7 tips voor selectie projectmanagementsoftware

Het selecteren van (nieuwe) software voor projectmanagement vraagt om een goede voorbereiding. Afhankelijk van je bedrijfsvoering, de digitale volwassenheid van je organisatie en branche, past de ene oplossing soms beter dan de andere. We hebben 7 tips voor je op een rij gezet.

1. Betrek de gebruikers bij de selectie

Het succes van een nieuw softwarepakket wordt bepaald door de gebruikers. Zij moeten er immers mee gaan werken. Betrek de gebruikers dan ook in een vroeg stadium bij het selectietraject. Wat zijn de eisen en wensen? Wat hebben zij nodig om nog prettiger en efficiënter te kunnen (samen)werken? Is een integratie met bijvoorbeeld e-mail of Microsoft 365 of andere software gewenst?

2. Gebruikersgemak

Projectmanagementsoftware maakt als het goed is het werken van een projectmanager en projectteamleden eenvoudiger, niet complexer. Eenvoud in gebruik zorgt voor een positieve gebruikerservaring en draagt direct bij aan het succes van projecten. Je hebt hiervoor projectmanagementsoftware nodig, die eenvoudig te gebruiken én te begrijpen is. Dit draagt direct bij aan een snelle adoptie en succesvol gebruik van de nieuwe projectmanagementsoftware binnen je organisatie.

3. Houd het simpel

Tijdens een selectietraject loop je het risico dat het project omvangrijker wordt dan je in eerste instant had verwacht. Houd het simpel, breng duidelijke focus aan, denk groot en begin klein!

Tip:
Kijk of je slim gebruik kunt maken van (onderdelen van) je huidige ICT-omgeving.

4. Platform

Het is belangrijk om vooraf te bepalen welk platform het beste bij je organisatie past. Kies je voor een volledig nieuwe softwareoplossing of wil je gebruikmaken van functionaliteit die je al in huis hebt? Is het belangrijk dat het platform volledig integreert met bijvoorbeeld Microsoft 365? En is het belangrijk dat je overal, altijd en device onafhankelijk bij de projectinformatie kunt?

5. Uitgebreide zoekfunctie

Bij ieder project hoort vaak ook veel projectdocumentatie en e-mails. Om projecten soepel te laten verlopen, is het prettig als alle projectgroepleden snel en eenvoudig alles kunnen vinden, delen en taggen. Het is dan ook goed om te bepalen of de gewenste projectmanagementsoftware compatibel is met de verschillende systemen die je organisatie gebruikt.

6. Risicobeheersing

Risicobeheersing is een belangrijk element van projectmanagement. Je wilt zeker weten dat er geen budgetoverschrijding plaatsvindt of dat projecten te lange doorlooptijden hebben. Ook wil je juridische, strategische en organisatorische risico’s tot een minimum beperken. Bovendien is het belangrijk dat je bepaalde rechten aan gebruikers kunt toekennen, zodat je precies weet wie wel of niet toegang heeft tot bepaalde documenten en projecten. Maak vooraf inzichtelijk wat belangrijk is voor jouw organisatie en neem dit mee in je selectiecriteria.

7. Projectmethode

Ondersteunt het platform de projectmethode en de gewenste manier van (samen)werken van jouw organisatie? Denk hierbij aan het werken met een Agile aanpak, ondersteuning voor het werken met een Kanban bord en de mogelijkheid om stand-ups vast te leggen.

Direct meer weten?

Wil je meer weten over de selectie van (nieuwe) projectmanagementsoftware of heb je nog vragen? Laat het ons weten! We bieden je graag inspiratie en tips.

Meer informatie

Meer inspiratie
Hoe waarborg je als organisatie de security en hoe ga je om met security uitdagingen? In deze blog delen we tips voor veilig thuiswerken.Lees meer ›
Helaas worden bedrijven steeds meer geconfronteerd met cybercrime. Wachtwoordaanvallen (password spraying attacks) zijn hier een voorbeeld van. Wat is het precies en hoe bescherm je je organisatie tegen deze bedreiging van buitenaf? Onze collega Stefan Peters legt het je in deze blog uit.Lees meer ›
(Bedrijfs)data geeft je waardevolle informatie voor je bedrijfsvoering, mits je deze data inzichtelijk weet te maken. Een datawarehouse biedt je een belangrijke basis voor het realiseren van datagedreven inzichten. In deze blog laten we je zien hoe je in zes stappen een succesvol datawarehouse realiseert.Lees meer ›