is dan ook belangrijk om Microsoft Teams zorgvuldig in te richten om de veiligheid te waarborgen. Denk hierbij aan het implementeren van security baselines, het gebruik van een provisioning tool voor het automatisch aanmaken van teams en kanalen met de juiste instellingen, het rapporteren van verdachte berichten en het toepassen van het security beleid van en de geldende wet- en regelgeving (o.a. AVG) voor je organisatie.
Bij de implementatie van Microsoft Teams is er vaak te weinig aandacht besteed aan afspraken (governance) die gemaakt moeten worden om veilig met Microsoft Teams te gaan werken. Vaak werken organisaties met de global policies in Microsoft Teams en zijn de instellingen niet afgestemd op de organisatie. Hierdoor kunnen medewerkers bijvoorbeeld zelf teams aanmaken, waardoor een wildgroei aan teamsites ontstaat. Je raakt de grip op je data en het overzicht kwijt.
Microsoft Teams is onderdeel van Microsoft 365. Vaak raken instellingen in Microsoft 365 ook Microsoft Teams. Hierbij kun je denken aan instellingen voor de beveiliging van bestanden, archivering, retentie en compliance. Het is goed om je hier bewust van te zijn.
Ook is het belangrijk om goed na te denken over data-opslag en de inrichting van Microsoft Teams. Heeft je organisatie een Microsoft tenzij-beleid? Zet dan de mogelijkheid om gegevens op te slaan in Google Drive en Dropbox uit.
Verder zijn rechten van medewerkers vaak niet (volledig) ingericht, waardoor het risico bestaat dat documenten en/of privacygevoelige data met medewerkers worden gedeeld die hier geen toegang voor hebben.
Om security incidenten, kans op datalekken en een wildgroei van Teams en kanalen tegen te gaan, helpt Advantive organisaties om Microsoft Teams goed in te richten. We zorgen ervoor dat je medewerkers prettig én veilig kunnen (samen)werken met mensen binnen en buiten je organisatie.
Microsoft Teams biedt geavanceerde beveiligingsmogelijkheden. Teams stelt je in staat om end-to-end encryptie te gebruiken. Dit is belangrijk voor het beschermen van vertrouwelijke communicatie. Daarnaast is het belangrijk om Multi-Factor Authenticatie (MFA) aan te zetten voor alle gebruikers van Microsoft Teams / Microsoft 365. Dit zorgt voor een extra beveiligingslaag door gebruikers te verifiëren via meerdere methoden.
Met gegevensverliespreventie (DLP) voorkom je dat gevoelige informatie, zoals persoonlijke data, onbedoeld wordt gedeeld. Voor organisaties die moeten voldoen aan strikte regelgeving, biedt Microsoft Teams geavanceerde compliance tools. Zo helpen auditlogboeken en eDiscovery bij het monitoren van gebruikersactiviteiten, terwijl het instellen van retentiebeleid met behulp van retentielabels je organisatie helpt om te voldoen aan geldende bewaartermijnen.
Ook biedt het gebruik van informatiebarrières (in sommige branches zelfs verplicht!) en samenwerken met externe partijen via B2B direct connect extra beveiligingsmogelijkheden. Je kunt je organisatie beschermen tegen cyberdreigingen door het gebruik van safe links en safe attachments met Defender for Office 365. Deze functionaliteit beschermt tegen malware en phishing in links en bijlagen.
AI-gedreven beveiligingsanalyses helpen je bij het tijdig signaleren van verdachte activiteiten en potentiële bedreigingen. Dit is slechts een klein overzicht van de diverse security opties in Microsoft Teams. Samen kijken we wat jouw organisatie precies nodig heeft om de beveiliging naar een hoger niveau te tillen.
Daarnaast speelt het gebruik van Microsoft Teams een belangrijke rol in de beveiliging. Het platform biedt gebruikers tal van mogelijkheden en functies, waarvan vele standaard beschikbaar zijn. Dit biedt gebruikers uitgebreide ondersteuning voor hun werkzaamheden in Microsoft Teams, maar kan tegelijkertijd beveiligingsuitdagingen met zich meebrengen. Daarom is ons advies om duidelijke werkafspraken, oftewel governance, te maken voor het gebruik van Microsoft Teams binnen jouw organisatie.
Werkt je organisatie al met Microsoft Teams? Dan kun je de instellingen controleren en eventueel aanpassen naar de gemaakte werkafspraken. Het resultaat is dat je collega’s prettig én veilig met Microsoft Teams kunnen (samen)werken.
Ook voor governance geldt: maak het je gebruiker zo eenvoudig mogelijk. En dat snappen we bij Advantive. Daarom hebben we een geavanceerde provisioning oplossing voor Microsoft Teams ontwikkeld, die het proces van teams creatie en beheer automatiseert. Deze tool maakt het mogelijk om snel nieuwe Teams aan te maken, terwijl het de juiste security-instellingen waarborgt. Het beheer van deze Teams wordt vereenvoudigd door automatisering en elk team wordt toegewezen aan twee eigenaren voor verantwoordelijkheidsverdeling. Verder zorgen we dat zowel nieuwe als bestaande Teams gebaseerd zijn op standaard templates voor uniformiteit. Het lifecycle management, inclusief automatisch archiveren van Teams, wordt ook door deze tool gefaciliteerd, waardoor het beheren van Teams overzichtelijk en efficiënt verloopt.
Natuurlijk zijn governance, een goede inrichting van Microsoft Teams en het nemen van security maatregelen van essentieel belang om Microsoft Teams te beveiligen. Naast organisatorische afspraken en technische maatregelen, is het trainen van medewerkers essentieel. Het is belangrijk dat zij de werkafspraken begrijpen, de gewenste manier van (samen)werken toepassen en zich bewust zijn van veiligheidsrisico’s. Dit vraagt continu om aandacht. Ons advies is dan ook om hier periodiek aandacht aan te besteden via trainingen, workshops, updates tijdens teamoverleggen en op het intranet.
Het is goed om de inrichting van Microsoft Teams regelmatig te controleren of deze nog aansluit bij de behoeften en manier van werken van jouw organisatie en collega’s. De Microsoft Secure Score geeft je inzicht in het veiligheidsniveau van Microsoft Teams en geeft aanbevelingen om deze verder te verbeteren. Dit helpt je om proactief de beveiliging van je Teams-omgeving te versterken en aan te passen aan nieuwe security uitdagingen.
Wil je de veiligheid en het gebruiksgemak van Microsoft Teams binnen je organisatie verder verbeteren? Laat het ons weten. Wij bieden je alle ondersteuning die je nodig hebt – van het maken van werkafspraken tot het uitvoeren van een security assessment, het inrichten van Teams, en het verzorgen van praktische trainingen. Samen zorgen we ervoor dat het (samen)werken met Microsoft Teams niet alleen veiliger, maar ook efficiënter wordt.
Maak kennis met de mogelijkheden van Microsoft Copilot en zet jouw organisatie met AI op voorsprong.
Maak kennis met de managed services van Advantive voor de Microsoft omgeving van jouw organisatie.
De moderne werkplek faciliteert prettig en veilig (samen)werken vanuit huis, op kantoor en onderweg.
